I Next Project finns en portal-funktion Next Portal för att låta beställare, UE och personal ta del av projekten. I Portalen kan du dela dokument, ÄTOr, bokförda timmar och dagböcker. Om ni saknar funktionen och önskar beställa den, klicka här.

Den här artikeln beskriver hur du kommer igång med Portalen och vad du kan göra i den.

Aktivera portaldelning på ett projekt

För att aktivera delning av ett projekt i Portalen så behöver du först verifiera att du har skapat kontaktpersoner på kunden som du ska dela projektet med, detta gör du på kundkortet (Kunder) i Next Project. Om du avser att bjuda in en leverantör så måste du även fylla i kontaktpersoner hos leverantören via knappen Leverantörer.

Dela projektet med kund (eller leverantör, personal eller annan person)

1. Logga in i Next Project och markera projektet i projektträdet som ska delas i portalen

2. Klicka på Portaldelningsknappen på Projekt-fliken (du kan också högerklicka på projektet och dela den vägen).

   

3. Nu dyker dialogen nedan upp – här kan du via de fyra flikarna Kund, Leverantör, Personal och Övrig bjuda in olika personer att delta i projektet via Projekt-portalen. Varje flik har samma funktion, du bjuder in kund, leverantör, personal och övriga på samma sätt:

   

4. För att bjuda in kunden (eller annan), välj t.ex. fliken Kund. Framför dig ser du de kontaktpersoner som finns på kunden och vilka rättigheter du vill tilldela respektive person.

   1. Markera personen som ska ha rätt att komma åt projektet via portalen

   2. Klicka i rutan Vald

   3. Verifiera eller fyll i språk för användaren

   4. Klicka i de behörigheter personen ska ha, alltså de delar i projektet som kunden ska kunna se.

      • Projekt – får tillgång till projektinformation

      • AO – Visar arbetsordrar i projektet

      • Tid – bokförda timmar på projektet

      • ÄTA anbud – ÄTA med fastpris

      • ÄTA löpande – ÄTA på löpande räkning

      • Dokument – Tillgång till bilder och andra delade dokument

      • Dagbok – Se och godkänna dagbok

      • Avräkning – Se avräkningen för projekten

      • Personalliggare – Aktuell personalliggare för projektet

   5. När du är klar med behörigheten, tryck på Spara, inbjudan skickas direkt.

Kunden har glömt lösenordet

Du kan återställa lösenord till portalen via Återställ lösenord under Portaldelnings-knappen. Markera kontaktpersonen och klicka på knappen så skickas ett mail återställningslänk till vald person.

Använda portalen

För att nå portalen går du in på Next Project som vanligt – men du byter ut client i adressen till portal, t.ex. https://project.next-tech.com/xxxxxx/portal

1. Logga in med din e-postadress och ditt lösenord, du ser nu en vy med dina delade projekt:

   

2. Klicka på ett projekt för att öppna upp det. Beroende på hur mycket behörighet du har så ser du olika mycket information.

   

3. Ovanför den orangea listen visas var i Portalen du befinner dig. Till vänster ser du de delar i projektet du kan titta på och till höger ser du innehållet i den del du för tillfället valt, t.ex. Projekt som i bilden ovan.

Se tid på projekt

Om valet Tid är markerat i portaldelningen så kan du se de timmar som är registrerade på projektets arbetsordrar och ÄTor. Kunden kan även se till vilken faktura som timmarna hör om du t.ex. fakturerar löpande eller har tagit med timmarna som underlag till ett lyft/á conto-faktura. Det är enbart timmar som står som debiterbara som syns i portalen.

Visa och dela dokument

Portalen ger möjligheten att dela dokumentation kring ett projekt. Under fliken Dokument i Next Project markerar du de filer som ska delas genom att bocka i rutan Visa i portalen (se bild nedan).

När kunden loggar in på portalen och väljer Dokument så visas markerade dokument enligt nedan, här kan kunden ladda hem dokument som du delat, men även ladda upp egna dokument och bilder via knappen ´Ladda upp ny´, högst upp till höger. Var noga med att ange Dokumenttyp på dokumentet för bättre översikt.

Godkänna dagbok i portalen

Via portalen kan du godkänna dagböcker som tidigare godkänts av arbetsledaren i Next Project. Du godkänner dagboken genom att gå in på Dagbok och öppna den dagbok som ska godkännas.

​
Gå igenom orderrader och noteringar samt dokument –för att sedan markera Godkänd eller Avvisa dagboken.

När du godkänt/avvisat en dagbok får du upp dialogrutan nedan när du kan lägga till en kommentar om dagboken, klicka sedan ´Ok´. Du kan inte ångra godkännandet av dagboken när den väl är godkänd.

Godkänna ÄTA i Portalen

I portalen kan du som beställare godkänna ÄTOr genom att logga in, granska ÄTAn och sedan markera den som godkänd. Här kan beställaren gå in och granska sin ÄTA och även godkänna den via den gröna bocken.

En dialogruta dyker upp där du skriver in en kommentar, se exempel nedan.

När kunden trycker på OK så lagras godkännandet på ÄTAn och visas i Next Project, se bild nedan.

Visa kundfakturor i Portalen

För att kunna visa en kundfaktura i Portalen måste du först spara ner fakturan som en PDF-fil. Gå till Faktura-fliken i Next Project och markera den faktura du ska skapa en PDF-fil av. Klicka på PDF-ikonen för att öppna rapportgeneratorn. Välj Spara dokument. Skriv ett filnamn, t.ex. Faktura 20344 och välj en lämplig dokumenttyp. Spara. När fakturan är sparad som ett dokument så går du till Dokument-fliken i NEXT och klickar i att den sparade fakturan ska Visas i portal. Nu ser du fakturan under valet Dokument i Portalen.

Bokförda kostnader

I Portalen kan du även dela bokförda kostnader i ett projekt. Det är enbart kostnader som är markerade som Debiterbara i Next Project som syns i Portalen. Om det finns en tillhörande leverantörsfakturabild så syns även denna. Önskar ni visa era kunder kostnader i Portalen, kontakta Next Support så hjälper dem er tända fältet.