Denne artikkelen beskriver hvordan mengdekontrakter håndteres i Next Project.
Nedenfor finner du informasjon om hvilke innstillinger som må gjøres i prosjektene, hvordan de mengdede artiklene legges opp i prosjektene og rapporteres tilbake via Next Mobile, samt hvordan oppfølgingen av utførte mengder ser ut.
Før dere begynner å arbeide med mengdekontrakter, er følgende forutsetninger nødvendig:
Intern rutine for hvem som importerer mengdefortegnelse/mengdede artikler og i hvilket stadium.
Intern rutine for hvem som rapporterer tilbake utførte mengder basert på mengdefortegnelsen.
Funksjonen "Mengdekontrakt" må være aktivert i Next Project. Dette kan du se gjennom en avkrysningsboks i prosjektkortet. Hvis den ikke er aktivert, kan Next support hjelpe deg.
Modulen Dagbok må være aktivert i Next Project, og personer som er involvert i import, rapportering og fakturering må ha de riktige rettighetene.
Prosjekt
Begynn med å opprette et prosjekt i Next Project etter vanlig rutine. Det går også fint å opprette prosjekt fra en mal. For mer informasjon om hvordan du oppretter et nytt prosjekt, klikk her.
Kontroller at boksen "Mengdekontrakt" er avkrysset i prosjektkortet:
Lagre. Prosjektet er nå innstilt for å håndtere mengdekontrakter.
Arbeidsordre
Nedenfor beskrives hvordan du mengder forskjellige artikler i arbeidsordremodulen. Rutinen nedenfor beskriver scenarioet der tid og kostnader rapporteres på arbeidsordre 1 (Tid & kostnader) og fremdriften i prosjektet på arbeidsordre 2 (Fremdrift).
Du kan velge å mengde og dele opp artikler på flere forskjellige arbeidsordrer. Tenk på at det i så fall skal være tydelig for den som rapporterer tilbake utførte mengder, slik at tilbakeføringen skjer på riktig arbeidsordre.
Gå til modulen Arbeidsordre.
Opprett en ny arbeidsordre (i bildet nedenfor kalt Fremdrift), og marker den.
Legg inn de artiklene du vil mengde. Det går å legge til manuelt, hente fra prisliste eller importere fra Excel. For å lese om hvordan du importerer fra Excel, klikk her.
De ordrelinjene som er lagt inn med en verdi i "Kalk mgd" (= Kalkulert mengde) er nå valgbare for tilbakeføring i en favorittliste i Next Mobile.
For å lese om hvordan du rapporterer tilbake på mengdekontrakter i Next Mobile, klikk her (Svensk).
Viktig å tenke på!
For at den økonomiske oppfølgingen også skal bli riktig, er det viktig å huske på noen ting:
Kontroller at det står 0 i Utført mengde ved import av mengdede artikler.
Kontroller at du har kolonnen "Kalkyl mgd" opplyst og at det står riktig verdi.
Kontroller at det står 0 i Kostn/enh. Hvis det finnes en verdi her, erstatt den med 0. Dette er viktig fordi kostnadene i prosjektet registreres på AO 1. Hvis det finnes en verdi i kostnad/enhet på de mengdede artiklene, er det en risiko for at det blir doble kostnader.
For å lese mer om hvordan du følger opp utførte mengder, klikk her (Svensk).
Gode tips
Gi arbeidsordrene navn som tydelig viser hvor tid og kostnader samles, samt hvor tilbakeføring av fremdrift skjer.
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, sørg for å gi dem navn som gjør det lett å skille hva som skal tilbakeføres hvor.
Hvis mengding skjer på flere arbeidsordrer, vurder å bruke arbeidsordrestatus for å skjule de arbeidsordrene som er ferdige eller ikke er aktuelle.
Lag en tydelig intern rutine for hvem som håndterer tilbakeføringen av utførte mengder.