Denna artikel beskriver hur du aktiverar och konfigurerar portaldelning i Next Project samt hur du använder Next Portal. Du lär dig hur du bjuder in kunder, leverantörer, personal och övriga kontaktpersoner med anpassade behörigheter, samt hur du som portalanvändare loggar in och navigerar i portalen.
I Next Project finns en portalfunktion – Next Portal – som låter beställare, underentreprenörer och personal ta del av projekt. I portalen kan du dela dokument, arbetsorder, ÄTOr och bokförda timmar. Om ni saknar funktionen och vill beställa den, klicka här.
Den här artikeln beskriver hur du kommer igång med portalen och vad du kan göra i den.
Aktivera portaldelning på ett projekt
För att aktivera delning av ett projekt i portalen behöver du först kontrollera att du har skapat kontaktpersoner på den kund du ska dela projektet med. Det gör du på kundkortet (Kunder) i Next Project. Om du ska bjuda in en leverantör behöver du också fylla i kontaktpersoner hos leverantören via knappen Leverantörer.
Dela projektet med kund (eller leverantör, personal eller annan person)
-
Logga in i Next Project och markera det projekt i projektträdet som ska delas i portalen.
-
Klicka på portaldelningsknappen på Projekt-fliken. Du kan också högerklicka på projektet och dela på det sättet.
Projektinformation-fliken med tooltip för portaldelningsknappen synlig.
-
Nu öppnas en dialog med fyra flikar: Kund, Leverantör, Personal och Övrigt. Här bjuder du in olika personer att delta i projektet via portalen. Alla flikar fungerar på samma sätt – du bjuder in kund, leverantör, personal och övriga på samma vis.
Projektportal användarlista — kontrollera vilka behörigheter som är aktiverade per användare.
-
För att bjuda in en kund (eller annan person), välj till exempel fliken Kund. Du ser då de kontaktpersoner som finns på kunden och vilka rättigheter du vill ge respektive person.
Markera den person som ska ha tillgång till projektet via portalen.
Klicka i rutan Vald.
Verifiera eller fyll i språk för användaren.
-
Klicka i de behörigheter personen ska ha – alltså vilka delar av projektet som personen ska kunna se:
Projekt – ger tillgång till projektinformation
AO – visar arbetsordrar i projektet
Tid – bokförda timmar på projektet
ÄTA anbud – ÄTA med fastpris
ÄTA löpande – ÄTA på löpande räkning
Dokument – tillgång till bilder och andra delade dokument
När du är klar med behörigheterna klickar du på Spara. Inbjudan skickas direkt.
Kunden har glömt lösenordet
Du kan återställa lösenordet till portalen via Återställ lösenord under portaldelningsknappen. Markera kontaktpersonen och klicka på knappen, så skickas ett e-postmeddelande med en återställningslänk till den valda personen.
Använda Next Portal
För att nå portalen går du in på Next Project som vanligt – men byter ut client i adressen mot portal, till exempel: https://project.next-tech.com/xxxxxx/portal
Inloggningssidan — obligatoriska fält markeras med felindikator om de lämnas tomma.
-
Logga in med din e-postadress och ditt lösenord. Du ser nu en vy med dina delade projekt.
Startsidan visar projekt grupperade efter status — beställt, pågående och avslutat.
-
Klicka på ett projekt för att öppna det. Hur mycket information du ser beror på vilka behörigheter du har.
Projektöversiktssidan visar projektinformation, projektledning och kunduppgifter.
-
Ovanför den orangea listen visas var i portalen du befinner dig. Till vänster ser du de delar av projektet du kan titta på, och till höger ser du innehållet i den del du för tillfället valt – till exempel Projekt, som i bilden ovan.
Se tid på projekt
Om valet Tid är markerat i portaldelningen kan du se de timmar som är registrerade på projektets arbetsordrar och ÄTA. Du kan också se till vilken faktura timmarna hör – till exempel om du fakturerar löpande eller har tagit med timmarna som underlag till ett lyft- eller á conto-faktura. Observera att det enbart är timmar som är markerade som debiterbara som visas i portalen.
Vyn Rapporterade timmar — notera kolumnerna för timmar, resa och fakturanummer.
Visa och dela dokument
Portalen ger dig möjlighet att dela dokumentation kring ett projekt. Under fliken Dokument i Next Project markerar du de filer som ska delas genom att bocka i rutan Visa i portalen (se bild nedan).
Dokumentlista — notera kryssrutan 'Visa i portalen' för dokumentdelning.
När du loggar in på Next Portal och väljer Dokument visas de valda dokumenten. Här kan du ladda ned dokument som är delade i projektet, men även ladda upp egna dokument och bilder via knappen Ladda upp ny längst upp till höger. Tänk på att ange dokumenttyp för bättre översikt.
Projekt – Dokument: notera att dokumenttyp saknas för listade filer.
Godkänna ÄTA i Next Portal
Som beställare kan du godkänna ÄTOr direkt i portalen. Logga in, granska ÄTAn och markera den som godkänd via den gröna bocken.
ÄTA-löpande översiktssida — notera statusknappen för godkännande i övre högra hörnet.
En dialogruta öppnas där du skriver in en kommentar, se exempel nedan.
Godkänn-dialog — fyll i kommentar innan bekräftelse.
När du som beställare klickar på OK lagras godkännandet på ÄTAn och visas i Next Project, se bild nedan.
ÄTA-listan — notera kolumnerna Godkänd av kund och Kundkommentar.
Visa kundfakturor i portalen
För att kunna visa en kundfaktura i portalen behöver du först spara fakturan som en PDF-fil.
Gå till Faktura-fliken i Next Project och markera den faktura du vill skapa en PDF av. Klicka på PDF-ikonen för att öppna rapportgeneratorn. Välj Spara dokument, skriv ett filnamn (till exempel Faktura 20344) och välj en lämplig dokumenttyp. Klicka sedan på Spara.
När fakturan är sparad som ett dokument går du till Dokument-fliken i Next och bockar i att den sparade fakturan ska Visas i portal. Fakturan syns nu under valet Dokument i portalen.
Bokförda kostnader
I portalen kan du även dela bokförda kostnader i ett projekt. Det är enbart kostnader som är markerade som debiterbara i Next Project som visas i portalen. Om det finns en tillhörande leverantörsfakturabild visas även den. Vill ni visa era kunder kostnader i portalen kontaktar ni Next Support, så hjälper de er att aktivera fältet.
Vyn Debiterbara bokförda kostnader — notera kolumnerna för påslag och upparbetad summa.