Den här artikeln beskriver hur du använder Autofyll-funktionen för att lägga in information från Next Project in i ditt word-dokument.
OBS: Funktionen är bara tillgänglig om du har en aktiv Next Docs-licens.
Dokumentetiketter
För att få in information från Next Project in i ditt dokument används något som kallas för dokumentetiketter. Dessa finns fördefinierade i systemet men du kan även skapa egna anpassade för dina ändamål.
De etiketter som finns fördefinierade kan du se under Dokument för respektive funktion. Bilden nedan illustrerar hur det ser ut i modulen Inköp.
Klickar du på Dokumentetiketter får du upp en ruta med alla etiketter som du kan använda från Inköpsmodulen. Listan innehåller både sådana som är generella i hela NEXT Project, i just ditt projekt. Etikettern listas till vänster och dess värde till höger.
Eftersom vi ännu inte valt något inköp listas inga etiketter som rör ett specifikt inköp här men det kommer.
Om du istället gå in på ett inköp och väljer underfliken Dokument för just det inköpet, ser du etiketter med information om just ditt inköp. Det är dessa dokumentetiketter som du sen kan använda när du lägger upp dokument för ditt inköp.
Exemplet ovan gäller Inköpsmodulen men samma princip gäller för t ex ÄTA också. När du valt en ÄTA, kan du använda information för just den ÄTAn i dina dokumentetiketter.
Dokumentetiketter i dokument
OBS: Dokumentetiketter går endast att använda i Word-dokument
Om du vill använda information från Next Project i ditt dokument ska du lägga in de dokumentetiketter du önskar i dokumentet. Du kan skriva in dem, börja och avsluta med två måsvingar, {{dokumentetikett}}, men du kan även högerklicka i listan som nämns ovan och välja att kopiera därifrån så vet du att det blir rätt.
Nedan ser du ett exempel på ett dokument med dokumentetiketter.
För att få in informationen in i dokumentet använder du funktionen Autofyll
Funktionen Autofyll
I varje modul och flik som hanterar dokument finns knappen Autofyll dokument
Markera de dokument som du vill fylla och klicka på knappen ´Autofyll dokument´.
Du får nu upp en ruta som i den övre delen listar de dokument som du just valde.
Du har nu möjlighet att
Validera - Provköra för att se om det är någon etikett som inte riktigt fungerar. Detta ändrar ingenting i dokumentet.
Generera - Ersätt dokumentetiketterna med värden från systemet.
I undre delen listas de fel som upptäcktes vid valideringen eller genereringen, samt om det är någon dokumentetikett som bytt värde sedan förra gången filen genererades. Filen sparas som en ny version i Next Project.
I det här fallet gick både validering och generering bra och du har också möjlighet att direkt ladda ner filen om du vill.
Så här ser filen ut efter att vi kört funktionen Autofyll
Egendefinierade dokumentetiketter
Man kan sätta upp egendefinierade dokumentetiketter som kan användas på samma sätt.
Dessa administreras under Administration -> Inställningar -> Dokumentetiketter
Etiketterna är knutna till en modul för att undvika att man skapar flera etiketter med samma namn på olika ställen i systemet. I den övre delen av fönstret väljer du vilken modul du vill lägga till knyta etiketten till och i den nedre lägger du till de enskilda etiketterna.
Dokumentetiketternas värden är projektspecifika och sätts via knappen ´Dokumentetiketter´ som finns i verktygsfältet på de olika dokumentflikarna. Med hjälp av ´Autofyll dokument´ ersätts sedan etiketterna med de projektspecifika värdena i dokument där de används.
