Denna artikel beskriver hur du använder Projektöversikten i Next Project för att följa upp dina projekt ekonomiskt och administrativt. Du får lära dig hur du anpassar kolumnvisning och sortering efter dina behov, samt får en detaljerad genomgång av samtliga tillgängliga kolumner och vad de innehåller för information.
Den här artikeln beskriver hur du använder Projektöversikten för att följa upp dina projekt.
En av styrkorna med Next Project är att systemet alltid är uppdaterat med dagsaktuell information. Informationen uppdateras löpande i takt med att timmar, material och annat rapporteras in, och i takt med att leverantörsfakturor och kundfakturor registreras.
Beräkningar i Next Project
Beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver kan Next Project konfigureras på olika sätt. Det påverkar, tillsammans med hur du använder verktyget, hur beloppen presenteras. Är du osäker? Kontakta gärna Next Support så hjälper de dig. För en beskrivning av hur belopp för successiv vinstavräkning (SVA) tas fram i Next Project, klicka här.
Kolumner
I alla moduler i Next Project där det finns kolumner kan du välja vilka kolumner du vill visa eller dölja. Håll muspekaren över valfri kolumnrubrik, klicka på den lilla svarta pilen och välj Kolumner.
Projektlista — kolumnmenyn låter användaren sortera eller anpassa kolumner.
I dialogrutan som öppnas kan du kryssa i och ur de kolumner du vill visa.
Dialogrutan 'Visa/dölj kolumner' — markera önskade kolumner och klicka Verkställ.
Du kan också flytta kolumner så att de hamnar i den ordning som passar dig bäst. Markera en kolumn, håll ned musknappen och dra kolumnen dit du vill ha den. Observera att dina kolumninställningar sparas per inloggad användare — inte för alla användare.
Kolumnbeskrivningar
Nedan hittar du en beskrivning av varje kolumn i Projektöversikten. Med hjälp av uppgifterna i kolumnerna kan du använda filter och sortering för att ta fram olika grupperingar av ekonomisk uppföljning.
Notering |
Noteringsfältet där du kan skriva egna kommentarer i en popup-ruta. |
Skapad |
Datum då projektet skapades. |
Skapad av |
Den användare som skapade projektet. |
Ändrad |
Datum då posten senast ändrades. |
Ändrad av |
Den användare som senast ändrade posten. |
Projektnummer |
Projektets nummer. |
Projektnamn |
Projektets namn. |
Projektledare |
Den person som är angiven som projektledare på projektet. |
Projektstart |
Angivet startdatum för projektet. |
Projektslut |
Angivet slutdatum för projektet. |
Arbetsledare |
Den person som är angiven som arbetsledare på projektet. |
Arbetsplatsid |
Beskrivning eller identitet på arbetsplatsen — ett fritextfält som används i samband med Next Projects personalliggarfunktion. |
Orderdatum |
Angivet orderdatum för projektet. |
Kundnamn |
Angiven kund på projektet. |
Kundtyp |
Angiven kundtyp på kunden. |
Projekttyp |
Angiven projekttyp på projektet. |
Kostnadsställe |
Angivet kostnadsställe på projektet. |
Projektkategori |
Angiven projektkategori på projektet. |
Typ av uppdrag |
Angiven typ av uppdrag på projektet. |
Ersättningsform |
Angiven ersättningsform på projektet. OBS! Ersättningsform och dess bakomliggande inställningar påverkar beräkningar i uppföljningen! |
Projektstatus |
Angivet status på projektet. |
Status period |
Senaste status för projektet under vald period. |
Slutbesiktning |
Datum för slutbesiktning på projektet. |
Garantitid |
Garantitid för projektet. |
Garantibesiktning |
Datum för garantibesiktning på projektet. |
Budg kostnad |
Den budgeterade kostnaden på projektet, angiven direkt på projektkortet eller från Budgetmodulen. |
Budget intäkt |
Den budgeterade intäkten angiven direkt på projektkortet eller från Budgetmodulen. |
Budget TB |
Det budgeterade täckningsbidraget (budgeterad intäkt minus budgeterad kostnad). |
Budg TG% |
Täckningsgrad utifrån budgeterad intäkt och kostnad (budgeterat TB dividerat med budgeterad intäkt). |
Budg timmar |
Budgeterade timmar från projektkortet. |
Prognos timmar |
Prognostimmar från projektkortet. |
SLP intäkt |
Slutlägesprognosens intäkt angiven direkt på projektkortet eller från Prognosmodulen. |
SLP kostnad |
Slutlägesprognosens kostnad angiven direkt på projektkortet eller från Prognosmodulen. |
TB (SLP) |
Täckningsbidrag (SLP intäkt minus SLP kostnad). |
TG% (SLP) |
Täckningsgrad (SLP TB dividerat med SLP intäkt). |
SLP prognos |
Visar aktuell period för aktuell prognos, från Prognosmodulen. |
SLP perioddatum |
Sista datum för bokförda kostnader och intäkter som finns med i prognosen. |
Bokf kostnad ÄTA |
Samtliga ÄTA-kostnader i projektet. Det vill säga summan av leverantörsfakturor och schablonkostnader för egna inrapporterade timmar och orderrader (egna maskiner, eget material, egna fordon etc.). |
Bokf intäkt ÄTA |
Samtliga bokförda ÄTA-intäkter i projektet. |
S:a bokf kostnad |
Samtliga bokförda kostnader i projektet inklusive ÄTA-kostnader. Det vill säga summan av leverantörsfakturor och schablonkostnader för egna inrapporterade timmar och orderrader (egna maskiner, eget material, egna fordon etc.). |
S:a bokf intäkt |
Samtliga bokförda intäkter i projektet inklusive ÄTA-intäkter. |
Upparb intäkt |
Beräknas olika beroende på projektets ersättningsform. Löpande projekt: Bokförd kostnad + påslag. För fastprisprojekt kan den upparbetade intäkten beräknas på två sätt:
OBS att projekten måste ha rätt ersättningsform angiven samt att dessa är korrekt markerade (som fastpris eller löpande) i bakomliggande inställningar under Administration – Inställningar – Typer – Ersättningsform. |
Upparb ej fakt |
Ej fakturerade debiterbara orderrader, timmar och kostnader, inklusive påslag. OBS! Används för löpande projekt. För fastprisprojekt används Fakturerbart. Se lathund för SVA. |
TB |
Täckningsbidrag (bokf intäkt minus bokf kostnad). |
TG% |
Täckningsgrad TB / intäkt * (100). |
Aktuellt TB |
Upparbetad intäkt minus bokf kostnad. |
Fakt. Next |
Totalt fakturerat från Fakturamodulen i Next Project — det vill säga inte fakturerat i något annat system. |
Bokf timmar |
Totalt antal bokförda timmar i projektet. |
Bokf timmar ÄTA |
Timmar bokförda på ÄTA. |
AO kostnad |
Utförd kostnad i Arbetsordermodulen, det vill säga enbart kostnad för orderrader. Inkluderar inte kostnader för leverantörsfakturor och inrapporterade timmar. |
AO intäkt |
Utförd intäkt i Arbetsordermodulen samt på ÄTA, det vill säga intäkt för orderrader. Inkluderar inte upparbetade intäkter för leverantörsfakturor och inrapporterade timmar inklusive påslag. |
AO TB |
Orderradernas intäkter minus kostnader. |
AO TG% |
Orderradernas täckningsgrad (TB / intäkt * 100). |
Fakturerbart |
Upparbetad intäkt minus bokförd intäkt. Används främst för fastprisprojekt. För löpande projekt används Fakturerbart löpande. Se även lathund för SVA. |
Fakturerbart löpande |
Visar det faktiska återstående värdet på vad som finns kvar att fakturera. I löpande arbeten är detta mycket användbart — oavsett hur mycket eller lite du har fakturerat eller gjort ändringar på kundfakturan vet du alltid hur mycket som återstår att fakturera. |
Betalplan inköp |
Summa betalplaner från inköpsmodulen, det vill säga betalplan för kostnader mot leverantörer. |
Betalplan intäkter |
Visar summa lyft/dellyft från betalplanen mot kund för projektet. |
Betalplan innehållet |
Visar innehållet belopp från betalplanen mot kund. |
Betalplan utfall |
Visar Betalplan intäkter minus Betalplan inköp. |
Periodkolumner
När du använder intervallfilter är det periodkolumnerna som visar belopp för den valda perioden. Standardkolumnerna som beskrivs ovan tar inte hänsyn till perioden.
Projektöversikt — notera möjligheten att filtrera projekt på datumintervall.
Filterfunktion
Använd funktionen Visa underliggande data tillsammans med uppgifter på projektkortet och filter för att ta fram information för hela eller delar av företaget.
Markera en mapp i Trädvyn, sätt eller välj ditt filter i projektöversikten och tryck sedan på ikonen för Visa underliggande data (ovanför Trädvyn). Next Project summerar alltid uppåt, vilket gör det enkelt att snabbt få en överblick. Exemplet visar alla pågående projekt under mappen Byggservice.
Projektöversikt visar projektlista; notera filtreringsalternativ och tillgängliga kolumner.
Favoritfilter
Favoritfilter är en funktion för att spara olika kolumnfiltreringar så att du snabbt kan komma åt dem igen. Observera att funktionen endast hanterar vilka filter som är valda — inte vilka kolumner som är aktiva.
Skapa ett favoritfilter genom att filtrera på de kolumner du är intresserad av, klicka på Stjärn-ikonen, välj Nytt filter och ge ditt favoritfilter ett namn.
Filtermeny med alternativ för att skapa, spara eller radera filter.
Dialogen 'Nytt filter' — ange filternamn innan du sparar.
För att öppna ett favoritfilter klickar du på Stjärn-ikonen och väljer vilket filter du vill aktivera.
Filterpanel — notera alternativen för att spara eller radera filter.
Exempel på användbara filter
Projekt med viss ersättningsform
Sätt filter på ersättningsform och förslagsvis även på status. Exempel: för att ta fram löpande projekt som inte är avslutade eller av typen administrativ nod i hela bolaget — välj Ersättningsform = Löpande räkning samt Projektstatus ej lika med Administration eller Avslutat. (Alternativt väljer du de projektstatusar som ska visas.)
Projektöversikt med aktiva filter; notera filterinställningarna för ersättningsform och projektstatus.
Pågående projekt under viss period
För att få fram en korrekt lista över vilka projekt som varit pågående under en viss period är det viktigt att tänka på följande:
Se till att projekten alltid har rätt status.
När ett projekt avslutas — acceptera systemets förslag på projektslutdatum eller ange ett eget datum.
I Projektöversikten använder du intervallfilter och anger en period. I exemplet nedan har perioden januari till och med september 2022 angivits.
Projektstatus visar projektens dagsaktuella status.
Status period visar vilken status projekten senast hade inom den angivna perioden.
I kolumnen för Status period använder du filterfunktionen för att ange de projektstatusar som är relevanta inom angivet tidsintervall. Listan visar de projekt som haft någon av de angivna statusarna under perioden. I kolumnen för Projektstatus kan du se vilka projekt som avslutats efter perioden, och i kolumnen Projektslut vilket datum de avslutades.
Projekt med höga kostnader och låga intäkter – eventuellt möjliga att fakturera
För att hitta projekt där du kan ligga efter med eller vara aktuell för fakturering kan du använda följande filter och sortering.
Sätt filter på de projektstatusar som är relevanta och sortera sedan kolumnen TB (klicka på kolumnen en eller två gånger) så att projekten med sämst TB hamnar överst. I exemplet nedan kan du snabbt se flera projekt att undersöka — om det går att fakturera, eller om det finns en anledning till att det inte är möjligt just nu, till exempel en avtalad betalplan.
Om det finns många projekt i listan kan du komplettera genom att sätta filter på kostnader över en viss summa och intäkter under en viss summa.
Projektöversikt — notera filtreringsmöjligheter för projektstatus och intervallfilter.
Uppdatera projektinformation
Du kan också uppdatera projektinformation (Projektkategori, Projekttyp, Typ av uppdrag, Ersättningsform och status) direkt i Projektöversikten. Det gör du genom att markera det aktuella fältet, klicka på nedåtpilen och ange det nya värdet.
Projektöversikt — notera filtreringsalternativen för projekttyp i kolumnfiltret.