I Next Project hanterar du dina projektprognoser; du kan skapa så många prognoser du vill och har möjlighet att kontinuerligt se förändringar och utveckling i prognoserna.
Verktygsfält
I verktygsfältet i prognosfliken finns följande knappar:
+ | Skapa ny prognos |
Spara | Spara prognos |
Ta bort | Ta bort prognos, endast olåsta |
Uppdatera Prognos | Läser av alla kostnader och intäkter för den valda perioden och uppdaterar prognosen med eventuella förändringar. |
Skriv ut | Skriv ut pdf med prognos |
Prognosen är ett verktyg med mycket information; nedan är en sammanfattning av alla kolumner och deras betydelse i prognosen. Vi börjar med de övre kolumnerna som visas på prognosraden.
Kolumner
Notering | Gör en kommentar på prognosen |
Skapad | Datum när prognosen skapades |
Skapad av | Vem som skapade prognosen |
Ändrad | Datum då prognosen senast ändrades |
Modifierad av | Personen som senast ändrat prognosen |
Låst | En låst prognos kan inte ändras |
Aktiv | En aktiv prognos är den som används för övervakning. Den fungerar som grund för Intäktsredovisning (SVA) och är prognosen som visas på projektkortet och i projektöversikten i Next Project. |
Lås datum | Datumet då prognosen låstes. |
godk 1 | Godkänd av. |
godk 2 | Godkänd av. |
Period | Benämning av prognosens period. |
Version | Prognosversionen, flera versioner kan finnas för samma period. |
Budgetrevision | Visar vilken budgetrevision prognosen är skapad på. Skapas alltid på den senaste budgetrevisionen. |
Periodstart | Det datum som prognosen inkluderar kostnader och intäkter från. |
Period slut | Det datum som prognosen inkluderar kostnader och intäkter till. |
Bokförda kostnader | Totala bokförda kostnader i prognosen fram till perioddatum. |
Bokförda intäkter | Totala bokförda intäkter i prognosen fram till periodens datum. |
Återstående kostnad | Budgeterad kostnad minus bokad kostnad för perioden. |
Återstående intäkter | Budgeterade intäkter minus bokförda intäkter för perioden. |
SLP kostnad | Prognos Slutföringskostnad totalt enligt den avstämda prognosen. |
SLP Intäkter | Prognos Slutförande intäkt totalt enligt den avstämda prognosen. |
SLP TB | Täckningsbidrag baserad på SLP kostnad och intäkter. |
SLP TG% | Bidragsmarginal procent baserad på SLP kostnad och intäkter. Ligger till grund för SVA-beräkningen i Next Project. |
SVA | Successivt Vinstavräkning. Grund för redovisningen av SVA. Beräknat som (Bokförd kostnad i perioden / (1-TG SLP%)) - Bokförd intäkt. |
Tidigare SLP kostnad | Tidigare prognos bedömda totalkostnader. |
Tidigare SLP intäkt | Tidigare prognos totala bedömda intäkter. |
Tidigare SLP-Täckningsbidrag | Tidigare prognos täckningsbidrag. |
Föregående SLP TG% | Tidigare prognos täckningsbidragsprocent. |
Tidigare SVA | Tidigare prognos SVA. |
Kommentar | Möjlighet att skriva en kommentar till prognosen. |
Prognosvyer
När du skapar en prognos kommer standardvyn att vara kontostandard.
Vyer kan när som helst ändras. Valen är alla kombinationer av konto, aktivitet och plats. Även om vyerna kan ändras när som helst rekommenderas det starkt att justeringar endast görs i en av dessa vyer per prognos.
Kostnad/intäkter
När en budget skapas enligt beskrivningen i "budget-med-aktivitet-och-lage-i-next-project-nya-budget" kan du nu skapa en prognos. I Next Project rekommenderar vi att du börjar ditt prognosarbete genom att skapa en initial prognos som vi kallar "baseline"-prognosen. Denna prognos ska inte inkludera några bokade kostnader utan är en "tom" prognos som stämmer överens med vår budget i projektet. Anledningen till att skapa en baslinjeprognos är att kunna följa utvecklingen av prognosen från dag ett av projektet.
Prognosen ger oss möjligheten att:
Övervaka ett projekts ekonomi över tid
Analysera konton i en budget
Hantera ÄTA (tilläggsarbete)
Hantera olika former av kostnadsjusteringar
Gör slutliga kostnadsjusteringar
Ge underlag för SVA (Successiv vinstavräkning)
Skapa en prognos
För att skapa en prognos, följ dessa steg – processen är densamma oavsett om du skapar en baslinjeprognos eller en "vanlig" prognos under projektet. Skillnaden är att i baslinjeprognosen ser du till att inga kostnader eller intäkter ingår i prognosen, hantera detta i steg 4 nedan.
Gå till fliken Prognos.
Tryck på + för att skapa en ny prognos.
Fyll i Perioden för att ange vilken period prognosen avser. Detta har inget med kostnader/intäkter att göra utan är endast information om när prognosen görs och vilken period den avser.
Fyll i periodens datum. Detta är den datumperiod som du vill inkludera bokade kostnader och intäkter. Om du till exempel gör en prognosavstämning fram till slutet av september ska perioddatumet vara till exempel 2022-09-30. För baslinjeprognosen: Datumet bör vara före det första datumet då det finns bokade kostnader eller intäkter i projektet. Kolla fliken Bokad kostnad/varv i Next Project för att se vilket som är första datumet med bokade kostnader om du är osäker. Alternativt kan du ställa in datumen långt tillbaka i tiden för att säkerställa att inga transaktioner ingår.
Spara. Nu kan du börja stämma av dina konton för att bedöma återstående kostnader och intäkter i din prognos. Se avsnittet nedan.
Att stämma av kostnader och intäkter i en prognos
Efter att ha skapat en prognos kommer Next Project att hämta alla kostnader och intäkter som bokförts på varje konto för perioden. Alla konton listas i prognosen och här kan du stämma av köp, slutkostnader m.m.
På prognosfliken finns det många kolumner – nedan är en sammanfattning och beskrivning av dessa:
Sektion | Kolumn | Beskrivning |
| Notering | Prognoskommentar från avstämnings-dialogen |
| Varning | När en gul ikon visas finns det en varning. Ställ muspekaren på ikonen för att se varningsmeddelandet. |
| Aktivitet | Aktivitetskod och namn |
| Läge | lägeskod och namn |
| Konto | Kontonummer och namn |
Kalkyl | Kalkylerad kostnad | Kalkylerad kostnadfrån fliken Budget |
Kalkyl | Justering | Justerat belopp från fliken Budget |
Aktuell budget | Produktionsbudget | Produktionsbudget från budgeten (Anbudsuppskattning + Justerad) |
Aktuell budget | ÄTA 1 | Budgeterad ÄTA av kostnadsregleringstyp 1 |
Aktuell budget | ÄTA 2 | Budgeterad ÄTA av kostnadsregleringstyp 2 |
Aktuell budget | Totalt | Totalt budgeterat ÄTA |
Aktuell budget | Nuvarande produktionsbudget | Produktionsbudget + ÄTA Budget |
Aktuell budget | Budgettimmar | Timmar i budget: Resurs med enhet (tim), Antal och ett konto med arbetsattribut. |
Inköp | Inköpsbudget | Budgeterad summa från inköp |
Inköp | Kontraktsumma | Inköpt totalt från upphandling |
Inköp | Vinst | Köpvinst |
Bokfört | Totalt bokat | Total bokförd kostnad på kontot |
Bokfört | Exkl ÄTA | Bokade kostnader på projektet exklusive bokade ÄTA-kostnader |
Bokfört | Totalt | Total ÄTA kostnad på kontot |
Bokfört | Bokade timmar | Sammanfattning av de bokade timmarna |
Bokfört | Bokat totalt | Total bokad kostnad |
Återstående | Av produktionsbudget | Nuvarande produktionsbudget - total bokförd kostnad |
Återstående | Prognos | Kolumn för att stämma av resterande kostnad på kontot enligt din bedömning – du kan skriva direkt eller stämma av i avstämningen. |
Återstående | Prognos (inkl ÄTA) | Kolumn för att stämma av återstående ÄTA-kostnad på kontot enligt din bedömning – du kan skriva direkt. |
Prognos | SLP | Bedömd slutkostnadsprognos på kontot enligt avstämning. |
Prognos | Föregående SLP | Beräknat tidigare slutkostnadsprognos på kontot enligt avstämning, tittar på föregående prognos. |
Avvikelse från budget | Avvikelse från budget | Avvikelse på kontot (Återstående från budget jämfört med din prognos). Beräknat kvarstående från budget minus SLP. |
Avvikelse från budget | Föregående SLP | Avvikelse från föregående prognos |
Återstående | Beräknad kostnad | Aktuell produktionsbudget - bokförd kostnad och inköpsvinst |
Avstämma kostnadskonto
För att stämma av ett konto i prognosen kan du göra det på två olika sätt.
Ange återstående kostnad manuellt i kolumnen
Klicka i rutan "Prognos" och ange din beräknade återstående kostnad.
Tryck på Tab eller klicka i nästa cell för att fortsätta.
Om du trycker på Enter kommer Next Project alltid att välja värdet i kolumnen "Remaining from Budget", vilket är Next Projects beräknade återstående kostnad baserat på Budget minus Bokad .
Stäm av kostnad/intäkter via dialogrutan Avstämning
Här kan du göra en djupare avstämning där du kan se en heltäckande bild av alla kostnader på det specifika kontot. Se avsnittet nedan.
Arbeta med detaljerad kontoavstämning via avstämningsdialogen
I kontoavstämningen kan du få en överblick över ett konto du arbetar med i prognosen. Här kan du se mer information om evenemang och planen för köp på kontot.
Dialogrutan består av flera fält:
Produktionsbudget: Totala budgeten för det här kontot/aktiviteten/läget inklusive ÄTA.
Budget: Innehåller raderna från budgetfliken som matchas mot denna kombination av konto/aktivitet/läge
Prognoskommentar: Kommentera kontot kopplat till prognosen. Visas även i budgeten.
Inköp: Alla köprelaterade föremål kopplade till kontot. Den visar budget, inköpsvinst och köpsumma för inköp på det aktuella kontot.
Betalningsplan: Vid avstämning av kostnadskonton visas eventuell upprättad betalningsplan med leverantören. Se avsnittet Inköp för mer information.
Bokfört: Visar alla transaktioner på kontot.
ÄTA: Visar ÄTA där det finns beräknade orderrader där det aktuella kontot ingår.
Egna justeringar: Möjlighet att göra löpande kostnadsjusteringar på kontot, vilket påverkar kontots resultat och prognos.
Sammanställning: Produktionsbudget: Budget inklusive justeringar och ÄTA;
ÄTA: ÄTA budget på kontot;
Nuvarande budget: Produktionsbudget + ÄTA;
Egna justeringar: Kostnadsjusteringar gjorda i rutan Egna justeringar;
Prognos: Aktuell prognos för kontot;
Bokat: Alla bokade kostnader på kontot;
Återstående: Återstående kostnader på kontot inklusive egna justeringar.
Du kan enkelt stega mellan konton för att stämma av ett och ett. När en justering av ett konto görs i Egna justeringar är fältet i prognosvyn låst.
Avstämning av intäkter
För att stämma av projektintäkter i prognosen, klicka på fliken Intäkter, välj intäktskontot och klicka på Visa avstämning.
Om du arbetar med en betalningsplan har du möjlighet att stämma av din betalningsplan på ett bekvämt sätt. I likhet med kostnader kan du se ÄTA, bokade intäkter och göra justeringar.
Lås och ställ in prognosen som aktiv
När du är klar med prognosen och har stämt av alla konton på kostnads- och intäktssidan låser du prognosen och ställer in den som aktiv. Det blir då den tillämpliga prognosen för projektet och kommer att återspeglas i Projektöversikten och på Projektkortet. SVA kommer också att kopplas till den aktuella prognosen.
För att låsa prognosen klickar du i rutan "Låst", så får du frågan om du vill spara och ställa in prognosen som aktiv. Svara Ja om så är fallet. Du kan alltid låsa upp prognosen senare.
Skriv ut prognos
I Next Project finns en prognosrapport som du kan skriva ut eller ladda ner. Du hittar den under PDF-knappen på fliken Prognos. Du kan också ladda ner prognosen eller mejla den direkt från Next Project. Prognosrapporten visar inga markeringar och bör betraktas som en intern prognosrapport.
