Denna artikel beskriver hur mallstrukturen fungerar i BYGGsamordnaren (BSO), inklusive var mallar lagras, hur du skapar och anpassar egna mallar samt hur dokumenttyper och dokumentgrupper hanteras. Läsaren får även praktiska tips om hur egna mallar bevaras vid programuppdateringar och hur filnamn på färdiga dokument hanteras.
Vad handlar den här artikeln om?
Den här artikeln beskriver hur mallstrukturen fungerar i BYGGsamordnaren (BSO) samt ger tips och tricks kring detta. Artikeln berör inte hur själva mallarna ser ut, deras layout eller innehåll.
Vilka typer av mallar finns det?
I BSO finns det två typer av mallar. Den ena typen — som beskrivs i den här artikeln — hittar du under Dokument och Foton (DOF) och knappen Nytt. Den andra typen kallas rapportmallar och används på andra ställen i programmet, till exempel när du ska skriva ut avvikelser.
Vad är en mall?
En mall är en dokumentfil i formatet RTF, DOCX eller Excel (XLS). RTF är en öppen standard som hanteras av de flesta ordbehandlare, inklusive Microsoft Word. I mallen finns det oftast koder som anger var information som projektnummer, datum och liknande ska fyllas i automatiskt.
Hur skapar du en egen mall?
Det enklaste sättet är att kopiera en av BSO:s befintliga mallar och sedan anpassa den efter dina behov. Se till att du kopierar den till mappen Egna mallar (se nedan).
Vill du skapa en helt egen Word-mall är det också möjligt — spara den då som en RTF-fil. Det gör du inifrån Word via Arkiv / Spara som och väljer sedan RTF i rutan för filformat. Du kan alltså ta vanliga Word-filer, spara om dem som RTF och använda dem som mallar. Excel-mallar ska vara i formatet XLS.
Var lagras BSO:s originalmallar?
BSO:s originalmallar installeras tillsammans med programmet och placeras i en mapp på filsystemet. Som standard finns mallarna i c:\byggdata\mallar. När du klickar på knappen Nytt i DOF visas innehållet i den mappen, inklusive eventuella underkataloger.
Det går att skapa nya mappar direkt i mallkatalogen, men tänk på att katalogen rensas vid programuppdateringar — det innebär att allt du lagt där försvinner.
Egna mallar — här lägger du dina anpassade mallar
För att dina egna mallar inte ska försvinna vid uppdateringar ska de läggas i en särskild katalog. Som standard skapas mappen c:\byggdata\Egna Mallar för detta ändamål. Du kan ändra sökvägen till den mappen under Inställningar / Programinställningar.
Innehållet i mappen Egna Mallar visas tillsammans med de vanliga mallarna när du klickar på Nytt. Du kan både lägga till mallar i befintliga mappar och skapa helt nya mappar. Till exempel kan du utöka mappen Brev med en mall som heter Specialbrev, eller lägga till en helt ny mapp som Specialdokument med egna dokumentmallar.
Dokumenttyper och dokumentgrupper
För att strukturera dina färdiga dokument i BSO används dokumenttyper och dokumentgrupper. Dokumentgruppen för ett färdigt dokument styrs av vilken mapp du valde mallen ifrån. Väljer du till exempel en mall från mappen Brev föreslås dokumentet automatiskt hamna i dokumentgruppen Brev. Mallens namn används som typ av dokument.
Du kan givetvis ändra grupp och typ om du vill. De grupper och typer som visas i listorna kan du anpassa under Inställningar / Listalternativ.
Filnamn på färdiga dokument
När du skapar ett dokument i BSO får den färdiga filen som standard samma namn som mallen. Om du använder samma mall flera gånger skapas filnamn i stil med brev1.doc, brev2.doc och så vidare.
BSO kan också sätta mer beskrivande filnamn om du vill — det styrs genom att du lägger till parametrar i mallens filnamn. BSO:s brevmall är ett exempel på detta: mallfilen heter Standardbrev~Brev till [foretag] ang [rubrik].rtf. I mallväljaren syns bara namnet Standardbrev, men det färdiga dokumentet får ett filnamn där [foretag] och [rubrik] ersätts med det du anger när du använder mallen — till exempel Brev till Kikås rör ang vattenskada.doc.