Den här artikeln beskriver hur du använder Projektöversikten för att följa upp dina projekt.
En av styrkorna med Next Project är att systemet hela tiden är uppdaterat med dagsaktuell information. Informationen uppdateras löpande allteftersom timmar, material mm rapporteras in samt registrerade leverantörsfakturor och kundfakturor.
Beräkningar i Next Project
Beroende av vilken typ av verksamhet som bedrivs, kan Next Project sättas upp (konfigureras) på olika sätt. Tillsammans med hur verktyget används påverkar det hur beloppen presenteras. Om du är osäker, kontakta Next Support för hjälp. För beskrivning av hur belopp för successiv vinstavräkning (SVA) tas fram i Next Project, klicka här.
Kolumner
I alla moduler i Next Project, där det finns kolumner, kan du välja att öppna och stänga de kolumner du vill se, respektive inte se. För muspekaren över vilken kolumnrubrik som helst, och tryck sedan på den lilla svarta pilen och på Kolumner.
I dialogrutan kan du välja vilka kolumner du vill se, genom att kryssa i och kryssa ur.
Det är också möjligt att flytta kolumner, så att de hamnar i en ordning som passar dig som användare. Markera en kolumn, håll ner muspekaren och ”dra” kolumnen dit du vill ha den placerad. OBS att valda och/eller flyttade kolumner sparas för den användare som är inloggad, inte för alla användare.
Kolumnbeskrivningar
Nedan följer en beskrivning av respektive kolumn i Projektöversikten. Med uppgifterna i kolumnerna kan filterfunktionen och sortering användas för att ta fram olika grupperingar av ekonomisk uppföljning.
Notering | Noteringsfältet där man kan skriva egna kommentarer i en popup ruta |
Skapad | Datum då projektet skapades |
Skapad av | Den användare som skapade projektet |
Ändrad | Datum då posten senast ändrades |
Ändrad av | Den användare som senast ändrade posten |
Projektnummer | Projektets nummer |
Projektnamn | Projektets namn |
Projektledare | Den person som är angiven som projektledare på projektet, |
Projektstart | Angivet startdatum för projektet |
Projektslut | Angivet slutdatum för projektet |
Arbetsledare | Den person som är angiven som arbetsledare på projektet |
Arbetsplatsid | Beskrivning eller identitet på arbetsplatsen, fritextfält som används i samband med Next Project personalliggarfunktion |
Orderdatum | Angivet orderdatum för projektet |
Kundnamn | Angiven kund på projektet |
Kundtyp | Angiven kundtyp på kunden. |
Projekttyp | Angiven projekttyp på projektet. |
Kostnadsställe | Angivet kostnadsställe på projektet |
Projektkategori | Angiven Projektkategori på projektet. |
Typ av uppdrag | Angiven Typ av uppdrag på projektet. |
Ersättningsform | Angiven Ersättningsform på projektet. OBS! Ersättningsform och dess bakomliggande inställningar påverkar beräkningar i uppföljningen! |
Projektstatus | Angivet status på projektet |
Status period | Senaste status för projektet under vald period |
Slutbesiktning | Datum för slutbesiktning på projektet. |
Garantitid | Garantitid för projektet på projektet. |
Garantibesiktning | Datum för garantibesiktning på projektet. |
Budg kostnad | Den budgeterade kostnaden på projektet, angiven direkt på projektkortet eller från Budgetmodulen. |
Budget intäkt | Den budgeterade intäkten angiven direkt på projektkortet eller från Budgetmodulen. |
Budget TB | Det budgeterade täckningsbidraget (Budgeterad intäkt minus Budgeterad kostnad). |
Budg TG% | Täckningsgrad utifrån budgeterad intäkt och kostnad (Budgeterad TB dividerat med Budgeterad intäkt). |
Budg timmar | Budgeterade timmar från projektkortet. |
Prognos timmar | Prognostimmar från projektkortet. |
SLP intäkt | Slutlägesprognosens intäkt angiven direkt på projektkortet eller från Prognosmodulen. |
SLP kostnad | Slutlägesprognosens kostnad angiven direkt på projektkortet eller från Prognosmodulen. |
TB (SLP) | Täckningsbidrag (SLP intäkt minus SLP kostnad). |
TG% (SLP) | Täckningsgrad (SLP TB dividerat med SLP Intäkt). |
SLP prognos | Visar aktuell period för aktuell prognos, från Prognosmodulen |
SLP perioddatum | Sista datum för bokförda kostnader & intäkter i som finns med i prognosen. |
Bokf kostnad ÄTA | Samtliga ÄTA-kostnader i projektet. Dvs summan av leverantörsfakturor och schablonkostnader för egna inrapporterade timmar och orderrader (egna maskiner, eget material, egna fordon etc). |
Bokf intäkt ÄTA | Samtliga bokförda ÄTA-intäkter i projektet. |
S:a bokf kostnad | Samtliga bokförda kostnader i projektet inklusive ÄTA-kostnader. Dvs summan av leverantörsfakturor och schablonkostnader för egna inrapporterade timmar och orderrader (egna maskiner, eget material, egna fordon etc). |
S:a bokf intäkt | Samtliga bokförda intäkter i projektet inklusive ÄTA-intäkter. |
Upparb intäkt | Beräknas olika beroende av projektets ersättningsform. Löpande projekt: Bokförd kostnad + påslag. För fastprisprojekt kan den upparbetade intäkten beräknas på två sätt:
OBS att projekten måste ha rätt ersättningsform angivet samt att dessa är korrekt markerade (som fastpris eller löpande) i bakomliggande inställningar under Administration-Inställningar-Typer-Ersättningsform. |
Upparb ej fakt | Ej fakturerade debiterbara orderrader, timmar och kostnader, inklusive påslag. OBS! Används för löpande projekt. För fastprisprojekt används Fakturerbart. Se lathund för SVA. |
TB | Täckningsbidrag (bokf intäkt/bokf kostnad). |
TG% | Täckningsgrad TB / intäkt*(100). |
Aktuellt TB | Upparbetad intäkt - bokf kostnad. |
Fakt. Next | Totalt fakturerat från Fakturamodulen i Next Project. Dvs ej fakturerat i annat system. |
Bokf timmar | Totalt antal bokförda timmar i projektet. |
Bokf timmar ÄTA | Timmar bokförda på ÄTA. |
AO kostnad | Utförd kostnad i Arbetsordermodulen. Dvs enbart kostnad för orderrader. Inkluderar inte kostnader för leverantörsfakturor och inrapporterade timmar. |
AO intäkt | Utförd intäkt i Arbetsordermodulen. Dvs enbart intäkt för orderrader. Inkluderar inte upparbetade intäkter för leverantörsfakturor och inrapporterade timmar inkl påslag. |
AO TB | Orderradernas intäkter - kostnader |
AO TG% | Orderradernas täckningsgrad (TB / intäkt * 100). |
Fakturerbart | Upparbetad intäkt - bokförd intäkt. Används främst för fastprisprojekt. För löpandeprojekt, används Upparbetat ej fakturerat. Se lathund för SVA. |
Betalplan inköp | Summa betalplaner från inköpsmodulen. Dvs betalplan för kostnader mot leverantörer. |
Betalplan intäkter | Visar Summa lyft/dellyft från betalplanen mot kund för projektet. |
Betalplan innehållet | Visar innehållet belopp från betalplanen mot kund. |
Betalplan utfall | Visar Betalplan intäkter minus Betalplan inköp. |
Periodkolumner
I de fall intervallfilter används är det period-kolumner som visar belopp för perioden. Standardkolumnerna beskrivna ovan, tar inte hänsyn till perioden.
Filterfunktion
Använd funktionen Visa underliggande data tillsammans med uppgifter på projektkortet och filter för att ta fram information för hela eller delar av företaget.
Markera en mapp i Trädvyn, sätt/välj ditt filter i projektöversikten och tryck på ikonen för Visa underliggande data (ovanför Trädvyn). Next Project summerar alltid uppåt, vilket gör det enkelt att få en snabb överblick. Exemplet visar alla pågående projekt under mappen Byggservice.
Favoritfilter
Favoritfilter är en funktion för att spara olika kolumnfiltreringar för snabb tillgång. OBS att funktionen endast hanterar vilka filter som är valda, inte vilka kolumner som är aktiva.
Skapa ett favoritfilter genom att filtrera på de kolumner du är intresserad av, klicka på Stjärn-ikonen, Nytt filter och namnge ditt favoritfilter.
För att öppna ett favoritfilter. Klicka på Stjärn-ikonen och välj vilket filter du vill aktivera.
Exempel på användbara filter
Projekt med viss ersättningsform
Filter sätts på ersättningsform och förslagsvis även status. Exempel för att ta fram löpande projekt som inte är avslutat, eller av typen administrativ nod, i hela bolaget. Ersättningsform = Löpande räkning samt Projektstatus ej lika med Administration eller Avslutat. (Alternativt väljs de projektstatusar som ska visas.)
Pågående projekt under viss period
För att få fram en korrekt lista över vilka projekt som varit pågående under en viss period är det viktigt att tänka på följande:
Se till att projekten alltid är i rätt status
När ett projekt avslutas, acceptera systemets förslag på projektslutdatum eller ange ett eget datum
I projektöversikten, använd intervallfilter och ange en period. I exemplet nedan har perioden januari t o m september 2022 angivits.
Projektstatus visar projektens dagsaktuella status.
Status period visar vilken status projekten senast hade, inom angiven period.
I kolumnen för Status period används filterfunktionen för att ange de projektstatusar som är relevanta inom angivet tidsintervall. Listan visar de projekt som haft någon av de angivna statusarna i perioden och i kolumnen för Projektstatus kan man se att två projekt är avslutade efter perioden samt i kolumnen Projektslut, vilket datum det avslutades.
Projekt med höga kostnader och låga intäkter – evt möjliga att fakturera
För att hitta vilka projekt där vi kan ligga efter i eller vara aktuella för fakturering kan följande filter och sortering användas.
Sätt filter på de projektstatusar som är relevanta och sortera sedan kolumnen TB (klicka på kolumnen en eller två gånger), så att projekten med sämst TB kommer överst. I exemplet nedan kan vi snabbt se flera projekt att undersöka om vi kan fakturera, eller om det finns någon anledning (t ex en avtalad betalplan) som gör att vi inte kan det just nu.
Om det är många projekt i listan kan man komplettera genom att sätta filter på kostnader över en viss summa och intäkter under en viss summa.
Uppdatera projektinformation
Det går även att uppdatera projektinformation (Projektkategori, Projekttyp, Typ av uppdrag, Ersättningsform och status), direkt i projektöversikten. Det gör du genom att markera aktuellt fält, klicka på nedåtpilen och ange det nya värdet.
