Den här artikeln beskriver hur du importerar data från Excel-filer in i Next Project.
OBS: Nuvo-importer måste vara aktiverat på din databas för att du ska ha tillgång till det här import-verktyget. I alla nya databaser är importfunktionen aktiverad, ser det inte ut som instruktionerna nedan i er databas kontakta supporten så aktiverar vi det åt er!
I så gott som samtliga moduler kan du importera data från en fil in i Next Project. Det gäller på grunddataregister som typer, kontoplan etc. men även projekt, användare och leverantörer.
Välj fil
När du väljer att importera data från en modul får du upp följande fönster:
Här drar du antingen bara in din fil eller så väljer du "Ladda upp fil" och väljer där vilken fil du vill använda.
Välj arbetsblad
Om du har flera blad i din fil blir nästa steg att välja vilket av bladen som du vill använda i din import. Markera det arbetsbladet och välj fortsätt.
Välj kolumnrubriker
Nästa steg är att välja vilken rad i datat som beskriver dina kolumnrubriker. Markera den rad som innehåller de rubriker som speglar kolumnens innehåll, i det här fallet rad nummer 9.
Detta steg gör det möjligt att ha annan information överst i din fil, t ex exempeldata eller annan information.
Matcha kolumner mot Next Project
Nu är det dags att matcha kolumnerna i din fil mot kolumner i Next Project. Välj för respektive kolumn i din fil vilken kolumn i Next Project det motsvarar.
I många fall ger systemet förslag direkt, men om det inte finns något förslag väljer du bara själv i listan.
OBS: Kolumnerna måste matcha 1 till 1, dvs om din fil har Namn och Efternamn i två olika kolumner kommer du inte kunna matcha detta mot Next Projects kolumner som både innehåller för- och efternamn.
Längst ner till vänster ser du vilka kolumner som är obligatoriska i just den importen du just gör. Se till att alla kolumner har en grön bock, dvs är matchade. I det här exemplet måste du också hitta kolumner i din fil som matchas mot 'För- och efternamn', 'Primär grupp' samt 'Yrkesroll', innan du kan fortsätta.
Matcha värden mot Next Project
I samma steg som du matchar kolumner kan du också matcha värden i din fil mot värden som finns i grundregistren i Next Project.
Tips: Du har även möjlighet att göra detta i senare steg men det är smidigt att göra detta direkt här.
För varje värde i din fil har du möjlighet att ange ett motsvarande värde i Next Project, t ex att Rättighet Användare i filen ska motsvara Primär grupp Användare.
OBS: Finns inte det värde du önskar matcha mot i rullistan så måste du först lägga in det i Next Project.
När du är nöjd med din matchning av värdet klickar du på 'Bekräfta'
Förhandsgranska slutresultatet
Innan du skapar upp informationen i Next Project får du möjlighet att granska den och även korrigera om det är något som saknas för att kunna genomföras.
I exemplet nedan angav vi inte några värden för 'Roll (från Timpriser)/Yrkesroll' så då måste vi välja dessa värden i detta steg. Detta visas genom att de fälten blir röda.
Om du har en stor import kan du välja att klicka i 'Visa alla rader med fel'. Då ser du bara de rader som du behöver åtgärda. Du kan också välja 'Hämta som Excelfil' och då kan du ladda ner en Excelfil där du kan lägga till nödvändig information och sen importera den filen igen.
När du inte längre har några fel klickar du på 'Slutför import'.
Genomför importen
När du slutför importen skickas data till Next Project och du får en bekräftelse på hur det gick.
I vissa fall kan det vara t ex inkonsistens i datat som märks först när systemet försöker skapa det och då får du ett felmeddelande om detta.
Du får även då möjlighet att ladda ner en fil med beskrivning av vad som är problemet. I det här fallet fanns användarna redan upplagda och systemet tillåter inte dubbletter.
Lycka till!