Vennligst merk at denne artikkelen viser Next Project sin budsjettmodul med dimensjonene Aktivitet og Sted aktivert. Hvis disse ikke er tilgjengelige i databasen din, vennligst kontakt Next for mer informasjon eller klikk her for å bestille.

 

Project gir deg muligheten til å opprette, redigere og følge opp produksjonsbudsjettet for et prosjekt. Budsjettet er delt inn i fanene for kostnader og inntekter, der kostnadene kan brytes ned etter dimensjonene Konto, Aktivitet og Sted.

 

 

I budsjettfanen er det flere kolonner som fungerer på følgende måte:

 

 

Verktøylinjen

 

I verktøylinjen under budsjettfanen er det flere valg, se bildet ovenfor:

 

 

 

Opprett budsjett

I fanen Budsjett angir du budsjettet ditt. Her kan du legge til budsjettrader manuelt med en konto og en beregnet kostnad. Men vi anbefaler at du importerer budsjettet fra en kalkyle. Du kan importere kalkyler fra Wikells og BidCon eller via Excel. I Wikells er det et eksportalternativ til Next Project, og i BidCon er det et alternativ å eksportere Resursdata (.SKV).

Glem ikke å angi et budsjett både på Kostnad-fanen og Inntekt-fanen!

 

Importer budsjett fra fil

Du kan importere kalkyler fra Wikells og BidCon eller via Excel. I Wikells og BidCon er det eksportmuligheter til Next Project.

Kalkyle import

For å starte importen, klikk på "Opprett budsjett fra" og velg deretter "Kalkyle".

 

 

I boksen for kalkylimport kan du dra og slippe en fil, eller laste opp filen fra Utforskeren. Denne importen støtter bare .SKV- og .TXT-formatene.

 

Når filen har blitt lastet opp, kan du endre kontomappingen (se mer under avsnittet kontomappning). Basert på kontomappingen, foreslår systemet en konto hvor arbeidskostnaden (lønnskonto) havner; dette kan endres i dette steget. Importen identifiserer også hvilket system filen kommer fra og gir forslag til hvilke data som kan brukes som aktivitet i Next. Klikk på "Fortsett" for å lese inn og behandle filen.

 

 

Ettersom dette er en fil fra et kjent system, matcher Next automatisk riktig kolonne i filen med riktig kolonne i Next. Som bruker har du muligheten til å justere denne matchingen.

 

Dette kan noen ganger være nødvendig hvis det er kontoer eller enheter som Next ikke kjenner til. Kontoer vil bli matchet mot den kontomappingen som brukeren har valgt ved importen og mot Next sin kontoplan. Hvis det ikke finnes en god match, kan brukeren manuelt matche kontoen i filen med kontoen i Next.

 

Matching av felt trenger ikke å gjøres i dette steget, men det kan hoppes over; vi anbefaler imidlertid å gjøre matchingen så tidlig som mulig i importprosessen.

 

 

Etter matchingstrinnet (når du har sjekket at alt stemmer) kan brukeren gjennomgå postene. Her har man muligheten til å redigere importdataen på en lignende måte som i Excel.

 

 

Next Project vil også informere om feil som hindrer systemet fra å lese inn data. Her kan brukeren umiddelbart rette opp feilene.

 

Det kan oppstå en feilmelding som sier "Massivt feil". Dette skjer hvis det er svært mange feilaktige rader i dataene som skal importeres. Anbefalingen er å avbryte importen, identifisere feilkilden og korrigere den før du gjør importen på nytt.

 

En vanlig feilkilde er at kontomappningen ikke stemmer overens med kalkylfilen, eller at feil kontomappning ble valgt i begynnelsen av importen.

 

Når det ikke lenger er noen feil, kan du sende inn dataene dine.

Det siste steget i importprosessen viser en forhåndsvisning av budsjettlinjene som kan importeres. Det er mulig å redigere importen her ved hjelp av importalternativene. Via disse alternativene kan Next fjerne rader med nullbeløp og summere like rader. Når rader summeres, er det også mulig å velge å fjerne visse opplysninger på rader slik at de kan summeres. Data som kan fjernes inkluderer aktivitet og sted, samt kode og beskrivelse for de ulike ressurstypene i Next.

Hvis det allerede finnes et budsjett lagt inn i systemet, vil det vises en dialogboks når importen skal lagres. Her kan du enten slette det eksisterende budsjettet eller utføre en tilleggsinnlasting av nye rader.

 

 

Excel/Data

Via Excel-importen kan du importera et budsjett fra nesten hvilket som helst regnearkprogram ved å legge inn eksporterte data fra regnearksystemet i en Excel-fil.

 

Filen skal bare inneholde én type data per kolonne, men ellers håndterer Next importfilen uavhengig av navngivning og kolonneorden.

 

For en enda enklere import finnes det en mal å laste ned på den første siden av importen.

 

Filformat som støttes av importen er XLS(X), CSV, TSV, XML og JSON.

 

For å kunne importere en Excel-fil, må konto- og prosjektnummer være oppsatt i Next. Så lenge du har det, kan du lese inn en fil fra nesten hvilket som helst program via Excel-importen:

 

For å lese inn en fil, drar og slipper du - eller velger en fil fra Utforskeren for å laste opp i dialogboksen.

Hvis filen inneholder flere ark, velger du de arkene som skal importeres. Deretter velger du hvilken rad i filen som inneholder overskrifter, som i neste trinn vil bli brukt til å matche data i filen mot Next.

Hvis malen fra Next Project blir brukt, er kolonnene matchet automatiskt. Next Project vil forsøke å matche kolonnene også i andre filer, og hvis noen kolonne mangler en match, kan dette matches manuelt i dette trinnet.

 

For noen kolonner er det også mulig å matche data i filen mot spesifikk data i Next Project. For eksempel: Konto, Enhet og Aktivitet.

 

Det er ikke obligatoriskt å matche hver konto mot en tilsvarende konto i Next. Det anbefales imidlertid å gjøre det i dette steget, eller å avbryte importen og oppdatere grunnleggende data i filen eller at Next Project oppdateres.

Etter matchingsstadiet kan brukeren gjennomgå poster. Her har man muligheten til å redigere importdataen på en lignende måte som i Excel.

 

Next vil også informere om feil som hindrer systemet fra å lese inn data. Her kan brukeren direkte korrigere feilene.

 

Det kan oppstå en feilmelding som sier "Massiv feil", dette skjer hvis det er veldig mange feilaktige rader i dataene som skal importeres. Anbefalingen er å avbryte importen, identifisere feilkilden og korrigere den før du gjør importen på nytt.

 

Projektkortet

Når budsjettet er lagt inn i Next Project, vil prosjektkortet nå bli oppdatert med budsjetterte verdier. Se "Budsjett"-raden i boksen til høyre på bildet nedenfor.

 

Aktivitet og sted

 

Etter at importen er fullført, vil Next Project legge til de importerte dimensjonene under prosjektregisteret for Aktiviteter/Lokasjoner. Her kan flere dimensjoner legges til manuelt eller hentes fra bedriftens standardregister.

 

 

Budgetrevisjoner

Det er mulig å opprette nye revisjoner av et budsjett i Next Project, hvor bare det siste budsjettet kan redigeres. Det siste budsjettet er det som prognosen vil bruke som grunnlag. Det er også mulig å låse den siste budsjettrevisjonen ved hjelp av låseknappen.

 

En budsjettrevisjon kan ha et navn og en kommentar. Hver revisjon viser også når den ble opprettet og revidert, samt av hvem.

 

 

Kontomapping / Kalkyleimport

 

Under fanen Administrasjon/Integrasjoner/Kalkyleimport kan det opprettes ulike kartlegginger for regnearkfiler. Kartleggingen som skal brukes velges ved import.

 

Kartleggingen består av kontoer, yrkesroller og spesielle kontoer.

Rettigheter

Register

 

Oppsett av prosjekt og rapportering

Dimensjonene aktivitet og sted finnes på alle rader som genererer en kostnad (ordrerader, timer og bokførte kostnader) akkurat som dimensjonen konto.

 

Dimensjonene finnes også i innkjøpsmodulen og E-faktura.

 

Til forskjell fra konto finnes sjeldent disse dimensjonene i økonomisystemet. For å lette for brukerne og få kostnader på dimensjonene aktivitet og läge har Next bygget en løsning for at kostnadene automatisk blir bokført på aktivitet og/eller läge hvis dette er satt opp på en arbeidsordre eller E&T.

 

Hvis arbeidsordre og E&T allerede overføres til økonomisystemet i dag, er det nok å sette opp dimensjonene på arbeidsordren slik at kostnadsradene får bokføringen automatisk. Bokføringen kan manuelt endres på respektive rad.

Innstillinger

Det er mulig å bestemme en spesifikk konto der E&T-inntekter skal vises i prognosen. Denne innstillingen heter PrognosisRevenueAccount.