I nesten alle moduler kan du importere data fra en fil til Next Project. Dette gjelder for grunnleggende registre som typer, kontoplan osv., men også for prosjekter, brukere og leverandører.

Når du velger å importere data fra en modul, vises følgende vindu:

Her kan du enten dra inn filen din eller velge "Last opp fil" og deretter velge hvilken fil du vil bruke.

Hvis du har flere ark i filen din, blir neste steg å velge hvilket av arkene du vil bruke i importen. Marker arket og velg fortsett.

Neste steg er å velge hvilken rad i dataene som inneholder kolonnetitlene dine. Marker raden som inneholder overskriftene som gjenspeiler innholdet i kolonnene, i dette tilfellet radnummer 9.

Dette trinnet gjør det mulig å ha annen informasjon øverst i filen din, for eksempel eksempeldata eller annen informasjon.

Nå er det på tide å matche kolonnene i filen din med kolonnene i Next Project. Velg for hver kolonne i filen din hvilken kolonne i Next Project den tilsvarer.

I mange tilfeller gir systemet forslag direkte, men hvis det ikke er noen forslag, velger du bare selv fra listen.

MERK: Kolonnene må matche 1 til 1, dvs. hvis filen din har "Fornavn" og "Etternavn" i to forskjellige kolonner, kan du ikke matche dette med Next Projects kolonner som inneholder både fornavn og etternavn.

Nederst til venstre ser du hvilke kolonner som er obligatoriske i akkurat den importen du gjør. Sørg for at alle kolonnene har en grønn hake, dvs. er matchet. I dette eksemplet må du også finne kolonner i filen din som matcher 'Fornavn og etternavn', 'Primær gruppe' og 'Yrkesrolle' før du kan fortsette.

I samme steg som du matcher kolonnene, kan du også matche verdiene i filen din med verdiene som finnes i grunnregistrene i Next Project.

Tips: Du har også muligheten til å gjøre dette i senere trinn, men det er praktisk å gjøre dette direkte her.

For hver verdi i filen din har du muligheten til å angi en tilsvarende verdi i Next Project, for eksempel at "Brukerrettighet" i filen skal tilsvare "Primær gruppe Bruker" i Next Project.

MERK: Hvis verdien du ønsker å matche ikke finnes i rullegardinlisten, må du først legge den til i Next Project.

Når du er fornøyd med matchingen av verdien, klikker du på 'Bekreft'.

Før du oppretter informasjonen i Next Project, får du muligheten til å gjennomgå den og også korrigere hvis det er noe som mangler for at det skal kunne gjennomføres.

I eksemplet ovenfor oppga vi ingen verdier for 'Rolle (fra Timepriser) / Yrkesrolle', så da må vi velge disse verdiene på dette stadiet. Dette vises ved at feltene blir røde.

Hvis du har en stor import, kan du velge å klikke på 'Vis alle rader med feil'. Da ser du bare radene du trenger å korrigere. Du kan også velge 'Hent som Excelfil', og da kan du laste ned en Excelfil der du kan legge til nødvendig informasjon og deretter importere filen på nytt.

Når du ikke lenger har noen feil, klikker du på 'Fullfør import'.

Når du fullfører importen, sendes dataene til Next Project, og du får en bekreftelse på hvordan det gikk.

I noen tilfeller kan det være for eksempel inkonsekvens i dataene som merkes først når systemet prøver å opprette det, og da får du en feilmelding om dette.

Du får også muligheten til å laste ned en fil med beskrivelse av hva problemet er. I dette tilfellet var brukerne allerede opprettet, og systemet tillater ikke duplikater.

Lykke til!