Den här artikeln beskriver hur du som leverantör använder Next Portal. I portalen kan du administrera behörigheten för din egen personal så att personerna själva kan checka in och ut i Next Personalliggare via Next Mobile. Artikeln beskriver även hur du kan administrera ditt eget användarkonto.
Next Portal är endast utvecklad för att användas på en dator. Next Personalliggare används på en mobil eller på en platta.
Slutföra registreringen av användare
Du har från något företag som du arbetar åt, fått en inbjudan att använda Next Portal. Börja med att följa instruktionerna i inbjudan.
När du har klickat på länken i inbjudan så kommer du till en sida där du ska ange ett lösenord. Lösenordet måste vara minst 8 tecken långt, innehålla minst en bokstav och innehålla minst ett tecken som inte är en bokstav.
Spara länken som ett bokmärke i din webbläsare så att du enkelt kommer åt portalen nästa gång du vill logga in till portalen.
Logga in
Har du sparat länken till Next Portal som ett bokmärke så klickar du på den sparade länken. Du kommer då till Next Portals inloggningssida. Om du inte har sparat länken som ett bokmärke så hittar du länken i den inbjudan som du fick för att börja använda Next Portal.
På inloggningssidan anger du ditt användarnamn (din e-postadress) samt det lösenord som du angav när du slutförde registreringen av din användare. Klicka därefter på ´Logga in´. Om du har glömt ditt lösenord klickar du på länken ´Har du glömt ditt lösenord´ och följer instruktionerna som följer.
Startsida
På startsidan ser du samtliga projekt som du har blivit tilldelad. Dessa projekt kan du se information om samt administrera personalliggarbehörighet till. Listan av projekt är grupperad utifrån vilken status de har.
För att se mer information om ett projekt eller för att komma till administrationen av personalliggarbehörigheten för ett projekt så klickar du på projektet i listan.
Projekt
När du har klickat på ett projekt i projektöversikten så kommer du till en bild där du kan se detaljerad information om projektet, exempelvis kontaktuppgifter till projektets projektledare och kund.
Vill du gå tillbaka till projektöversikten så klickar du på ´/Startsida´ uppe till vänster eller höger på sidan.
Personalliggare
Till vänster i bilden finns ett menyalternativ som heter ´Personalliggare´. Om du klickar på det menyalternativet så kommer du till administrationen för personalliggaren.
Det är på den här sidan som du lägger till och administrerar användare för din personal. Du kan även Checka in och ut de registrerade användarna från den här sidan.
Varje person som visas i listan är registrerad som kontaktperson hos ditt företag. Personerna kan antingen vara upplagda av dig i Next Portal eller av det projektansvariga företaget inne i Next Project. Observera att även du själv finns med som person i listan.
Om du själv vill kunna checka in och ut via mobilapp:en så måste du registrera en användare till dig själv, se avsnitt ”Lägg till ny användare för din personal”.
Lägg till ny användare för din personal
Nedan beskrivs hur du går till väga för att lägga till ny personal
Klicka på ´+´-knappen högst upp till höger.
Det öppnas då en dialog där du ska fylla i uppgifter om användaren.
Fyll i följande:
Namn: Namnet på den som du skapar användaren till
Person/Orgnr: Du behöver ange ett personnummer för att kunna skapa användaren, då personaliggarfunktionaliteten kräver person-/organisationsnummer.
Distribuera info via: I denna ruta klickar du i det distributionssätt som du vill att inbjudan går ut via.
(OBS! Innan du väljer sms som distributionssätt, kontrollera först med det företag som har gett dig behörigheten om sms-tjänsten är konfigurerad).Mobil: Om du vill skicka ut inbjudan via sms så måste du ange ett mobilnummer
E-post: Om du vill skicka ut inbjudan via e-post så måste du ange en e-postadress.
Användarnamn: Här anger du ett användarnamn till personen, exempelvis kalle. Du kommer märka att det efter fältet dyker upp en ”.” med en efterföljande kod, ex MFX. Användarnamnet som personen kommer att få består dels av det namn som du skriver + ”.” + koden, exempelvis kalle.MFX.
Lösenord: Ge användaren ett lösenord.
Kopplad till projekt: Denna ruta måste vara markerad med en bock om användaren ska kunna checka in och ut till projektet.
Klicka på Spara. Det går nu ut en inbjudan till personen via det distributionssätt som du valt.
Koppla befintlig användare till nytt projekt
Om du har lagt upp en användare åt en person på ditt företag så behöver du inte lägga upp en ny användare till personen för varje projekt som denne ska kunna checka in och ut till i personalliggaren. För att koppla användaren till ytterligare ett projekt gör du enligt följande:
Gå till startsidan och klicka på det projekt som du vill ge användaren behörighet till.
I Projekt-bilden klickar du på Personalliggare.
Då ser du alla användare som du har registrerat. Om du inte hittar personen som du ska ge behörighet till eller om personen saknar användarnamn (klicka på personen för att se om den har användarnamn), så får du lägga till en ny användare (se avsnitt ”Lägg till ny användare för din personal”).
För att koppla en av de befintliga användarna till projektet så klickar du i rutan som visas i kolumnen ´Kopplad till projekt´.
Klicka på disketten i det högra hörnet för att spara.
Ändra lösenord till användare eller Skicka ny inbjudan
Här beskrivs hur du går tillväga om en användare glömmer bort sitt lösenord eller om du behöver skicka en ny inbjudan. Du gör detta under ´Personalliggare´, enligt följande:
Klicka på användaren i listan.
I dialogen anger du ett nytt lösenord.
Ange hur du vill distribuera den nya inbjudan i rutan ´Distribuera info via´. Beroende på om du väljer sms eller e-post så behöver du ange ett mobil-nummer eller en e-postadress. (OBS! Innan du väljer sms som distributionssätt, kontrollera först med det företag som har gett dig behörigheten om sms-tjänsten är konfigurerad).
Klicka på knappen ´Spara och skicka ny inbjudan´
En ny inbjudan går nu ut till den aktuella användaren via det distributionssätt som du har valt.
Ta bort användare
Här beskrivs hur du går tillväga om du vill ta bort en användare. Du gör detta under ´Personalliggare´, enligt följande:
Klicka på ikonen för papperskorg bredvid användarens namn.
Du får då en fråga om du verkligen vill ta bort användaren. Klicka på ´Ja´ om du vill ta bort användaren eller ´Nej´ om du har ångrat dig.
Administrera användarkonto
Om du behöver ändra några av dina användaruppgifter, exempelvis om du vill byta lösenord – gör enligt följande:
Klicka på knappen ´Användarkonto´
Vill du ändra lösenord anger du först det gamla lösenordet i fältet ´Nuvarande lösenord´. Därefter anger du det nya lösenordet två gånger i fält ´Nytt lösenord´ och ´Bekräfta lösenord´.
Lösenordet måste vara minst 8 tecken långt, innehålla minst en bokstav och innehålla minst ett tecken som inte är en bokstavNär du är klar, klicka på ´Verkställ´.