Denne artikkelen forklarer hvordan funksjonen eierprojekter (organisatoriske prosjekter) fungerer i Next og hvordan den brukes til økonomisk oppfølging. Artikkelen beskriver de vanligste bruksområdene, inkludert maskinoppfølging og timkostnadsoppfølging, og illustrerer med konkrete eksempler hvordan kostnader og krediteringer fordeles mellom gjennomføringsprojekter og eierprojekter.

Hva er et eierprojekt/organisatorisk projekt?

Eierprojekter er en funksjon i Next som brukes til å gjøre økonomisk oppfølging på artikler eller på timer. Funksjonen genererer en kostnad i arbeidsordren eller ÄTA-en der den rapporteres og skaper samtidig en kreditering i eierprojektet. Dette er særlig nyttig hvis du vil følge opp kostnaden for for eksempel en maskin, eller hvis du vil avstemme standardkostnader mot faktiske kostnader.

Bruksområder

Maskinoppfølging

Det vanligste bruksområdet for eierprojekter er å knytte artikler til et eierprojekt. Her er et konkret eksempel på hvordan det kan se ut:

• Du har en maskin i prislisten din — for eksempel en hjulgravemaskinen som heter Volvo EW160. Kostnaden for maskinen er 700 kr per time eksklusiv operatør. Tenk på det som en internleie for maskinen.
• Du oppretter et nytt prosjekt som du kaller Volvo EW160 og plasserer det på hensiktsmessig plass.

• I prislisten legger du inn prosjektet som eierprojekt på artiklen. Se eksempelbilde nedenfor, der eierprojektet heter M1002.
  

  Artikkelisten — legg merke til kolonnene for kostnad, pris og fakturerbarhet.

• Når maskinen rapporteres tilbake i felten eller via klienten får det prosjektet der rapporteringen utføres en kostnad som tilsvarer antallet timer maskinen har kjørt. For eksempel gir 10 timer en kostnad på 7 000 kr i gjennomføringsprojektet.
  

  Fanen Ordrelinjer viser artikkellinjer med enhetskostnad, pris og fakturerbarhet.

• Samtidig som kostnaden registreres i gjennomføringsprojektet blir det opprettet en kreditering i eierprojektet — i dette tilfellet M1002.

Hva er da fordelen med dette? Hvis du bruker eierprojektet ditt fullt ut kan du følge økonomien på maskinen på en god måte. Du kan for eksempel legge inn alle løpende kostnader direkte på eierprojektet — rapportere tid for vask og service, og bokføre leverandørfakturaer som gjelder maskinen mot eierprojektet.

Når du legger inn kostnader skjer en belastning mot prosjektet. I eksemplet ovenfor ble 10 timer maskintid à 700 kr rapportert, som gir en kreditering på 7 000 kr i eierprojektet — en slags omvendt inntekt. Se bilde 1.

Hvis du deretter legger inn en kostnad for for eksempel forsikring og service på totalt 5 000 kr på maskinprosjektet (eierprojektet) får prosjektet en bokført kostnad på 5 000 kr.

Fanen Kostnader viser verifiseringer — legg merke til muligheten til å dele verifikasjoner.

Krediteringen kan ses som en internleie som krediteres prosjektet, mens kostnader i form av timer og leverandørfakturaer belastes prosjektet. Disse beregnes deretter mot hverandre.

I det konkrete eksemplet ovenfor — med en kostnad på 5 000 kr og en kreditering på 7 000 kr — gir det et resultat på 2 000 kr for maskinen. Bildet nedenfor viser nøkkeltall fra prosjektkortet. En negativ kostnad er et godt tegn — det betyr at maskinen går med overskudd.

Økonomisk sammenstilling — legg merke til radene for budsjett, bokført og prognose.

Timkostnadsoppfølging

På samme måte som med eierprojekter på artikler kan du bruke organisatoriske prosjekter på brukere i brukerregisteret. Merk brukeren og bla til kolonnen Organisatorisk projekt og velg det prosjektet du vil bruke — for eksempel et personalprosjekt.

Når det organisatoriske prosjektet er satt på brukeren vil kostnaden for brukeren — basert på hvilken rolle man rapporterer som — gå inn som en kreditering mot personalprosjektet. Når du deretter følger opp personalprosjektet kan det for eksempel se ut slik:

Kostnadslisten viser verifiseringar knyttet til prosjekter, legg merke til muligheten til å dele verifiseringar.

Prinsippet er altså det samme som med eierprojekter på artikler. Fordelen er at du kan avstemme kostnaden i prosjektene mot den faktiske lønekostnaden og tilpasse standardkostnaden for timer basert på det.

For at dette skal fungere kreves det at du bokfører all lønekostnad mot personalprosjektet.

Hvor det ikke fungerer

Eierprojekter fungerer ikke med oppfølging på fraværsprosjekter. Kostnader som blir registrert på et fraværsprosjekt blir ikke beregnet på samme måte som andre prosjekter. Kostnaden blir alltid en bokført kostnad, men blir ikke avregnet med noen krediteringer.

Avansert — InternalHourCost

I Next finnes en innstilling som heter InternalHourCost. Den styrer om en artikkel fra prislisten skal generere en kostnad i en arbeidsorder eller ÄTA. Her nedenfor forklarer vi de ulike scenariene der denne innstillingen kan bli relevant.

Bakgrunn

Innstillingen gjelder artikler fra prislisten i Next og ingenting annet. På hver artikkel i Next kan du legge inn en kostn/enh der du angir selvkostnaden for artiklen — det vil si hva det koster prosjektet å bruke den. Har du for eksempel en maskin som koster 600 kr i timen å kjøre legger du inn 600 kr som kostn/enh. For hver time maskinen rapporteres belastes prosjektet med 600 kr i kostnad. Det er imidlertid ikke alltid ønskelig, spesielt ikke når du kalkulerer kostnader i en ÄTA. Med bakgrunn i det finnes innstillingen InternalHourCost, som lar deg styre om og hvordan en kostnad fra en artikkel skal oppstå.

InternalHourCost = 0

Jeg vil ikke ha noen kostnad på noen artikler eller ordrelinjer i det hele tatt i Next.
Denne innstillingen gjør akkurat det. Uavhengig av hvordan og hvor du rapporterer en artikkel vil ingen kostnad oppstå. Dette er det mest uvanlige scenariet og betyr at ordrelinjer aldri genererer en kostnad i dine prosjekter.

InternalHourCost = 1

Jeg vil ha en kostnad på artikler og ordrelinjer i Next — men bare hvis artiklen hentes fra prislisten og i tillegg har et eierprojekt.
Denne innstillingen er generelt sett vår anbefalte innstilling. Den fungerer utmerket både for kostnadsoppfølging og for å sikre at du kan gjøre kalkyler på ÄTA uten å få med en bokført kostnad.

InternalHourCost = 3

Jeg vil ha en kostnad på alle ordrelinjer og artikler i Next, uavhengig av om det finnes et eierprojekt eller ikke.
Akkurat slik fungerer det. Uavhengig av om du legger inn en artikkel fra prislisten eller oppretter en manuell ordrelinje på en ÄTA eller arbeidsorder vil det bli en bokført kostnad i prosjektet. Dette stemmer vanligvis overens med hvordan du vil ha det, men kan skape problemer hvis du arbeider mye med ÄTA og må kalkulere uten at en kostnad blir bokført.