Denna artikel beskriver hur man konfigurerar bemanning och projektbehörigheter i Next Project, från identifiering av behörighetsstruktur till praktisk uppsättning av grupper och projektåtkomst. Genom ett konkret företagsexempel guidas läsaren steg för steg genom administrationsgränssnittet för att skapa behörighetsgrupper, tilldela medlemmar och styra vilka användare som får tillgång till specifika projekt.

Snabbguide

Här är en snabb översikt över de tre huvudstegen för att sätta upp bemanning och projektbehörigheter i Next Project:

1. Gå till Administration – Användare

   1. Se vilka grupper användaren är kopplad till

   2. Se vilka behörigheter användaren har

2. Gå till Administration – Grupper

   1. Skapa eller ändra en behörighetsgrupp

   2. Bestäm om gruppen ska bemannas manuellt

   3. Tilldela medlemmar

   4. Sätt rättigheter till moduler

   5. Sätt administrativa rättigheter

3. Gå till Administration – Projektbehörigheter

   1. Markera det projekt där behörighet ska sättas

   2. Kryssa i den grupp som ska ha tillgång

   3. Bestäm om underliggande projekt ska omfattas

   4. Om manuell bemanning ska användas, gå till fliken Bemanning och kryssa i vilka som ska ha behörighet till projektet

Tips!

• Glöm inte att ge alla (förutom externa personer) behörighet till Frånvaro-projektet!

• Kontrollera alltid vilka grupper en person är medlem i innan du påbörjar behörighetsuppsättningen. Dokumentera hur grupperna ska sättas upp och vilka som ska ha tillgång var.

---

Uppsättning steg för steg

Här följer en kort beskrivning av en grunduppsättning med projektbehörighet. Den här guiden bygger på ett exempel med ett fiktivt företag för att det ska vara lättare att förstå flödet.

Företaget Svensk Markentreprenad har tjugo yrkesarbetare samt fyra projektledare – Mats, Erik, Sanna och Lotten. Det finns även en person som agerar lagbas på projekt där behov finns.

Projektledarna driver sina egna projekt och rapporterar även tid mot dessa. När det gäller frånvaro eller övrig tid rapporterar de mot ett internt projekt och frånvaroprojektet i Next Project. Varje projektledare har en egen projektledarnod/projekt där man lägger in sina egna projekt.

Företaget har dessutom flera inhyrda UE som ska kunna rapportera tid mot utvalda projekt – något man vill kunna styra från gång till gång när man upphandlar UE till ett projekt.

På kontoret finns två administratörer som sköter fakturering och löneadministration, samt en VD som vill ha insikt i alla projekt. Revisorn kräver också insyn årligen för att stämma av.

---

Identifiera grunduppsättning av behörigheter

Det är ett viktigt första steg att sätta sig ner och rita upp hur rättigheterna ska se ut – vilka ska komma åt vad och vilka projekt. Det är lätt att det blir rörigt om man inte tänker igenom det ordentligt i förväg.

I Svensk Markentreprenads fall har följande behov identifierats:

• VD ska ha tillgång till allt.

• Administratörer ska ha tillgång till allt utom hantering av projektöversikten.

• Samtliga projektledare ska bara kunna se sina egna projekt i Next Project och lägga tid mot dem, samt tid mot Intern tid-projektet och Frånvaro-projektet. I sina egna projekt ska de få göra allt utom att låsa fakturor och skicka dem till kund.

• Yrkesarbetarna ska kunna skriva tid, registrera arbetsorder och ÄTA samt se dokument i alla projekt.

• Lagbasen ska ha samma rättigheter som yrkesarbetare men ska även kunna föra dagbok på projekten.

• UE ska kunna läggas till manuellt på utvalda projekt men inte registrera ÄTA/AO (men kunna lägga tid mot dem).

• Revisorn ska ha lästillgång till fakturor, bokförda kostnader/intäkter, bokförda timmar samt projektöversikten.

---

Uppsättning av rättigheterna i Next Project

Alla rättigheter till olika delar i Next Project sätts via fliken Grupp under knappen Administration. Behörigheten sätts upp i följande ordning:

1. Skapa en grupp genom att klicka på lägg-till-knappen under Grupper. Markera om den ska ha manuell bemanning för att kunna välja personer fritt vid tilldelning av behörighet till projekt – till exempel om UE ska användas.

2. Tilldela medlemmar i gruppen (vyn uppe till höger).

3. Tilldela modulbehörighet (vyn nere till vänster).

4. Tilldela administrativ rättighet (vyn nere till höger).

5. Tilldela behörighet till projekt (grupp eller manuell bemanning) under fliken Projektbehörigheter.

Fliken Grupper/Rättigheter — notera hur modul- och administrativa rättigheter kopplas per grupp.

I Svensk Markentreprenads fall behöver man skapa flera nya grupper för att få till rätt behörighet. Vi rekommenderar att du skapar nya grupper och gör dem klara, för att sedan ta bort de gamla. Det minskar risken att gamla, ärvda rättigheter ligger kvar och stör – något som annars kan leda till att användare ser för mycket eller för lite i Next Project.

Person/anställd	Ny grupp som eventuellt ska skapas	Projektbehörighet läs	Projektbehörighet skriv	Admin rättighet
VD	Ledning (ny grupp)	Alla	Alla	Alla
Administratörer	Administratörer	Standard	Standard	Standard
Projektledare	Varje PL ska ha en egen grupp där man själv är medlem.	Alla	Alla förutom låsa faktura och skicka faktura	Standard som finns i projektledare-grupp idag.
Yrkesarbetare	Användare (finns)	Standard	Standard	Standard
UE	UE (ny grupp)	Samma som yrkesarbetare	Standard som yrkesarbetare, ej skapa AO/ÄTA	Standard
Revisor	Revisor (ny grupp)	Allt	Inget	Använda webklient, Kontoplan, Kunder, Leverantörer, Timpriser, Prislista

När alla grupper är skapade, skriv- och läsrättigheter är satta, medlemmar tilldelade och administrativa rättigheter är klara för varje grupp – är det dags att dela ut projektbehörigheten på projekten. Gör det på följande sätt:

1. Gå till Administration – Användare/Behörigheter – Projektbehörigheter och markera det projekt som ska tilldelas behörighet.

2. Välj vilka grupper som ska ha tillgång till projektet och klicka i rutan Behörighet.

3. Kontrollera om underliggande projekt ska omfattas av rättigheten – det vill säga om rättigheten ska "ärvas" ned till underliggande projekt.

4. Klicka i Omfattar underprojekt om så är fallet. Om en grupp är gråmarkerad (till exempel Superadmins i bilden nedan) beror det på att gruppen redan ärver behörigheten till det projektet från ett projekt högre upp i projektträdet.

Fliken Projektbehörigheter visar behörighetsgrupper och tillhörande modulrättigheter.

Fliken Projektbehörighet har två underflikar – Grupp och Bemanning. Ovan har fliken Grupp behandlats. Fliken Bemanning används för att manuellt bemanna projekt med resurser, till exempel en specifikt utvald UE eller användare.

Projektbehörigheter/Bemanning — notera att användare och användargrupper tilldelas per projekt.

I fönstret ovan ser du rutan Användare. Här markerar du de personer som ska ha tillgång till projektet – förutsatt att gruppen är inställd med manuell bemanning. Kryssrutan Visa standardbemanning visar vilka personer som ingår i gruppen som standard – dessa kan du inte ändra. Om du vill bemanna ett projekt manuellt, till exempel så att endast en specifik UE ska ha tillgång, klickar du i den personen och sparar sedan.

När projektet har bemannats med grupp eller manuell bemanning gäller behörigheterna direkt. Alla användare behöver ladda om Next Project för att ändringarna ska slå igenom – både i mobilappen och i klienten.

---

Exempeluppsättning – grupper och behörighet

I exemplet med Svensk Markentreprenad skulle behörighetsuppsättningen se ut så här:

Projektnamn	Behörighet (grupp)	Kommentar
Alla	VD	Ärv allt underliggande från huvudprojektet
Lotten	PL Lotten, Användare, Lagbas	Ärv underliggande projekt
Mats	PL Mats, Användare, Lagbas	Ärv underliggande projekt
Erik	PL Erik, Användare, Lagbas	Ärv underliggande projekt
Sanna	PL Sanna, Användare, Lagbas	Ärv underliggande projekt
UE	UE, Manuell bemanning vid behov	Inget arv
Alla	Administratörer	Ärv underliggande projekt från huvudprojekt
Frånvaro	Alla förutom UE	Inget arv
Intern tid	Alla förutom UE	Inget arv
Alla	Administratörer	Hantera lönefil

Tips! Om projektledarna ska kunna rapportera tid på varandras projekt bör du skapa en grupp som heter till exempel PL Tidrapportering, där du endast lägger in behörigheten Rapportera tid mobilt. Sedan tilldelar du gruppen behörighet i de projekt där tid ska kunna läggas. I klienten kommer projektledaren att se de projekt hen är behörig att lägga tid i, men kommer bara att se innehåll under fliken Bokf timmar på dessa projekt.

Har du frågor kring uppsättningen? Kontakta eftermarknad@aceve.com så tar vi kontakt med dig för att planera en genomgång.