Artikeln beskriver hur du arbetar med budget och ekonomiska prognoser i Next Project på kontonivå, inklusive hur systemets olika kolumner och verktyg i budgetfliken fungerar. Du får även lära dig hur du skapar en budget manuellt eller importerar en kalkyl från Wikells eller Excel för att möjliggöra korrekt ekonomisk uppföljning i projektet.

Den här artikeln beskriver hur du kan följa upp din projektekonomi med hjälp av budget och prognoser i Next Project.

Hantera kontobaserad budget och prognos

I Next Project kan du arbeta med budget- och prognosverktyg på kontonivå. Systemet har stöd för en nivå på konton i både budget och prognos.

Budget på kostnads- och intäktssidan hittar du under fliken Budget.

I budgetfliken finns ett antal kolumner. Här är en beskrivning av vad varje kolumn betyder:

---

Verktygsfältet

I verktygsfältet under budgetfliken hittar du följande knappar:

---

Skapa budget

Under fliken Budget lägger du in din kontobaserade budget. Du lägger till de konton som kommer från kalkylen och anger ett värde i AK (AnbudsKalkyl) för respektive konto. Du kan trycka på +-knappen för att manuellt lägga in konton och en anbudskalkyl, eller importera den.

OBS: Glöm inte att lägga in budget både på fliken Kostnad och fliken Intäkt!

---

Importera kalkyl

Du kan importera en kalkyl från Wikells eller via Excel. I Wikells finns en exportmöjlighet direkt till Next Project. I Excel behöver du skapa en arbetsbok med en speciell kolumnordning för att kunna importera din budget.

Via Excel kan du hämta in en budget från i princip vilket kalkylprogram som helst, genom att lägga importdata i rätt kolumn i Excel-filen.

---

Excel

Import av kalkyl från Excel kan ske på två sätt:

1. Import direkt från fil.

2. Import genom att klistra in innehåll i importrutan. Det här är det rekommenderade sättet.

För att importen ska fungera krävs det att ett kontonummer från Excel inte får förekomma på flera rader, att kontonumret finns inlagt i Next Project, samt att kolumnerna i Excel-filen är uppställda i en bestämd ordning — se bilderna nedan. Så länge du har den här kolumnordningen kan du läsa in en budget från i princip vilket program som helst via Excel-importen:

För att importera data till Next Project från Excel måste du fylla i åtminstone Projektnummer och Kontonummer. Fyll på med värden i kolumnerna och markera sedan all data förutom rubrikerna. Kopiera sedan detta, gå till Next Project och klistra in i importrutan — ta först bort datat som redan står i Next-rutan. Inga rubriker ska vara med.

När du sparar läggs alla konton automatiskt in i budgeten.

---

Wikells

För att kunna importera en kalkyl från Wikells behöver du först sätta upp kopplingen mellan Next Project och Wikells via inställningarna i Next. Det här gör du för att mappa konton för material, arbete och så vidare till rätt konto i Next. När det är gjort kan du importera kalkyl från Wikells — det går att göra med import av både Byggdelar (som blir arbetsordrar i Next) och den kontobaserade kalkylen.

För att läsa in kalkylen klickar du på knappen för att importera data i verktygsfältet, väljer dina importalternativ och sedan den fil du exporterar från Wikells.

När du trycker på Spara läses kalkylen in till Next, både som arbetsordrar (byggdelar) och/eller som budgeterade konton. Varje arbetsorder/byggdel får även in budgeterade värden för timmar och kostnader.

När budgeten är inlagd i Next Project fylls projektkortet på med budgeterade värden. Se raden Budget i rutan till höger i bilden nedan.

---

ÄTA i budget och prognos

På fliken Budget lägger du in de budgeterade kostnader som rör kontraktsdelen i projektet. Om du vill förstärka budgeten med budgeterade kostnader och intäkter från ÄTA gör du det på följande sätt:

1. Gå till fliken ÄTA.

2. Välj en befintlig ÄTA eller skapa en ny.

3. Lägg in orderrader — det är dessa som är grunden och kalkylen för att få med ÄTA-budget i projektets budget. Du kan lägga in rader från prislista eller skriva in egna budgetrader. Det här är särskilt användbart vid fastpris-ÄTA. Kontosätt raderna — det är kontot du anger här som ligger till grund för budgeten. Se mer detaljer nedan.

   • 

     Fliken Orderrader visar ÄTA-rader med belopp, påslag och budgetkostnadsprognos.

4. Spara. Nu förs den kalkylerade kostnaden för de olika kontona i kalkylen över till budget, och den budgeterade intäkten (summan av á-pris) läggs in som en budgeterad ÄTA-intäkt.

---

Lägga in orderrader för budget i ÄTA

För att göra en kalkyl i en ÄTA arbetar du med orderrader enligt ovan. Varje orderrad du lägger in på din ÄTA kopplas till det konto som budgeten ska belastas med. När du lägger in ett á-pris på raden adderas det till intäkten i projektet.

I exemplet ovan finns en fastpris-ÄTA med två rader — Trädfällning och Bortforsling — totalt 180 000 kr till kunden. Trädfällning är på konto 4415 och har en intäkt på 150 000 kr samt en kostnad på 125 000 kr. Bortforsling är på konto 7010 och har en kostnad på 25 000 kr. Det är viktigt att du alltid fyller i konto, á-pris och kostn/enh för att kunna föra över siffrorna till budgeten.

Det här visas sedan i din budget på fliken Budget, i kolumnen som heter ÄTA:

På intäktssidan fungerar det på samma sätt — det totala fastpriset på ÄTA:n är 180 000 kr till kunden i ÄTA-kolumnen. Den posten förstärker budgeten med 180 000 kr och ger i exemplet totalt 507 700 kr.

---

Prognos

I Next Project hanterar du ditt projekts prognoser. Du kan skapa hur många prognoser som helst och har möjlighet att följa förändringar och utvecklingen av prognoser löpande.

I verktygsfältet i prognosfliken finns följande knappar:

Prognosen är ett verktyg med mycket information. Nedan följer en sammanställning av alla kolumner och deras betydelse. Vi börjar med de övre kolumnerna som visas på prognosraden.

När en budget är skapad och alla konton är inlagda kan du skapa en prognos. I Next Project rekommenderar vi att du alltid börjar ditt prognosarbete med att skapa en första prognos — en så kallad "baseline"-prognos. Den här prognosen ska inte innehålla några bokförda kostnader utan är en "tom" prognos som stämmer överens med din budget i projektet. Anledningen till att du skapar en baseline-prognos är att du vill kunna följa prognosens utveckling från dag ett i projektet.

Prognosen ger dig möjlighet att:

• Följa ett projekts ekonomi över tid

• Analysera konton i en budget

• Hantera ÄTA

• Hantera olika former av kostnadsreglering

• Göra slutkostnadsjusteringar

• Få ut underlag till SVA (Successiv VinstAvräkning)

---

Skapa en prognos

För att skapa en prognos gör du på följande sätt — arbetssättet är detsamma oavsett om du skapar en baseline-prognos eller en vanlig prognos löpande under projektets gång. Skillnaden är att du i baseline-prognosen säkerställer att inga kostnader eller intäkter följer med. Det hanterar du i steg 4 nedan.

1. Gå till fliken Prognos.

2. Tryck på + för att skapa en ny prognos.

3. Fyll i Period för att visa vilken period prognosen avser. Det här har inget med kostnader eller intäkter att göra — det är bara information om när prognosen är gjord och vilken period den avser.

4. Fyll i Perioddatum. Det här är det datum till och med vilket du vill ha med bokförda kostnader och intäkter. Gör du till exempel en prognosavstämning fram till sista september ska perioddatumet vara till exempel 2022-09-30.

   • För baseline-prognos: Datumet ska ligga före det första datum det finns bokförda kostnader eller intäkter på projektet. Kolla under fliken Bokf kostn/int i Next Project för att se vilket som är det första datumet med bokförda kostnader om du är osäker. Alternativt kan du sätta datumet långt bak i tiden för att säkerställa att inga transaktioner följer med.

5. Spara. Nu kan du börja stämma av dina konton för att bedöma återstående kostnader och intäkter i prognosen. Se avsnittet nedan.

---

Stämma av kostnader och intäkter i en prognos

När du har skapat en prognos hämtar Next Project upp alla kostnader och intäkter som är bokförda på respektive konto för perioden. Alla konton listas i prognosen och du kan här stämma av inköp, slutkostnader med mera.

I prognosfliken finns en mängd kolumner — nedan följer en sammanställning och beskrivning av dessa: