Denna artikel beskriver de olika typer av påminnelser som kan konfigureras och skickas ut via NEXT, inklusive e-postpåminnelser för leverantörsfakturor, arbetsordrar och betalplaner samt SMS-påminnelser för tidsrapportering. Artikeln går igenom hur varje påminnelsetyp fungerar och hur de konfigureras via underhållsjobb under Administration – Integrationer.
Påminnelser via e-post
De påminnelser som skickas ut via e-post skickas via så kallade underhållsjobb i NEXT. För att konfigurera dessa går du till Administration – Integrationer – Underhållsjobb.
Det finns fem olika påminnelser som kan skickas från NEXT:
- SupplierInvoiceNotifier – Påminnelse via e-post till de projektledare som har leverantörsfakturor att godkänna i NEXT e-Invoice.
- SupplierInvoiceReminder – Påminnelse via e-post till alla projektledare som har leverantörsfakturor som förfaller inom ett visst antal dagar.
- WorkOrderReminder – Påminnelse via e-post om att det finns arbetsordrar att hantera.
- PaymentPlanInvoiceReminder – Påminnelse om att det finns betalplaner att fakturera.
- SMS-påminnelse – Påminnelse via SMS till anställda som inte har rapporterat tid.
Nedan beskrivs hur varje typ av påminnelse konfigureras och hur den fungerar när den väl är uppsatt.
SupplierInvoiceNotifier
Så här fungerar den här påminnelsen:
- Varje leverantörsfaktura är kopplad till ett projekt i e-Invoice. Den person som står som projektledare på projektet får påminnelsen skickad till sin e-postadress, så länge leverantörsfakturan inte är godkänd i nivå 1.
- Den person som står som attestant (medlem i e-invoice attest-gruppen) får också en påminnelse till sin e-postadress när den har leverantörsfakturor att godkänna i nivå 2.
För att det här ska fungera måste projektledarna och attestanterna ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
OBS! Även om fakturan ligger under Reklamationer skickas en påminnelse till projektledaren om fakturan är markerad som klar för godkännande men ännu inte godkänts i steg 1. För att undvika att påminnelser skickas om reklamerade fakturor rekommenderas det att ta bort markeringen "Klar för godkännande".
SupplierInvoiceReminder
Med det här jobbet kan du konfigurera att ett första mejl skickas ut ett visst antal dagar innan förfall – till exempel fem dagar i förväg. Du kan sedan välja att ett ytterligare mejl ska skickas, till exempel två dagar innan förfall.
Fem dagar innan förfall (eller valfritt antal dagar)
- Varje leverantörsfaktura är kopplad till ett projekt i e-Invoice. Den person som står som projektledare på projektet får påminnelsen skickad till sin e-postadress det angivna antalet dagar innan förfall, så länge leverantörsfakturan inte är godkänd i nivå 1.
- Är fakturan inte markerad som klar för godkännande och förfallodatumet närmar sig, får de som är medlemmar i gruppen e-invoice ekonomiadmin ett mejl.
- Är fakturan markerad som klar för godkännande och godkänd i steg 1, får den eller de personer som står som attestant (medlem i e-invoice attest-gruppen) en påminnelse skickad till sin e-postadress när den har leverantörsfakturor att godkänna i nivå 2.
För att det här ska fungera måste projektledarna och attestanterna ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
2 dagar innan förfall (eller valfritt antal dagar)
Ett mejl skickas ut till medlemmarna i gruppen e-invoice attest oavsett fakturans status, för att uppmärksamma att förfallodagen närmar sig enligt angivna dagar – förutsatt att fakturan inte har reklamerats eller arkiverats i e-invoice.
Inställningar för SupplierInvoiceReminder
- Klicka i cellen på raden med jobbnamnet SupplierInvoiceReminder i kolumnen Inställningar (markerad med rött i bilden nedan).
Fliken Underhållsjobb visar schemalagda jobb — kontrollera att önskade jobb är aktiverade.
- När du har klickat visas en dialog.
Dialogrutan Inställningar — kontrollera påminnelsedagarnas värden innan du sparar.
- Fyll i följande fält:
- ReminderDays Value = Antal dagar innan förfallodatum som du vill att en påminnelse ska skickas ut via e-post till projektledarna och attestanterna.
- FinalReminderDays Value = Antal dagar innan förfallodatum som du vill ha ytterligare en påminnelse skickad via e-post till projektledarna och attestanterna.
- Klicka på Spara.
- Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet, det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper (se nedan).
WorkOrderReminder
Det här underhållsjobbet konfigureras för att ett e-postmeddelande ska skickas till projektledarna för olika projekt när det finns arbetsordrar att hantera inom respektive projekt. Påminnelsen behöver inte skickas till projektledarna – den kan istället skickas till en gemensam adress.
Om du vill att projektledarna ska få e-postmeddelanden måste de ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Inställningar för WorkOrderReminder
- Klicka i cellen på raden med jobbnamnet WorkOrderReminder i kolumnen Inställningar (markerad med rött i bilden nedan).
Sidan Underhållsjobb visar jobbinställningar; notera konfigurationsfälten för påminnelser.
- När du har klickat visas en dialog.
Inställningar-dialogen visar systeminställningar för påminnelser; kontrollera konfigurerade värden.
- Fyll i följande fält:
- ReminderEmail = Fyll i en e-postadress om du vill att ett e-postmeddelande ska gå ut till en gemensam adress för alla påminnelser.
- ReminderDays = Antal dagar innan arbetsordrarnas uppdrag startdatum som du vill att påminnelserna ska skickas ut via e-post.
- ReminderNotifyProjectLeader = Ange 1 här om du vill att ett e-postmeddelande skickas till projektledarna för de projekt som arbetsordrarna tillhör.
- Klicka på Spara.
- Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet, det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper (se nedan).
- De arbetsordrar som du vill ha påminnelser om markeras med en bock i Påminnelse (1), och i Uppdrag startdatum (2) anges när arbetsordern ska utföras.
Arbetsorderlistan — notera kolumnerna Påminnelse och Uppdrag start datum.
PaymentPlanInvoiceReminder
Det här underhållsjobbet konfigureras för att ett e-postmeddelande ska skickas till projektledarna för olika projekt när det finns betalplanslyft att fakturera inom respektive projekt. Om du vill att projektledarna ska få e-postmeddelanden måste de ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Inställningar för PaymentPlanInvoiceReminder
- Klicka i cellen på raden med jobbnamnet PaymentPlanInvoiceReminder i kolumnen Inställningar.
- När du har klickat visas en dialog.
- Fyll i: ReminderDays = Antal dagar innan betalplanslyften ska faktureras som du vill att påminnelserna ska skickas ut via e-post.
- Klicka på Spara.
- Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet, det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper (se nedan).
Gemensamma egenskaper för samtliga underhållsjobb
Nedan hittar du de egenskaper som gäller för alla underhållsjobb:
- Tim: Ange med siffror vilken tid på dygnet du vill att underhållsjobbet ska köras. Skriv till exempel 07 om du vill att jobbet ska köras klockan 07:00, eller 16 för klockan 16:00. Vill du att jobbet ska köras vid flera tidpunkter på dagen skriver du ett kommatecken mellan siffrorna, till exempel 07,16. (Observera att det inte får vara ett mellanslag mellan kommatecknet och nästa siffra.)
-
Veckodag: Du kan konfigurera att underhållsjobbet endast körs vissa dagar i veckan. Ange med siffror vilka dagar jobbet ska köras:
- 1 = Måndag
- 2 = Tisdag
- 3 = Onsdag
- 4 = Torsdag
- 5 = Fredag
- 6 = Lördag
- 7 = Söndag
- Datum: Du kan konfigurera att underhållsjobbet endast körs vid specifika datum varje månad. Ange med siffror vilket eller vilka datum jobbet ska köras. Om du till exempel vill att jobbet ska köras den 10:e, 20:e och 30:e varje månad skriver du 10,20,30. (Observera att det inte får vara ett mellanslag mellan kommatecknet och nästa siffra.)
- Aktiv: Den här egenskapen styr om ett underhållsjobb är aktivt eller inte. Om kryssrutan inte är ibockad kommer underhållsjobbet inte att köras.
- Senast kört datum: Visar vilket datum underhållsjobbet kördes senast.
- Info senaste körning: Innehåller en informerande text om den senaste körningen gick fel på något sätt.
- Senaste körningen lyckades: Om den senaste körningen gick bra är den här kryssrutan markerad med en bock.
OBS! Kom ihåg att klicka på Spara när du har konfigurerat en eller flera egenskaper för ett underhållsjobb.
SMS-påminnelse
För att kunna skicka SMS-påminnelser till era anställda behöver ni ett konto hos Cellsynt. Klicka på följande länk för att komma till Cellsynts sida: https://www.cellsynt.com/sv/sms/priser. På den sidan klickar ni sedan på Registrera konto.
När kontot är skapat kontaktar ni vår support och meddelar:
- Användarnamn
- Lösenord
- Ett mobilnummer som kommer att stå som avsändare för SMS:en
Ni får sedan en bekräftelse från oss när tjänsten är uppsatt i NEXT. När tjänsten är uppsatt kan ni klicka på knappen SMS-påminnelse i modulen Bokf timmar på fliken Timmar person.
Fliken Bokf timmar — notera knappen SMS-påminnelse för tidrapportering.
Välj de personer du vill skicka påminnelse till genom att markera dem, och klicka sedan på knappen SMS-påminnelse.
För att NEXT ska kunna skicka ut ett SMS behöver era anställda ha ett mobilnummer angivet i användarregistret.