I Next Project kan du utöver huvudavtal även hantera avvikelser och ÄTA i dina projekt.
Nedan presenteras funktionen kring avvikelse som kan ses som en fråga/svars-del i Next Project. När en avvikelse är godkänd av beställare kan du enkelt konvertera den till en ÄTA där du sedan gör den ekonomiska regleringen.
I Next Project arbetar du med avvikelser/fråga svar via modulen ´Avvikelse´. Här registrerar du avvikelser och anger information om dem. Du kan även meddela mottagaren av avvikelsen via e-post.
Verktygsfältet i avvikelsemodulen
I verktygsfältet för avvikelse finns följande knappar:
Gröna plusset | Registrera en ny avvikelse |
Spara-knappen | Spara ändringar |
Papperskorgen | Ta bort avvikelse(r) |
Skapa ÄTA från avvikelse | Skapar en ny ÄTA från markerad avvikelse |
Skicka e-post | Skicka avvikelsen från Next till mottagaren |
Visa statushistorik | Se lista på olika statusar en avvikelse har/haft |
Importera | Importera en lista med avvikelser från till exempel Excel |
Skriva ut olika rapporter |
Registrera en avvikelse
För att skapa en avvikelse så trycker du på lägg till-knappen. En dialogruta dyker upp där du fyller i information om avvikelsen. Fyll i grundläggande information och klicka sedan på `Lägg till`.
Fyll sedan i ytterligare information, detaljer, i rutan till höger i avvikelser.
Skicka avvikelse
När en avvikelse är skapad kan du skicka den till din mottagare. Det kan du göra på två olika sätt:
Mejla direkt från Next Project.
Ta ut en PDF och mejla från till exempel Outlook.
För att skicka avvikelse från Next Project så markera den avvikelse du vill skicka och klicka på knappen Skicka e-post. Välj mottagare, du kan skriva in en egen mailadress.
Välj sedan e-postmall eller skriv ett eget ämne och innehåll. Om du saknar e-postmallar, se artikeln om e-postmallar genom att klicka här, eller kontakta vår support.
Välj in eventuella bilagor som du kopplat till avvikelsen och skicka den sedan till din mottagare. Mejlet skickas nu via Next Project och kommer att hamna under fliken ´Kommunikation´ i ´Avvikelse-modulen´.
Fliken Kommunikation
I fliken Kommunikation kan du se mail som skickats från Next Project och andra kommunikationsposter för markerad avvikelse. Du kan lägga till manuella kommunikationsposter genom att klicka på det gröna plusset under Kommunikation, om något viktigt kommunicerats på annat sätt. Du kan även markera en kommunikationspost som en beslutspunkt.
Fliken Dokument
Under fliken dokument hittar du alla kopplade bilder och dokument som hör samman med avvikelsen. Här kan du mejla dem till kund, och om du har Next Docs, checka ut och editera dokumenten.
Skapa ÄTA från avvikelse
En stor styrka i Avvikelse-modulen är att du direkt kan skapa en ÄTA av en avvikelse för att göra en ekonomisk reglering av avvikelsen.
Klicka på knappen ´Skapa ÄTA från avvikelse´ och fyll i information om ÄTA: n. Klicka sedan på ´Lägg till´ så skapas en ny ÄTA som du sedan kan rapportera tid och kostnader emot. Du kan även fakturera ÄTA:n samt ta ut olika rapporter.
Avvikelse-rapporter
Som ett alternativ till att skicka e-post direkt från Next Project kan du även ta ut olika rapporter från Avvikelse-modulen för att sedan skicka dessa från antingen Next eller som en bifogad PDF i ditt vanliga e-postprogram.
För att ta ut en rapport, klicka på PDF-knappen i verktygsfältet. Du kan här välja mellan två olika rapporter:
Avvikelse. En rapport på din markerade avvikelse med möjlighet att skräddarsy innehållet.
Avvikelsejournal. En journal över dina avvikelser baserat på dina val.
