Bakgrund

Next introducerar en ny molnbaserad integration kallad Next Cloud Link. Den tidigare integrationslösningen, Next Connect, kommer därför avvecklas och alla dess användare kommer flyttas över till Next Cloud Link.

I detta dokument försöker vi redogöra för förutsättningarna som finns och hur dessa uppnås.

Korta och snabba om Next Cloud Link

• Ingen mjukvara behöver installeras.
• Inga artiklar behöver skapas i Fortnox för att integrationen ska fungera.
• Integrationen körs var 30:e minut med automatik, dygnets alla timmar. 
• Felmeddelanden i integrationen skickas ut direkt till er via mail.
• Intäktskonteringen i Next Project används för att få en mer flexibel hantering av intäkter direkt från Next Project.
• Kundfakturabilden från Next Project exporteras nu till Fortnox.
• Verifikatimporten tittar nu tre (3) månader tillbaka och kan då hämta in historiska verifikat som inte kunnat hämtas in vid bokförings tillfället. Exempelvis att det under dessa tre månader projektkonteras i efterhand (inga uppdateringar på ett redan hämtat verifikat inhämtas dock).
• Register synkas löpande. Kunder & Leverantörer exporteras från Next till Fortnox. Kostnadsställen & Konton importeras från Fortnox till Next. Vänligen se över så att dessa register är uppdaterade.

Förutsättningar

För att fortsatt kunna ha en integration mellan Next Project och Fortnox behöver funktionen intäktskontering aktiveras i Next Project. Flytten från Next Connect till Next Cloud Link kommer göras i två steg. I ett första steg aktiveras intäktskonteringen och sätts upp så att den befintliga integrationen fortsatt kommer fungera. Detta kommer att göras i samråd med en representant från Next för att minimera risken för att uppsättningen blir felaktig. När detta är gjort kan man fortsätta arbeta som vanligt med en fungerande Next Connect.

I steg två kommer sedan själva flytten göras. Det kommer då gå ut ett mail med information om hur allt kommer gå till och vad man som användare behöver göra.

Intäktskontering

I Next Connect användes artiklar i ekonomisystemet för att skapa en kundfaktura som exporterades från Next Project. I Next Cloud Link skickas fortsatt det bokföringsmässigt nödvändiga till ekonomisystemet, men nu med mer möjligheter att speca upp det via intäktskonteringen. Dvs fakturaraderna som skapas upp baseras på hur konteringen i Next Project är uppsatt på fakturan. Detta medför att alla nu behöver ha funktionen intäktskontering aktiverat i Next Project. Funktionen gör det möjligt att redan i Next Project bestämma på vilket/vilka intäktskonton som intäkten från kundfakturan ska landa. Detta styrs av ett regelverk som man själv skapar och på kundfakturan kommer man sedan få ett förslag på intäktskontering med regelverket som grund. Det går även att manuellt ändra detta förslag eller helt och hållet bygga upp sin kontering på egen hand.

I Next Project

Om intäktskontering redan är aktiverad och används i Next Project behöver man enbart kontrollera att alla intäktskonton man önskar använda sig av finns med i regelverket och att de dimensioner man vill ska ingå i integrationen är angivna. Detta gör man i Administration-Ekonomi-Intäktskontering. Den här fliken kommer enbart användare åt med administrativa rättigheten Intäktskontering samt att funktion behöver vara aktiverad. 

Konteringsdimensioner

Konteringsdimensionerna är den information som potentiellt kan följa med kundfakturan i exporten till Fortnox. I integrationen till Fortnox är dimension 1-4 aktuella, se Figur 3. Vanligaste uppsättning är att 1-3 ibockade och har även dessa som obligatoriska. Om man enbart vill att intäkten ska komma på projektets grundåtagande bockar man inte i rad 3. Vill man att Kostnadsställe ska gå över med integrationen så bockar man även i den. Dimension 5-6 ingår inte i integrationen till Fortnox och kan således inte följa med.

Observera att om man har i integrationen till Fortnox att man överför arbetsorder och ÄTA måste rad 3 "arbetsorder" vara ibockat. Detta kommer medföra att intäkten kommer tillfalla rätt arbetsorder/ÄTA både i Next Project men även i Fortnox, exempelvis projekt 10 000-1 i Fortnox och inte projekt 10 000 likt innan. 

Figur 3

Konteringsregler

Varje rad i Konteringsregler är en egen regel som styr kundfakturans intäkt till ett specifikt intäktskonto, se Figur 4. Den första raden avser en standardregel som intäkten alltid hamnar på om inte någon annan regel under den matchar bättre. I exemplet nedan kan man se att man vill få in alla intäkter på 3010, men om det är en faktura med byggmoms så vill man ha den på 3231. Sedan finns ytterligare ett par regler under dessa två för att visa andra sätt att fördela intäkten.

Figur 4

En bra kontroll att göra om man är osäker på att man får med regler för alla intäktskonton, är att titta på de artiklar som använts av Fortnox. Dessa finns specificerade i kontoplanen i Next Project i kolumnen ”Artikelnr på faktura”, se Figur 5. Vanligen innefattar en eller flera av dessa artiklar även med byggmoms, som då ska uppges i regelverket. 

Figur 5

I Fortnox

I Fortnox kan man sedan söka upp dessa artiklar och titta vad som är angivet under ”Bokföringsuppgifter”, se Figur 6. Är det bara rutan ”Försäljning” som har något angivet räcker det att man skapar en regel i Next Project för enbart det intäktskontot. Skulle det finnas något mer angivet, tex i rutan ”Försäljning SE omvänd skattskyldighet”, behöver man bryta ut denna till en egen regel.

⚠️ Dvs alla intäktskonton man vill använda sig av måste ha en egen regel.

Figur 6

Kontroll/uppdatering av intäktskontering på en faktura i Next Project

När en ny faktura skapats i Next Project, har man per automatik fått ett förslag på intäktskontering genererat utefter det regelverk som satts upp. Fakturaexemplet nedan, se Figur 7, konteras in på två olika konton då den, förutom grundregeln som säger 3010, även har en regel som säger att allt som rapporteras in med kostnadskonto 4168 ska landa på 3108, se Figur 4 och Figur 8.

Förslaget på Intäkskontering baseras på när underlaget skapas, inte när fakturan låses. Observera att manuella fakturor och ändringar i regel konteras mot det intäktskonto som är satt som huvudregel i regelverket (Figur 4, rad 1). Därav bör fakturans Intäktskontering alltid kontrolleras innan den markeras som låst och överförs till Fortnox. 

Figur 7

Figur 8

För att kunna se fliken Intäktskontering i fakturamodulen behöver användare som ska kunna uppdatera detta få rättigheten tillagd av sin administratör. Den ges via Administration-Grupper/Rättigheter -Modulrättigheter, se Figur 9.

Figur 9

Fakturering med ROT/RUT/Grön Teknik

En skillnad i fakturering med ROT/RUT/Grön Teknik när man har funktionen Intäktskontering aktiverad är att man behöver kontrollera fliken Intäktskontering - Underlag till ekonomisystem. Det här är uppgifterna om ansökan till skatteverket visas. Uppgifterna skapas i samaband med att underlaget skapas, inte när fakturan låses, och uppdateras till viss vid justeringar på fakturan.

För att underlätta hanteringen av dessa fakturor rekommenderar vi att fakturan förbereds genom att kontrollera prissättning och om ex. orderrader ska vara debiterbara eller inte. Vid fastpris fakturor med skattereduktion rekomenderar vi att lägga en eller två orderrader som faktureras, exempelvis "Fastpris material" och "Fastpris timmar". Vill ni redan i Next Project komplettera hur många timmar som detta fastpris avser kan ni göra det under Intäktskontering - Underlag till ekonomisystem. 

FAQ

• Fråga: Varför kan jag inte låsa min faktura?
  Svar: Om det fanns fakturor som var påbörjade men inte slutförda i samband med aktiveringen av Intäktskontering kommer du behöva manuellt lägga till raden för Intäktskontering. Detta gör du genom att trycka på gröna plusset i fliken Intäktskontering och komplettera med de tvingande fälten. 
  
  
• Fråga: Jag får ett felmeddelande när jag försöker kreditera en faktura? 
  
  
  
  Svar: Felmeddelandet är för att orginalfakturan skapades innan aktivering av Intäktskontering och saknar därmed raden för Intäktskontering vilket systemet kopierar vid kreditering. För att lösa problemet gör du följande: 
  1. Lås upp orginalfakturan.
  2. Gå till flik Intäktskontering och skapa raden genom att trycka på Balansera kontering och addera rätt konto och ev. annan information som saknas. 
  3. Lås orginalfakturan. 
  4. Kreditera fakturan på nytt. 
  
  
• Fråga: Tidigare har jag haft mer information om kundfakturan i Fortnox men nu ser jag bara summan, kan vi ändra tillbaka? 
  Svar: Det stämmer, vi aktivering av Intäktskontering är det bara information som behövs för bokföring som syns i ekonomisystemet. Vid övergång till Cloud Link kommer vi att skicka kundfakturabilden för att underlätta hanteringen i Fortnox. 
  
  
• Fråga: Måste jag ha både "Byggmoms-bocken" i faktura och rätt konto i Intäktskontering?
  Svar: Ja, bocken byggmoms påverkar fakturans utseende och momssats samt påverkar integrationen, kontot i Intäktskontering påverkar bokföringen och behöver därav vara korrekt.