Den här artikeln beskriver hur månadsvis fakturering av pågående hyror hanteras i Next Project med hjälp av ett automatiskt schemalagt jobb. Du får lära dig hur original- och kopierade orderrader fungerar, vilka förutsättningar som krävs för att flödet ska aktiveras, samt hur du korrekt skapar, fakturerar och avslutar en hyra.
Syfte
Den här funktionen automatiserar månadsvis fakturering av pågående hyror – utan att du behöver stänga hyresperioden. Du kan alltså löpande fakturera en kund för en uthyrd artikel, månad för månad, tills du aktivt väljer att avsluta hyran.
Förutsättningar innan du börjar:
- En särskild schemaläggningsfunktion måste sättas upp och aktiveras – kontakta oss så hjälper vi dig.
- Artiklar som ska ingå måste vara kopplade till en prislista som är länkad till det automatiska schemalagda jobbet. Det kan därför vara smart att skapa en unik prislista för dina hyresartiklar.
- Enheter konfigureras med antal dagar per vecka – veckodagar (5 dagar/vecka) eller byggdagar (7 dagar/vecka).
Begrepp
Flödet bygger på två typer av orderrader:
| Term | Beskrivning |
|---|---|
| Originalrad | Den rad du skapar manuellt. Representerar den pågående hyran, med angivet leveransdatum. Ska inte markeras som debiterbar eller ha något angivet returdatum eller utfört datum – förrän hyran ska stängas. |
| Kopierad rad | Skapas automatiskt av systemet den 1:a varje månad. Representerar föregående månads hyra. Enbart dessa rader ska faktureras löpande. |
Det automatiska schemalagda jobbet
Jobbet körs automatiskt den 1:a varje månad och hanterar alla kvalificerade orderrader.
Vilka rader plockas upp?
Jobbet hämtar orderrader som uppfyller samtliga nedanstående kriterier:
- Artikeln ingår i en prislista kopplad till det schemalagda jobbet
- Raden har ett leveransdatum
- Raden saknar returdatum
- Raden har en utförd mängd
Vad händer för varje matchande rad?
- Kopiering – Raden kopieras till en ny rad med samma leveransdatum som originalraden.
- Returdatum sätts – Returdatum på den kopierade raden sätts till sista dagen föregående månad.
- Markeras debiterbar – Den kopierade raden markeras som debiterbar och utgör fakturaunderlag för föregående månad.
- Originalrad uppdateras – Originalradens leveransdatum uppdateras till den 1:a innevarande månad, så att nästa körning får rätt period.
Notera: Integrationen sätter returdatum automatiskt var 30:e dag. Om en artikel returneras tidigare behöver du justera returdatumet manuellt på den kopierade raden.
Löpande uthyrning
- Skapa en originalrad på arbetsordern med artikeln som ska hyras ut.
- Fyll i leveransdatum och utförd mängd.
- Lämna raden som inte debiterbar. Lägg inte in något utfört datum.
- Systemet skapar automatiskt en kopierad rad den 1:a varje månad.
- Fakturera enbart de kopierade raderna löpande.
Stänga en hyra
- Gå in på originalraden.
- Fyll i returdatum manuellt.
- Markera originalraden som debiterbar.
- Fakturera originalraden – detta täcker perioden från senaste kopieringstillfälle fram till returdatum.
Viktiga regler – följ dessa noggrant
- Fakturera aldrig originalraden utan att returdatum är ifyllt.
- Sätt inte utfört datum på originalraden – detta kan göra att den råkar komma med i en fakturering, och saknar den då returdatum kan det orsaka att nya orderrader felaktigt fortsätter genereras automatiskt.
- Fakturera enbart de kopierade raderna löpande – inte originalraden.
- Originalraden ska förbli icke-debiterbar så länge hyran pågår.
Uppsättning – aktivera i backoffice
Gå till Backoffice och aktivera modulen QRscan i kundens databas.
Prislista
- Skapa din prislista med aktuella hyresartiklar.
- Ange en prislistekod på prislistan.
Administration
I inställningar Konfigurationer, gå till nyckeln RentalDaysUnits och fyll i vilka enheter som ska beräknas som 5 respektive 7 dagar i veckan. Detta utgår från kolumnen Namn i registret med enheter i databasen.
Sidan Konfigurationer under Inställningar — notera filtreringsfunktionen för nycklar.
I underhållsjobb fyller du i vilka prislistor som ska ingå i körningen och bockar i som aktiv för att aktivera själva jobbet.
Underhållsjobb-fliken visar listan över jobb; Inställningar-dialogen används för att konfigurera jobbparametrar.
Nu är de bakomliggande inställningarna uppsatta och du kan börja lägga in uthyrda artiklar enligt instruktionerna ovan.
Problemscenario och åtgärd
Om en originalrad av misstag har markerats som debiterbar och fakturerats utan att returdatum fyllts i uppstår följande problem:
| Symptom | Konsekvens |
|---|---|
| Raden låses efter fakturering | Kan inte längre uppdateras eller få ett returdatum |
| Raden saknar returdatum | Kopieras vid varje månadsbryt i all framtid |
| Dubbla/trippla rader uppstår | Felaktig fakturering och behov av manuell upprensning |
Åtgärd
- Avmarkera raden som debiterbar och fakturerad.
- Sätt ett returdatum på raden.
- Raden kommer därefter att sluta kopieras vid kommande månadsbryt.