Den här artikeln beskriver hur du tar ut lönefiler från Next Project.
Förutsättningar för att kunna hämta lönefil
För att kunna hämta ut en lönefil från Next Project krävs att funktionen är aktiverad i er databas och att du har behörighet att hantera lönefil.
Löneunderlag kommer endast att hämtas för de användare som har ett anställningsnummer registrerat i användarregistret och för de tider som är registrerade mot en roll eller arbetsorder som har en tidkod kopplad. För närvaro hanteras detta under ”Timpriser” och för frånvaro under respektive arbetsorder på frånvaroprojektet.
Det krävs också att tidsposterna är godkända för perioden.
Du hämtar en lönefil i modulen Bokf timmar, i någon av underflikarna. Hämta lönefilen genom att klicka på knappen, Hämtalönefil i verktygsfältet.
Urvalsmöjligheter
Tidstämpel för senast hämtad lönefil
I samband med att en lönefil hämtas finns det möjlighet att uppdatera fältet 'Lönefil hämtad' som hittas under 'Timmar person' resp 'Attestera timmar och resor. Fältet är tänkt att erbjuda ett stöd för att kontrollera när senaste hämtningen för en viss person gjorts. Något som kan vara användbart för er som jobbar med urval vid uttag av lönefilerna för att exempelvis hantera bruten löneperiod. Du bestämmer själv om du vill använda funktionen i samband med lönefilen hämtas genom att bocka i eller bocka ur ”Uppdatera datum för Lönefil hämtad”.
Filtrering på Grupp, anställningsform och anställningsavtal
Filter för Grupp och anställningsform hittas på samtliga flikar i 'Bokförda timmar'.
För de databaser som har en koppling mot Agresso kommer det även vara möjligt att filtrera på anställningsavtal.
Filtrering på radnivå
Du kan tända upp filter i 'Timmar projekt' resp 'Attestera timmar och resor' genom att klicka på filtersymbolen. Detta för att ex filtrera ut en viss användare eller tidpunkt för senast hämtade lönefil.
Periodfilter
I Timmar person och Attestera timmar & resor kan du ange periodfilter genom att välja vilket Från- och Till datum som ska gälla.
Period kan väljas på tre olika sätt:
Fyll i önskade datum i fälten för ”Från datum” resp ”Till datum"
”Till datum” kommer med automatik att sättas till sista dagen i månaden men är möjligt att skriva över.
Klicka på kalendern vid ”Från datum” och välj önskat datum.
”Till datum” kommer med automatik att sättas till sista dagen i månaden. För att välja ett annat ”Till datum” än den siste i månaden klicka på kalendern och välj önskat datum.
Observera att maxlängden för periodfiltrets intervall är 1 månad. Datum som återfinns utanför intervallet kommer därmed vara utgråade/icke valbara.
Stega dig framåt eller bakåt med hjälp av pilarna.
När du använder dig av pilarna för att stega dig framåt eller bakåt i kalendern kommer Next project alltid utgå från vilket datum som är satt i ”Från datum”.
Om du har valt 2021-02-01 – 2021-02-28 och klickar på pil höger kommer ny period bli 2021-03-01 – 2021-03-31.
Om du har valt 2021-03-29 – 2021-04-25 och klickar på pil höger kommer ny period bli 2021-04-01 – 2021-04-30.
Om du har valt 2021-03-29 – 2021-04-25 och klickar på pil vänster kommer ny period bli 2021-02-01 – 2021-02-28.
Visning av månad i Timmar person och Attestera timmar och resor
I direkt anslutning till den inrapporterade tiden under Timmar person och Attestera timmar resp resor visas aktuell månad. Om du har ett periodfilter som sträcker sig över flera månader kommer du därmed enkelt att se vart brytpunkten för månaden är.
Dialogen ”Hämta lönefil”
Från och till datum sätts med automatik till samma datum som angetts för periodfiltret. Önskas annan period finns det möjlighet att korrigera detta direkt i dialogen.
För lönefiler som hämtas från flikarna Timmar person resp Attestera timmar och resor finns möjlighet att under ”Urval för lönefil” välja mellan att:
”Hämta samtliga poster för vald period”: hämtar samtliga tidsposter som registrerats för perioden för användare som har ett anställningsnummer. Detta inkluderar alltså även poster som dolts via eventuella filtreringar.
”Hämta enligt urval för vald period”: hämtar endast de poster som ryms inom det aktuella urvalet och den aktuella perioden.
I Timmar projekt kommer det under ”Urval för lönefil” endast vara möjligt att hämta samtliga tidsposter för perioden. Detta för att inte riskera att missa tid som registrerats på projekt som inte visas i den aktuella vyn.
Valet ”Lönefil hämtad” styr om datum och tid för hämtningen av lönefilen ska sparas. Detta kan vara användbart om du exempelvis ska ta ut en testfil och därmed inte vill spara tidpunkten för hämtningen. Notera att du kan behöva tända upp kolumnen ”Lönefil hämtad” under ”Visa/dölj kolumner” under Timmar person resp Attestera timmar och resor.
Observera att det endast är datum och tid som sparas. Det kommer alltså inte vara möjligt att se innehållet i filen som hämtades.
Visa inaktiva användare
Under Attestera timmar och resor är det möjligt att även visa tidsposter för inaktiva användare genom att bocka i ”Visa inaktiva användare”. De inaktiva användarna kommer att listas tillsammans med de aktiva användarna i bokstavsordning och kommer att få en asterix (*) som prefix för att indikera att de är just inaktiva.
