Hoppa till huvudinnehållet

Sök

Next Helpdesk

Internt - Integration Next Vehicle

Denna artikel beskriver hur integrationen mellan Next Vehicle och Next Project fungerar samt vilka förutsättningar som krävs för att sätta upp den. Artikeln guidar dig genom de tekniska förberedelserna, behörighetsinställningarna och det stegvisa flödet för hur användare och fordon synkroniseras mellan systemen.

Hur integrationen fungerar

Förutsättningar och bra att veta

Innan du sätter upp integrationen finns det några saker du behöver ha på plats:

  • Du behöver vara Vehicle-kund och ha fått tillgång till Next Vehicle.
  • I Vehicle behöver du sätta behörighet på den användare som ska vara administratör för fordon med mera. Det här görs normalt sett när du aktiverar Next Vehicle, så om du redan kör Next Vehicle är det redan klart.
  • Du behöver aktivera funktionen för Resurs och följesedel i Next via backoffice. Resursen är fordonet som kopplas mellan Vehicle och Next och som möjliggör integrationen.
  • API-användaren behöver ha rättighet att skriva till orderrader och resursregister.
  • Artiklar för fordon bör vara upplagda i prislistan för att sedan kopplas till respektive resurs.
  • Integrationen synkar enbart resor som är kopplade till en arbetsorder eller ÄTA i Vehicle.

Så här sätter du upp integrationen

Följ stegen nedan för att sätta upp integrationen mellan Next Vehicle och Next Project:

  1. OBS – det här steget gäller endast helt nya Vehicle-kunder. Om du redan kör Vehicle mot Next går du direkt till steg 2.
    Beställ aktivering av Next Project API för kundens databas. TS aktiverar och skickar över nödvändiga uppgifter till Rekyl.

  2. Aktivera modulen BETA Delivery Note på kunden i Backoffice.

    Next Backoffice — Modules-fliken med aktiv modul

    Modules-fliken i Next Backoffice — kontrollera vilka moduler som är aktiverade.

  3. Se till att API-användarens grupp (Next Project API (rekyl)) har rätt behörigheter i kundens databas. Gruppen har en grundbehörighet men den behöver utökas med följande:

    1. Skriva orderrader (modulrättighet)
    2. Full rättighet till Försändelse (modulrättighet)
      Modulrättigheter — behörighetsinställningar för arbetsorder och relaterade moduler

      Sidan Modulrättigheter — notera kolumnerna för läs-, återrapporterings- och fullständiga rättigheter.

    3. Full rättighet till Resurser och Utökat resursregister (administrativ rättighet)
      Administrativa rättigheter — läs- och fullrättigheter per modul

      Sektionen Administrativa rättigheter visar behörighetsnivåer per funktion.

    4. Du bör med fördel ta bort modulrättigheten för Följesedel eftersom det inte är relevant för det här flödet – den är endast till för klimatrapporteringen.
      Modulrättigheter — behörighetsinställningar för följesedel

      Sidan Modulrättigheter — notera kolumnerna för läsrättighet, återrapportering och full rättighet.

  4. Se till att kundens användare (till exempel systemadministratörsgruppen) som ska ha tillgång till Resurser har samma behörigheter som beskrivs ovan.

Så här fungerar flödet steg för steg

  1. Användare synkas från Next till Vehicle, baserat på användarens status i Next (aktiv/inaktiv) under Administration – Användare. Du aktiverar en användare i Vehicle genom att kryssa i Next Vehicle på användaren under Administration – Användare. När du sparar förs användaren automatiskt över till Vehicle. Om du avmarkerar kryssrutan eller inaktiverar användaren i Next inaktiveras användaren även i Vehicle.
    OBS! Om användaren redan finns i Vehicle sedan tidigare men inte i Next fungerar inte synken helt korrekt.
    OBS! Användaren måste ha en e-postadress registrerad i Next.

  2. När användaren väl har skapats i Vehicle via exporten från Next kopplar du fordon i Next Vehicle till användaren. Det synkas sedan tillbaka till Next som en resurs och hamnar automatiskt under Resurs-menyn.

  3. Projekt, arbetsorder och ÄTA synkas från Next till Vehicle. Vid uppsättning synkas alla projekt, arbetsorder och ÄTA som har ändrats från och med idag och 30 dagar bakåt.
    Om du behöver synka en arbetsorder eller ÄTA som inte har uppdaterats inom det intervallet räcker det att du gör en liten ändring – till exempel ändrar ett tecken i beskrivningen och sparar. Det triggar igång integrationen.
    Nya arbetsorder och ÄTA som du skapar i Next förs över automatiskt.

  4. Observera att projekt, arbetsorder och ÄTA med projektstatuskod 80 eller 90 i Next Project inte skickas till Vehicle. Om ett projekts status är 80 eller 90 påverkar det även tillhörande arbetsorder och ÄTA, som då inte exporteras till Vehicle.
    Individuella inställningar kan förekomma. Du hittar dina projektstatuskoder i Next Project under Administration – Inställningar – Statusar.

  5. Vehicle skapar en resurs i Next. Till den resursen kopplar du en artikel – till exempel en fordonsartikel från prislistan – för att få in orderrader i arbetsorder och ÄTA.
    En resurs kan bara ha en (1) kopplad standardartikel som resorna registreras på. Vi rekommenderar att du namnger artikeln efter till exempel registreringsnummer eller bilens namn, till exempel "servicebil". Artikelns enhet ska alltid vara km.

  6. När en resa registreras i Vehicle förs den automatiskt över till Next. Den data som skickas med är körda km. Resan kopplas till resursen och i sin tur till den kopplade artikeln, och en försändelse skapas upp.

  7. Artikeln läggs upp som en orderrad i Next på den arbetsorder eller ÄTA som resan registrerades mot.
    OBS! När orderraden väl har lagts in i Next och du sedan ändrar resan i Vehicle uppdateras inte resan i Next – och vice versa. När en order är skapad sker alltså ingen automatisk uppdatering.
    Orderraden kommer, beroende på dina inställningar i Next, att kostnadsbelasta projektet och kan även debiteras mot kund.