Denna artikel beskriver hur du hanterar användare, grupper, rättigheter och arbetspool i Next Project utan projektbehörigheter aktiverade. Du lär dig hur du skapar rättighetsgrupper, lägger till eller tar bort användare i grupper, tilldelar modulrättigheter och administrativa rättigheter, samt hur grupper kan användas som arbetspool för att tilldela arbetsorder till flera personer.
Viktigt att veta innan du börjar
Den här guiden gäller under förutsättning att du inte har projektbehörigheter aktiverat. Har du aktiverat projektbehörigheter ser strukturen annorlunda ut.
Översikt – var hittar du vad?
Under Administration – Användare/Behörighet – Användare kan du aktivera och inaktivera användare. Det här är kopplat till antalet licenser du har tillgång till.
Under Administration – Användare/Behörighet – Grupper/Rättigheter hanterar du behörigheter på gruppnivå. Alla användare tillhör en grupp. På gruppnivå bestämmer du:
- vilka moduler gruppen ska ha tillgång till i Next Project och Next Mobile
- om gruppen ska ha tillgång till administration av grunddata
Grupperna kan också användas för att tilldela arbetsorder till flera personer – det kallas en arbetspool.
Skapa en rättighetsgrupp
Gå till Administration – Användare/Behörighet – Grupper/Rättigheter. Klicka på +, namnge gruppen och spara.
Fliken Grupper/Rättigheter visar befintliga grupper; använd verktygsfältet för att hantera grupper.
Lägg till eller ta bort användare i en grupp
Markera gruppen och bocka för Vald framför namnen på de personer som ska ingå i gruppen under Gruppmedlemmar. Spara. Personerna är nu medlemmar i gruppen.
Vill du ta bort någon ur gruppen bockar du ur Vald för den personen.
Fliken Grupper/Rättigheter — notera panelen Gruppmedlemmar till höger.
Tilldela rättigheter till en grupp
Gå till Administration – Användare/Behörighet – Grupper/Rättigheter. Rättigheter för respektive grupp sätts i rutorna Administrativa rättigheter eller Modulrättigheter. Bocka för de rättigheter gruppen ska ha och spara.
Sidan visar modulrättigheter och administrativa rättigheter — notera de olika behörighetsnivåerna.
En och samma person kan vara medlem i flera grupper och får då totalen av alla dessa gruppers rättigheter. Vilka grupper en person tillhör kan du se under Administration – Användare/Behörighet – Användardata. I den vyn kan du också sätta grupptillhörighet direkt för enskilda användare.
Fliken Användardata visar grunduppgifter och grupptillhörighet för en användare.
Arbetspool i arbetsorder
Samma grupper som finns under Administration – Användare/Behörighet – Grupper/Rättigheter kan väljas in som arbetspool på en arbetsorder via rullistan i kolumnen Arbetspool på arbetsordern.
Arbetspool-menyn visar tillgängliga kategorier att välja mellan.
Alla grupper behöver inte tilldelas rättigheter, men de personer som tillhör en eller flera pooler måste ingå i en grupp som har rättigheter.
Exempel: Gruppen Användare i exemplet ovan har rätt att använda NEXT Mobile och där hantera projekt, arbetsorder, dokument, ÄTA, timmar och kunder. Alla personer i företaget ingår i den gruppen. Gruppen Sanering består av ett urval av personalen. När arbetsorder tilldelas gruppen "Sanering" visas dessa arbetsorder på medlemmarnas mobila enheter. Gruppen Sanering har inga egna rättigheter – de ärver rättigheterna från gruppen "Användare".
Rekommendation när arbetspool-grupper skiljer sig från rättighetsgrupper
Om dina rättighetsgrupper och arbetspool-grupper skiljer sig åt rekommenderar vi att du gör så här:
- Skapa rättighetsgrupperna först och tilldela dem rättigheter enligt instruktionerna ovan.
- Välj rätt grupp i fliken Användare för respektive person.
- Skapa arbetspool-grupper och lägg till medlemmar i dessa grupper. Dessa grupper behöver inga rättigheter.