Denne artikkelen beskriver hvordan du setter opp prosjektrettigheter i Next Project, med en trinnvis gjennomgang basert på et praktisk eksempel. Du lærer hvordan du identifiserer tilgangsbehov, oppretter og konfigurerer rettighetsgrupper, og tildeler disse til riktige prosjekter og brukere.

Hurtigguide

Her er en rask oversikt over de tre hovedstegene for å sette opp prosjektrettigheter i Next Project:

1. Gå inn i Administrasjon – Brukere

• Se hvilke grupper brukeren er knyttet til

• Se hvilke rettigheter brukeren har

2. Gå inn i Administrasjon – Grupper

• Opprett eller endre rettighetsgruppe

• Skal gruppen bemannes manuelt?

• Tildel medlemmer

• Sett rettigheter til moduler

• Sett administrative rettigheter

3. Gå inn på Administrasjon – Prosjektrettigheter

• Marker prosjekter der rettigheter skal settes

• Kryss av for gruppen som skal ha tilgang

• Skal underliggende prosjekter omfattes?

• Hvis manuell bemanning skal brukes, gå til fanen Bemanning – kryss av for hvem som skal ha rettigheter til prosjektet

Tips!
Husk å gi alle (bortsett fra eksterne personer) tilgang til Fraværsprosjektet!

• Dette sikrer at alle interne medarbeidere kan registrere og se fravær.

• Sjekk alltid hvilke grupper en person er medlem av før du starter rettighetsoppsettet.

• Dette forhindrer overlappende eller manglende rettigheter.

• Dokumenter hvordan gruppene skal settes opp og hvem som skal ha tilgang hvor.

• Dette gir en klar oversikt og hjelper deg med å holde styr på tilganger og rettigheter.

---

Oppsett trinn for trinn

Her følger en kort beskrivelse av et grunnleggende oppsett med prosjektrettigheter. Veiledningen er basert på et eksempel med et fiktivt selskap for å gjøre det lettere å forstå flyten.

Svensk Markentreprenad har tjue yrkesarbeidere og fire prosjektledere – Mats, Erik, Sanna og Lotten. Det er også en person som fungerer som lagbas på prosjekter ved behov.

Prosjektlederne driver sine egne prosjekter og rapporterer også tid mot disse. Ved fravær eller annen tid rapporterer de mot interne prosjekter og fraværsprosjektet i Next Project. Hver prosjektleder har en egen prosjektnode der de legger inn sine egne prosjekter.

Bedriften har også flere innleide underentreprenører (UE) som skal kunne rapportere tid mot utvalgte prosjekter. Dette ønsker man å styre fra gang til gang når man anskaffer UE til et prosjekt.

På kontoret er det to administratorer som håndterer fakturering og lønnsadministrasjon, samt en administrerende direktør (CEO) som ønsker innsikt i alle prosjekter. Revisor krever også årlig innsyn for avstemming.

---

Identifisering av grunnleggende tilganger

Et svært viktig første steg er å sette seg ned og kartlegge hvordan tilgangene skal være – hvem som skal få tilgang til hva, og til hvilke prosjekter. Dette er noe man lett kan skape forvirring rundt hvis man ikke tenker klart gjennom det på forhånd.

I Svensk Markentreprenads tilfelle er følgende behov identifisert:

• CEO skal ha tilgang til alt.

• Administratorer skal ha tilgang til alt unntatt håndtering av prosjektoversikten.

• Alle prosjektledere skal bare kunne se sine egne prosjekter i Next Project, legge inn tid mot dem, samt tid mot Interntid-prosjektet og Fraværsprosjektet. I sine prosjekter skal de kunne gjøre alt unntatt å låse fakturaer og sende dem til kunden.

• Yrkesarbeiderne skal kunne registrere tid, registrere arbeidsordre og endringer, samt se dokumenter i alle prosjekter.

• Lagbasen skal ha de samme rettighetene som yrkesarbeiderne, men skal også kunne føre dagbok på prosjektene.

• Underentreprenører (UE) skal kunne legges til manuelt i utvalgte prosjekter, men ikke registrere endringer/arbeidsordrer (men kunne legge inn tid mot dem).

• Revisoren skal ha lesetilgang til fakturaer, bokførte kostnader/inntekter, bokførte timer samt prosjektoversikten.

---

Oppsett av rettigheter i Next Project

Alle rettigheter til ulike deler av Next Project settes opp via fanen Grupper under knappen Administrasjon. I Next Project setter du opp rettighetene slik:

1. Opprett en gruppe ved å klikke på «Legg til»-knappen under Grupper. Velg om den skal ha manuell bemanning, slik at du fritt kan velge personer ved tildeling av rettigheter til et prosjekt – for eksempel hvis UE skal brukes.

2. Tildel medlemmer til gruppen (visningen øverst til høyre).

3. Tildel modulrettigheter (visningen nederst til venstre).

4. Tildel administrativ rettighet (visningen nederst til høyre).

5. Tildel prosjektrettighet (gruppe eller manuell bemanning) under fanen Prosjektrettigheter.

I Svensk Markentreprenads tilfelle må det opprettes flere nye grupper for å få til ønsket rettighetsstyring. Vi anbefaler at du oppretter nye grupper og gjør dem klare før du fjerner de gamle – dette for å unngå at eldre rettighetsarv blir liggende igjen og forstyrrer, noe som kan føre til at man ser for mye eller for lite i Next Project.

Når gruppene er opprettet, skrive- og leserettigheter er satt, medlemmer er tildelt gruppen og de administrative rettighetene er klare for hver gruppe, er det tid for å dele ut prosjektrettigheter på de enkelte prosjektene.

---

Flyten for dette er som følger

Gå til Administrasjon – Brukere/Rettigheter – Prosjekttillatelser, og marker deretter det prosjektet som skal tildeles tilgang.

Velg hvilke grupper som skal ha tilgang til prosjektet, og huk av i boksen «Tilgang».

Kontroller om underliggende prosjekter skal omfattes av rettigheten – det vil si om rettigheten skal «arves» ned til underliggende prosjekter.

Huk i så fall av for «Omfatter underprosjekter». Hvis en gruppe er gråmarkert (for eksempel Super-admin i bildet nedenfor), skyldes det at gruppen allerede arver tilgangen til dette prosjektet fra et prosjekt høyere opp i prosjektstrukturen.

Fanen «Prosjekttilgang» har to underfaner – «Gruppe» og «Bemanning». Over er fanen «Gruppe» beskrevet. Fanen «Bemanning» brukes til å bemanne prosjekter manuelt med ressurser – for eksempel en spesifikt utpekt UE eller bruker.

I bildet ovenfor vises ruten «Brukere». Her markerer du de personene som skal ha tilgang til prosjektet, forutsatt at gruppen er satt opp med manuell bemanning. Avmerkingsboksen «Vis standardbemanning» viser hvilke personer som inngår i gruppen som standard – disse kan du ikke endre. Hvis du vil bemanne et prosjekt manuelt, for eksempel slik at kun en spesifikk UE får tilgang, markerer du den personen og lagrer.

Når prosjektet er bemannet med gruppe eller manuell bemanning, gjelder tilgangene umiddelbart. Alle må laste inn Next Project på nytt for at endringene skal tre i kraft – både på mobilen og i klienten.

---

Eksempeloppsett for grupper og tillatelser

I eksempelet med Svensk Markentreprenad vil tillatelsene se ut som følger:

Tips!
Hvis prosjektlederne skal kunne rapportere tid på hverandres prosjekter, bør du opprette en gruppe – for eksempel kalt PL Tidsrapportering – der du kun legger inn rettigheten Rapportere tid mobilt. Deretter tildeler du gruppen rettigheter i de prosjektene der det skal være mulig å legge til tid. I klienten vil prosjektlederen se de prosjektene vedkommende har rett til å legge til tid i, men vil bare se innhold under fanen Bokf timer i disse prosjektene.

Lurer du på noe i oppsettet? Ta gjerne kontakt på ettermarked@next-tech.com for mer informasjon. Vi tar da kontakt med deg for å planlegge en gjennomgang.