Artikeln beskriver integrationen mellan systemen Next och Accurator, med fokus på hur projekt, inköp och kontonummer hanteras vid import och export mellan plattformarna. Läsaren får lära sig hur rättigheter fungerar, hur kontonummer och kategorier matchas, samt hur projektimport och -export går till i praktiken.
Storylane
Instruktionerna nedan har hämtats från:
https://accurator.notion.site/Instruktioner-guider-till-anv-ndare-internt-3182445a35a7802ca1bad6210a56b58f
Rättigheter
Alla användare som kan skapa projekt i Accurator får tillgång till hela projekträdet från Next Project, och alla aktiva projekt visas där.
Det kommer senare att finnas möjlighet att i Next markera vilka projekt som ska vara tillgängliga i Accurator — men den funktionen ingår inte i detta pilottest.
Alla användare som kan skapa projekt i Accurator har också rätt att skicka över projekt till Next.
Kontonummer
Kontonummer används för att matcha konton i Next med kategorier i Accurator. Du ställer in detta för varje kategori på inställningssidan.
Om det inte finns någon kategori med det angivna kontonumret kommer inköpen inte att skapas eller hämtas. Vid import visas en varning som talar om vilka konton som saknar kategorier i Accurator:
Importnotis visas när kategorier saknas för importerade projektkonton.
Kategorinamn/benämning
I Next kan du skapa flera inköpsposter på samma kontonummer. I Accurator tillåts däremot bara ett inköp per kategori i varje projekt. Om du behöver göra fler inköp med samma huvudkategori i samma projekt används underkategorier.
Det första inköpet på ett konto använder den huvudkategori som är kopplad till det kontot. Om det finns fler inköp på samma konto skapas underkategorier automatiskt. Underkategorierna namnges enligt formeln: [inköpets namn i Next] [eventuell siffra]-[huvudkategori].
Exempel 1 (bra): Tre inköpsposter i Next använder konto 4640 (betong) med benämningarna Betong, Spackling och Prefab. Inköpen i Accurator kommer då att använda kategorierna Betong (huvudkategori med kontonummer 4640), Spackling-Betong och Prefab-Betong.
Exempel 2 (mindre bra): Fem inköpsposter i Next med benämningarna Spackling, Betong, Spackling, Spackling, Betong. Inköpen i Accurator kommer i samma ordning att använda kategorierna Betong, Betong 2-Betong, Spackling-Betong, Spackling 2-Betong och Betong 3-Betong.
Projektimport
När du importerar från Next visas hela projektstrukturen — dock endast aktiva projekt. De projekt du väljer att importera skapas eller uppdateras i Accurator.
Följande information följer med vid import:
- Projektnamn
- Projektnummer
- Kund eller beställare
Om projektet redan finns i Accurator uppdateras det istället för att skapas på nytt. Nya inköp som inte finns i Accurator skapas då, men redan importerade inköp uppdateras inte. Det här är för att undvika att ändringar som gjorts på inköpen i Accurator skrivs över.
Det spelar ingen roll om du väljer ett redan importerat projekt i importdialogen eller använder "Uppdatera från Next Project" i projektlistan — resultatet är detsamma.
Snabbmenyn för projekt — notera alternativen för redigering och borttagning.
Projektexport
Skapa ett nytt projekt eller välj ett befintligt projekt i Accurator som du vill exportera till Next.
Det gör du via projektmenyn i Accurator.
Följande information skickas till Next:
- Projektnamn
- Projektnummer
- Kund / beställare
- Inköpspost
Projektmeny med kontextmeny öppen — notera alternativet 'Skicka till Next Project'.
När du skickar ett projekt från Accurator till Next behöver du välja var i Next projektstruktur projektet ska skapas.
Dialog 'Skicka till Next Project' — välj placering via sökfältet.
Om du uppdaterar projektinformation i Accurator och klickar på "Uppdatera projekt i Next" synkas ändringarna automatiskt till Next.
Import av inköp
Följande data hämtas från Next och Accurator vid import:
- Inköpsbudget
- Inköpsmål i procent
- Förfrågan senast
- Anbud senast
- Beställning senast
- Leveransstart
- Leveransslut
Följande information förs inte över:
- Önskat leveransdatum
- Projektering start och slut
- Kontrakt
- Leveranstid
- Anbudstid
- Utvärderingstid
Export av inköp
Följande inköpsdata skickas från Accurator till Next och skapas som inköpsposter:
- Inköpsbenämning
- Kontonummer (måste matcha kontot i Next)
- Budget
- Inköpsmål
- Köpt summa (om kontrakt är signerat)
- Vinst % / kr (beräknas automatiskt)
- Vald leverantör
- Kontraktsdatum
Inköpstidsplan:
- Förfrågan skickas senast
- Svar senast
- Inköp klart
- Ledtid
- Leveransstart
- Leveransslut
Vad händer när kontrakt signeras
När ett kontrakt signeras i Accurator, laddas upp som färdigsignerat, ändras eller tas bort, uppdateras följande i Next:
- Den sammanlagda kontraktsumman förs över som köpt summa automatiskt när alla parter har signerat
- Datumet för det första signerade kontraktet sätts som kontraktsdatum
- Leverantören kopplas till inköpet i Next
Om leverantören inte redan finns i Next skapas den automatiskt med följande uppgifter:
- Organisationsnummer
- Företagsnamn
- Leverantörstyp: Företag (customertypeid 1)
- Notering: Importerad från Accurator
Om inköpet inte finns i Next när kontraktet signeras skapas det automatiskt i Next med följande information:
- Kontonummer
- Benämning
- Inköpsbudget
- Inköpsmål i procent
- Förfrågan senast
- Anbud senast
- Beställning senast
- Leveransstart
- Leveransslut