Snabbguide

1. Gå in i Administration – Användare

   1. Se vilka grupper användaren är kopplad till

   2. Se vilka behörigheter användaren har

2. Gå in i Administration – Grupper

   1. Skapa/ändra behörighetsgrupp

   2. Ska grupp bemannas manuellt?

   3. Tilldela medlemmar

   4. Sätt rättighet till moduler

   5. Sätt administrativa rättigheter

3. Gå in på Administration – Projektbehörigheter

   1. Markera projekt där behörighet ska sättas

   2. Kryssa i grupp som ska ha tillgång

   3. Ska underliggande projekt omfattas?

   4. Om Manuell bemanning ska användas, gå till fiken Bemanning – kryssa i vilka som ska ha behörighet till projektet.

Uppsättning steg för steg

Här följer en kort beskrivning av en grunduppsättning med projektbehörighet, manualen bygger på ett exempel med ett fiktivt företag för att det ska vara lättare att förstå flödet.

Företaget Svensk Markentreprenad har tjugo yrkesarbetare samt fyra projektledare - Mats, Erik, Sanna och Lotten. Det finns även en person som agerar lagbas på projekt där behov finns.

Projektledarna driver sina egna projekt och rapporterar även tid mot dessa och i de fall man har frånvaro eller övrig tid så rapporterar man även mot internt projekt och frånvaroprojektet i Next Project. Varje projektledare har en egen projektledarnod/projekt där man lägger in sina egna projekt.

Företaget har dessutom flera inhyrda UE som ska kunna rapportera tid mot utvalda projekt – detta vill man kunna styra från gång till gång då man upphandlar UE till ett projekt.

På kontoret finns två administratörer som sköter fakturering och löneadministration samt en VD som vill ha insikt i alla projekt. Revisorn kräver också insyn årligen för att stämma av.

Identifiera grunduppsättning av behörigheter

Det är ett mycket viktigt steg att först sätta sig ner och rita ner hur rättigheterna ska se ut, vilka ska komma åt vad och vilka projekt. Här kan man lätt stöka till det om man inte tänker klart.

I Svensk Markentreprenads fall så har det identifierats följande behov:

• VD ska ha tillgång till allt.

• Administratörer ska ha tillgång till allt utom hantering av projektöversikten.

• Samtliga projektledare ska bara kunna se sina egna projekt i Next Project och lägga tid mot dem samt tid mot Intern tid-projektet samt Frånvaro-projektet. I sina projekt ska de få göra allt utom att låsa fakturor och inte heller skicka dem till kund.

• Yrkesarbetarna ska kunna skriva tid, registrera arbetsorder och ÄTA samt se dokument i alla projekt.

• Lagbasen ska ha samma rättighet som yrkesarbetare men ska även kunna föra dagbok på projekten.

• UE ska kunna läggas till manuellt till utvalda projekt men inte registrera ÄTA/AO (men kunna lägga tid mot dem).

• Revisorn ska ha lästillgång till fakturor, bokförda kostnader/intäkter, bokförda timmar samt projektöversikten.

Uppsättning av rättigheterna i Next Project

Alla rättigheter till olika delar i Next Project sätts via fliken Grupp under knappen ´Administration´. I Next Project sätter man upp behörigheten enligt nedan:

1. Skapa grupp genom att klicka på lägg-till knappen under grupper (markera om den ska ha manuell bemanning för att kunna välja personer fritt vid tilldelning av behörighet till projekt, t.ex. om UE ska användas).

2. Tilldela medlemmar i gruppen (vyn uppe till höger)

3. Tilldela modulbehörighet (vyn nere till vänster)

4. Tilldela administrativ rättighet (vyn nere till höger)

5. Tilldela behörighet till projekt (grupp eller manuell bemanning) under fliken projektbehörigheter

I företaget Svensk Markentreprenads fall så behöver man skapa flera nya grupper för att få till behörigheten. Vi rekommenderar att man skapar nya grupper och gör dem klara för att sedan ta bort de gamla grupperna – detta för att inte riskera att ett gammalt arv av rättigheter ligger kvar och stör, det kan få till konsekvens att man ser för mycket eller för lite i Next Project.

När grupperna är skapade, skriv- och läsrättigheter är satta, medlemmar är tilldelade till gruppen samt de administrativa rättigheterna är klara för VARJE grupp så ska projektbehörigheten delas ut på projekten. Koppla på projektbehörigheten på projekt.

Flödet för detta är enligt följande:

1. Gå till Administration - Användare/Behörigheter - Projektbehörigheter , markera sedan det projekt som ska tilldelas behörighet.

2. Välj vilka grupper som ska tillgång till projektet. Klicka i rutan Behörighet.

3. Kontrollera om underliggande projekt ska omfattas av rättigheten, om rättigheten ska ”ärvas” ned till underliggande projekt.

4. Klicka i Omfattar underprojekt i så fall. Om en grupp är gråmarkerad så (t.ex Superadmins nedan i bilden) så beror det på att gruppen redan ärver behörigheten till detta projekt från ett projekt som ligger längre upp i projektträdet.

Fliken ´Projektbehörighet´ har två underflikar – ´Grupp´ och ´Bemanning´. Ovan har fliken Grupp behandlats. Fliken Bemanning används för att manuellt bemanna projekt med resurser, t.ex. en specifikt utpekad UE eller användare.

I fönstret ovan syns rutan ´Användare´. Här markerar man de personer som ska ha tillgång till projektet (om gruppen är inställd med manuell bemanning). Kryssrutan ´Visa standardbemanning´ visar vilka personer som ingår i gruppen som standard – dessa kan man inte ändra. Om du vill bemanna ett projekt manuellt, t.ex. att du vill att endast en specifik UE ska ha tillgång till projektet – så klickar du i den personen och sparar sedan.

När projektet har blivit bemannat med grupp/manuell bemanning så gäller behörigheterna direkt – alla behöver ladda om Next Project för att det ska slå igenom – både mobilt och i klienten.

Exempeluppsättning grupper och behörighet

I vårt exempel med företaget Svensk Markentreprenads fall skulle behörighet se ut enligt:

Om du undrar över något i uppsättningen – kontakta eftermarknad@next-tech.com för att få mer info – vi kommer då att ta kontakt med dig för att planera upp en genomgång.