Denne artikkelen beskriver hvordan du eksporterer en kalkyle fra Wikells Sektionsdata og importerer den i Next Project. Du får en steg-for-steg-gjennomgang av hele prosessen – fra forberedelse og kontoinnstilling i Wikells til korrekt kartlegging og import i Next budsjettmodul.

Steg 1: Forbered kalkylen i Wikells (Sektionsdata)

Før du eksporterer må du sørge for at kalkylen er riktig oppbygget i Wikells.

Strukturer kalkylen riktig

• Bygg opp kalkylen med kapitler som tilsvarer Aktiviteter i Next Project.
  • Du kan gi kapitlene navn fritt – for eksempel Riving, Plan 1 eller Innervegger.
  • Unngå for mange kapitler.
• Sorteringsnummeret på radene dine i Wikells tilsvarer Fase i Next.

Legg inn byggdeler og mengder

• Hent byggdeler fra databasen (for eksempel innervegger).
• Angi mengde (m², m, stk osv.).
• Hver byggdel genererer:
  • Materialkostnad
  • Arbeidskostnad
  • Totalkostnad

Kontroller arbeidskostnadslogikken

• Bestem om arbeidskostnaden skal være:
  • Fakturert timekostnad eller
  • Nettlønn + påslag
• Dette styrer hvordan kalkylen tolkes når du importerer den i Next.

Har du spørsmål om oppsettet i Wikells henviser vi deg direkte til Wikells support.

Steg 2: Kontoinnstilling i Wikells

Kontoinnstill materialet

• Kontoinnstilling gjøres materialbasert, ikke aktivitetsbasert.
• Bruk gjerne:
  • Materialsortering for å kontrollere at alle rader er kontoinnstilt
  • Full optimalisering (slår sammen samme materiale)
  • SAB/BAB-koder for enklere gruppering

Sikre at alle rader har konto

• Kalkylen er klar for eksport først når alle materialrader har et konto.
• Poster uten konto vil forårsake feil ved importen.

Steg 3: Håndter påslag, fortjeneste og øvrige tillegg

• Påslag (for eksempel overhead, risiko og entreprisørhonorar) vises i kalkylen, men:
  • Kan enten tas med i eksporten
  • eller håndteres helt i Next
• Viktig: disse postene kommer som engangsbeløp og krever aktiv håndtering i Next.
• Unngå helst å angi øvrige tillegg i Wikells – legg dem i stedet inn som en del av kalkylen eller direkte i Next.

Steg 4: Eksporter kalkylen fra Wikells

1. Gå til Arkiv → Eksporter kalkyle.
2. Velg NEXT... for å eksportere en fil som du deretter kan importere i Next Project.

Det finnes også en eksport for Next Planlegging – den brukes til tidsplan, ikke økonomisk budsjett. Filen inneholder kapitler og antall kalkulerte timer, som du deretter datoer og ressursplanlegger på aktivitetene i Next Planning.

1. Gå til Arkiv → Eksporter kalkyle.
2. Velg Prosjektplanlegging...
3. Velg Next Planning som mottakende program.

Steg 5: Importer i Next

Når du importerer i Next gjør du slik:

• Gå til Budsjettmodulen i Next Project og klikk på Opprett budsjett fra.
• Last opp filen din.
• Kartlegging:
  • Konto for lønn – sett kontoen som forekommer oftest i kalkylen. Hvis dere pleier å dele opp arbeidstiden mellom ulike kontoer må dere håndtere det i Next.
  • Kapitler fra Wikells blir aktiviteter i Next.
  • Faser kan også kartlegges hvis du ønsker det.
• Øvrige tillegg:
  • Kontoinnstill basert på om tillleggene skal landet som kostnad eller inntekt i Next.
  • Hvis kontoen blir tom vil postene ikke bli lest inn i Next.
  • Material- og arbeidskostnader importeres.
• Match kolonner og verdier:
  • Hvis en verdi i filen mangler i Next må du angi hva den skal bli i Next.
  • Aktiviteter og faser opprettes automatisk via kalyleimporten hvis du ikke allerede har dem lagt opp i prosjektet.
  • Hvis du allerede har lagt til aktiviteter eller faser i prosjektet i Next før importen må du kartlegge dem mot riktige aktiviteter/faser, eller legge til aktiviteten i prosjektet.
• Gjennomgå postene og håndter eventuelle feil.
• I neste del ser du hvordan postene kommer til å landet i Next:
  • Fjern 0-verdier hvis du ønsker.
  • Slå sammen rader hvis du vil det.
• Inntektsdelen i budsjettet må kompletteres eller justeres for å vise hele tilbudsbeløpet. Det er nødvendig for å få rettvisende beregninger av dekningsgrad og dekningsbidrag.
• Lås budsjettrevisjonen etter importen.

Vanlige fallgruver

• For mange eller uklare kapitler i Wikells.
• Ulike kontoplaner mellom Wikells, Next og økonomisystemet.
• At påslag legges inn både i Wikells og i Next.
• Ved en justert kalkyle: hvis kalkylen justeres i Wikells og importeres på nytt til Next opprettes doble rader, fordi det ikke er mulig å lese inn endringer til Next.
• Avrundingen i Next er som standard til 2 desimaler, noe som kan skape store differanser hvis du jobber artikkeltungt.

Anbefalt fremgangsmåte

1. Gjør det riktig fra starten i Wikells
   1. Bruk de samme kontiene i alle systemer (Wikells, Next Project og økonomisystemet).
   2. Strukturer kapitler slik at de tilsvarer aktiviteter.
2. Eksporter fra Wikells og importer til Next.
3. Kontroller budsjettet ditt i Next.
4. Lås budsjettet i Next.
5. Fortsett med prognose og budsjettjusteringer i Next – ikke gjennom en ny import.