Den här artikeln beskriver hur du arbetar med ÄTA i Next Project.
ÄTA – Generellt
Tänk på följande när du hanterar ÄTA i Next Project och där du eftersträvar bra uppföljning på dina projekt:
-
Löpande jobb. Skapa ÄTA direkt i projektet under ÄTA fliken, när du fakturerar kan du antingen fakturera ÄTA separat eller göra en löpande faktura där du tar upp alla kostnader och påslag oavsett ÄTA eller arbetsorder.
-
Fastpris-jobb. Skapa ett eget ÄTA-projekt. Ha ett eget projekt för den fasta delen i huvudavtalet. Anledningen till detta är att du ska ha möjlighet att i din uppföljning kunna särskilja ÄTOR från den fasta delen i arbetet.
I ÄTA-modulen i Next Project (se ovan) så ligger alla ÄTA i en lista där du kan se information om varje ÄTA.
I den nedre delen av fönstret syns detaljer på varje ÄTA, här finns följande flikar:
|
ÄTA Generellt |
Allmän information om ÄTA, namn, beskrivning, interna noteringar |
|
Orderrader |
Orderrader som är upplagda på ÄTA, kan exempelvis vara material eller maskiner |
|
Foton/dokument |
Bilder och dokument som finns registrerade på ÄTA, kan tas med som bilagor |
|
Bokf kostnad |
Alla kostnader på ÄTAn, timmar, material och levfakturor |
|
Bokf intäkt |
Alla kundfakturor kopplade till ÄTAn |
|
Bokf timmar |
Bokförda timmar på ÄTA, kan faktureras löpande eller ingå i fastpris |
ÄTA – knappar och rapporter
På ÄTA-fliken visas följande knappar:
|
Gröna plusset |
Registrera en ny ÄTA |
|
Spara-knappen |
Spara ändringar |
|
Papperskorgen |
Ta bort ÄTA/ÄTor |
|
Skapa faktura |
Skapa en separat ÄTA-faktura på den eller de ÄTOr du har markerat i ÄTA-listan |
|
Skicka ÄTA |
Skicka ÄTA från Next Project till mottagaren |
|
Visa e-postarkiv |
Visar e-post som är skickade för markerad ÄTA |
|
Importera data |
Används vid import av ÄTor, för att läsa mer om importfunktionen klicka här |
|
|
ÄTA, ÄTA-specifikation, ÄTA-journal. Går att spara som PDF och mejla vidare |
Skapa ÄTA
I ÄTA-modulen kan du skapa en ny ÄTA genom att klicka på lägg till-knappen och sen ange relevanta uppgifter.
Bra att veta vid skapande av ÄTA:
-
Kundref nr kommer med på kundens faktura.
-
Påslagsmallen kan skilja mot projektets grundkontrakt.
-
Kostnadsreglering anger hur ÄTA:n ska regleras, mot beställare, UE eller egen.
Fastpris-ÄTA och koppling till Prognos
Skapa ÄTA:n enligt ovan. Lägg sedan till en orderrad för fastpriset, antingen som fritext eller hämta en befintlig fastpris-artikel från prislista.
Observera följande
-
Ange rätt kostnadskonto så att matchningen i Prognos blir mot rätt konto
-
Ange antingen det totala fastpriset mot kund i kolumnen a-pris, eller er kostnad i a-pris och Påslag % därefter. Anbudsbeloppet är beloppet som kunden ska betala och det som kommer med till Prognosens intäktssida.
-
För att se ÄTA-intäkten i prognosen behöver du ange aktuellt intäktskonton för ÄTAn, det gör du i modulen Prognos.
-
Se till att Kalkyl mgd är ifyllt och ange Kostn/enh under rubriken Budg kostnad prognos, för att få med ÄTA:ns kostnad till Prognosens kostnadssida.
I fallet där återrapportering sker på ÄTA:n, presenteras den i underflikarna Orderrader och Bokf timmar.
ÄTA-fakturor skapas från ÄTA-modulen, se separat artikel.
Förklaring av de olika fälten i ÄTA-modulen
|
Projektnr |
Projektnummer som ÄTAn hör till, visas endast om du har Visa underliggande data ibockad |
|
ÄTA nr |
ÄTA-nr, anges till exempel vid inköp för att koppla en kostnad mot ÄTA |
|
Benämning |
Namn på ÄTA |
|
Uppdragsbeskrivning |
Beskrivning av vad som ska göras för arbete i ÄTAn |
|
Kund |
Kund kopplad till ÄTAn, behöver ej vara samma kund till projektet |
|
Kundkontakt |
Kontaktperson hos kunden |
|
Ersättningsform |
Ersättningsform på ÄTA |
|
ÄTA belopp |
Summan av kalkylerade orderrader med kalkylerade á-priser exkl påslag |
|
Påslag (kr) |
Summan av påslag i kr på orderrader. Kan hanteras med individuella påslag på orderrader. Visar även påslaget som blir mellan kostnad på orderrad mot á pris i prislistan. |
|
Anbudsbelopp |
Summan av kalkylerade orderrader med kalkylerade á-priser + Påslag kr. |
|
Påslagsmall |
Generell påslagsmall på hela ÄTAn, överstyr individuella påslag på orderrader och kostnader. Påverkar alla orderrader, leverantörsfakturor och inlästa verifikat. Om du har eller behöver ha individuella påslag på orderrader så visas det inte här utan på den specifika orderraden i stället. |
|
Dölj påslag |
Döljer påslag i rapport och faktura |
|
Entreprenadtyp |
Typ av ÄTA, valen ändras under Administration i Next Project av en person med behörighet dit |
|
Bokf kostnad |
Summan av bokförda kostnader på ÄTAn. Avser orderrader med utförda mängder och tillhörande kostnad + leverantörsfakturor och verifikat + timmar |
|
Bokf intäkt |
Summan av bokförda intäkter kopplade till ÄTAn |
|
Bokf timmar |
Sammanställning av inrapporterade timmar på ÄTAn |
|
Upparb intäkt |
Summan av alla debiterbara poster (orderrader, timmar och levfakturor) med á-pris inkl. påslag på ÄTAn. Utförd mängd måste vara minst 1 på orderaden samt vara debiterbar och ha ett belopp i á pris för att den ska komma med. |
|
Upparb ej fakt |
Upparbetade debiterbara kostnader inkl påslag som ännu inte har fakturerats. Om summan är 0 är allt fakturerat. |
|
ÄTA Status |
Status på ÄTAn |
|
Orderdatum |
Orderdatum |
|
Ordersumma/budg int |
Om ÄTAn är på fastpris: Summan av budgeterade/kalkylerade intäkter (kalkylerade orderrader på Orderrader-fliken inkl påslag). Utförda mängder kommer inte komma med. Á-pris på orderraden krävs. Om ÄTA är på löpande räkning: Tar orderrader med som har en utfördmängd samt á pris + timmar + leverantörsfakturor. Förutsatt att det är satt som debiterbart. |
|
Budg kostnad prognos |
Summan av budgeterade/kalkylerade kostnader (kalkylerade orderrader med kostnader på Orderrader-fliken). Utförda mängder kommer inte komma med - det är endast kalkylerade orderrader som beräknas till budget. |
|
Godkänd av kund |
Om du kör Next Portal kan kunder godkänna ÄTAn via Portalen. Om kund godkänt är rutan ikryssad. |
|
Kundkommentar |
Om du kör Next Portal kan kunder godkänna ÄTA via Portalen. Kundens kommentar visas här. |
|
Fakturerat |
Om all debiterbart är fakturerat i ÄTAn så är denna ruta ibockad. |
|
Fakturadatum |
Senaste fakturadatumet |
Underfliken Orderrader i ÄTA-modulen
I underfliken orderrader i ÄTA-modulen läggs orderrader in i form av både kalkylrader och inrapporterat material/maskin från fält.
När du till exempel arbetar med ett ÄTA-anbud kan du använda orderrader för att göra kalkylen genom att ange Kalkylerad mängd och á-pris/kostnad i orderrader.
|
Kod |
Artikelkod (från prislista eller manuellt angiven) |
|
Benämning |
Artikelbenämning (från prislista eller manuellt angiven) |
|
Kontonummer |
Artikels kontonummer, påverkar budget och prognos samt fakturering |
|
Enhet |
Enhet |
|
Mängd |
Antal av artikelns enhet |
|
Á-pris |
Pris till kund per enhet |
|
Prislista á-pris |
Visar vilken prislista artikeln kommer från (om artikeln hämtats från prislista) |
|
Antal |
Faktor för kalkyl och utförd mängd. Antal * Mängd, har jag till exempel 10 i mängd och sätter 2 i antal så blir det 20 i mängd. |
|
Utförd datum |
Datum då orderraden inrapporterades från fält eller lades till manuellt |
|
ÄTA belopp |
Mängd * Antal * Á-pris |
|
Påslag % |
Påslag på orderraden i % |
|
Påslag kr |
Påslag i kr, beräknas automatiskt baserat på Påslag % |
|
Anbudsbelopp |
Anbudsbelopp på ÄTAn (ÄTA-belopp + Påslag kr), gäller endast orderrader markerade med Debiterbar. |
|
Kalkyl mgd |
Används för budget/prognos. Kalkylerat antal av orderraden, kan skrivas manuellt eller beräknas automatiskt via Mängd * Antal |
|
Kostn/enh |
Kostnad per enhet på orderraden |
|
Budget kostnad prognos |
Belopp som förs över till budget/prognos - kopplas till det konto som är angivet på orderraden |
|
Debiterbar |
Ska orderraden följa med till fakturan samt även generera en upparbetad intäkt + bli en budgeterad intäkt? Om ja, kryssa i denna ruta. |
|
Kommentar |
Kommentar på orderraden (för till exempel fakturering) |