I Next Project håndterer du, i tillegg til hovedavtaler, også avvik og ÄTA i prosjektene dine.

Nedenfor presenterer vi funksjonen rundt avvik, som kan ses som en spørsmål/svar-delen i Next Project. Når et avvik er godkjent av bestilleren, kan du enkelt konvertere det til en ÄTA der du deretter gjør de økonomiske reguleringene.

I Next Project jobber du med avvik/spørsmål svar gjennom modulen Avvik, som ligger til venstre for ÄTA-fanen. Her registrerer du avvik, oppgir informasjon om dem, og kommuniserer med mottakeren av avviket via muligheten til e-postkommunikasjon.

Verktøylinjen i avviksmodulen

I verktøylinjen for avvik er følgende knapper tilgjengelige:

Registrer et avvik

For å opprette et avvik, klikk på det grønne plusstegnet. En dialogboks vises der du fyller ut informasjon om avviket. Fyll inn grunnleggende informasjon og klikk deretter på Legg til. Fyll deretter inn ytterligere informasjon, detaljer, i høyre del av avvikene.

Send avvik

Når et avvik er opprettet, kan du selvfølgelig sende det til mottakeren din. Dette kan du gjøre på forskjellige måter:

• Send e-post direkte fra Next

• Ta ut en PDF og send fra for eksempel Outlook.

For å sende avvik fra Next Project, klikker du på knappen Send e-post. Velg mottaker, du kan skrive inn din egen e-postadresse.

Velg deretter e-postmal eller skriv et eget emne og innhold. Hvis du mangler e-postmaler, se artikkelen om E-post eller kontakt vår support.

Velg også eventuelle vedlegg som du har knyttet til avviket, og send det deretter til mottakeren din. E-posten sendes nå via Next Project og vil vises under fanen Kommunikasjon inne i Next Project, der du kan se alle sendte oppføringer.

Fanen Kommunikasjon

I fanen Kommunikasjon kan du se sendte avvik som har blitt sendt fra Next Project.

Du kan merke en kommunikasjonsoppføring som et beslutningspunkt og legge ut egne meldinger du ønsker å sende, det blir som en logg over kommunikasjonen i avviket.

Fanen Dokument

Under fanen Dokument finner du alle tilknyttede bilder og dokumenter som hører sammen med avviket. Her kan du sende dem på e-post til kunden, og hvis du har Next Docs, sjekke ut og redigere dokumentene.

Opprett ÄTA fra avvik

En stor styrke i avviksmodulen er at du direkte kan opprette en ÄTA fra et avvik for å gjøre en økonomisk regulering av avviket.

Klikk på knappen Opprett ÄTA fra avvik og fyll inn informasjon om ÄTA-en. Klikk deretter på Legg til, så opprettes en ny ÄTA som du deretter kan rapportere tid og kostnader mot. Du kan også fakturere ÄTA-en og ta ut forskjellige rapporter.

Avviksrapporter

Som et alternativ til å sende e-post direkte fra Next, kan du også ta ut forskjellige rapporter fra Avviksmodulen for deretter å sende dem fra enten Next eller som en vedlagt PDF i din vanlige e-postklient.

For å ta ut en rapport, klikk på PDF-knappen i verktøylinjen. Du kan her velge mellom to forskjellige rapporter:

• Avvik. En rapport om ditt markerte avvik med mulighet til å tilpasse innholdet.

  

• Avviksjournal. En journal over dine avvik basert på dine valg.