Denna artikel beskriver hur avvikelser hanteras i BSO, med fokus på skillnaden mellan externa och interna avvikelser samt hur de används i kvalitets- och erfarenhetsarbetet. Artikeln går igenom samtliga fält som kan fyllas i för en avvikelse, såsom typ, kvalitetsstatus, ekonomistatus och kostnadsfält, och förklarar hur kategorisering av avvikelser möjliggör effektiva rapporter och sammanställningar för exempelvis beställar- och underleverantörsmöten.

Externa och interna avvikelser

Externa avvikelser är fel, brister, tilläggsarbeten med mera som du redovisar för beställaren.

Interna avvikelser är fel, brister och problem med underleverantörer med mera som du inte redovisar för beställaren. Interna avvikelser är kanske inte alltid de roligaste att dokumentera, men de är ovärderliga att ha till hands vid erfarenhetsåterföring.

För varje avvikelse kan du ange ett stort antal uppgifter — vilka du vill använda väljer du själv.

När du registrerar en ny avvikelse väljer du om den ska vara extern eller intern. De två typerna är identiska men har olika nummerserier. Interna avvikelser behåller du inom företaget, medan externa redovisas till din beställare. Vid sammanställningar kan du presentera en serie avvikelser med löpande numrering, till exempel till beställaren.

En avvikelse består dels av en beskrivande text om avvikelsen, dels av ett antal olika kategorier. Genom att kategorisera avvikelserna och uppdatera dem när förutsättningarna förändras kan BYGGsamordnaren senare ge dig rapporter och sammanställningar som passar till exempel för UE-möte, beställarmöte, eller för att se vilka besked som är försenade från beställaren.

Förklaring av fälten i en avvikelse

Här är en genomgång av de olika uppgifterna du kan fylla i för en avvikelse:

• Typ av avvikelse – anger kategorin för avvikelsen. Välj det alternativ som passar bäst. Du kan välja flera typer på samma avvikelse.
• Kvalitetsstatus – anger vilken status avvikelsen har kvalitetsmässigt.
• Ekonomistatus – anger vilken status avvikelsen har ekonomiskt.
• Fakturamärkning – kan användas för att ange vilken faktura som avser den här avvikelsen.
• Bedömd kostnad – vissa beställare vill att du i ett tidigt skede lämnar en uppskattad (icke bindande) kostnad för att kunna ta ställning till den. Av den anledningen finns det ett fält för bedömd kostnad.
• Offererad kostnad – den kostnad du har lämnat i till exempel en offert.
• Avtalad kostnad – den kostnad som är överenskommen med beställaren.
• Uppföljd kostnad – den kostnad som finns registrerad för den här avvikelsen.
• Besked senast – anger, med utgångspunkt från projektinställningar och Dagar till besked, när besked ska vara tillhanda senast.
• Besked erhållet – fyller du i när du har fått besked angående avvikelsen.
• Orsakad av – ger dig möjlighet att senare sortera ut vem som orsakade vad.
• BSAB-kod, Byggdel och Aktivitet – koder som du kan använda för att klassificera avvikelser, och som du sedan använder i din erfarenhetsåterföring.

BSAB-kod, Byggdel och Aktivitet är förslag på hur de tre koderna för erfarenhetsåterföring kan användas. I Programinställningar kan du själv ange vilka benämningar du vill använda. Aktiviteten i avvikelsen har ingen koppling till Aktivitet i budgeten.