Denne artikkelen gir en innføring i grunnleggende oppsett og bruk av Next Project, inkludert gjennomgang av oppstartsjekklisten for prosjekter. Du vil lære om viktige prosjektfelter som erstatningsform, prosjektleder, kunde og status, samt hvordan integrasjonen mot økonomisystemet fungerer via Next Connect.
Følg oppstartsjekklisten
Hvis du har importert pågående prosjekter (via Excel-fil eller lagt dem inn manuelt), bør du gå gjennom følgende punkter:
- Erstatningsform: Påvirker beregninger i Next samt en oppfølgingsmulighet. Flere alternativer legges til under Administrasjon → Innstillinger → Typer.
- Prosjekttype: Tagging for oppfølging i prosjektoversikten. Flere alternativer legges til under Administrasjon → Innstillinger → Typer.
- Prosjektleder: Ansvarlig for prosjektet. Vises på noen dokumenter og har godkjennelse 1 i tilfeller der du bruker Next e-invoice for håndtering av leverandørfakturaer.
- Prosjektkategori: Tagging for oppfølging i prosjektoversikten. Flere alternativer legges til under Administrasjon → Innstillinger → Typer.
- Oppdragets art: Tagging for oppfølging i prosjektoversikten. Flere alternativer legges til under Administrasjon → Innstillinger → Typer.
- Kunde: Fakturamottaker. Nye kunder legges til i Next (Next er hovedregisteret for kunder) og overføres til økonomisystemet i forbindelse med prosjekteksport.
- Kundereferanse: Merking på kundefakturaen.
-
Status: Gir deg mulighet til å følge prosjektets fremdrift og er en oppfølgingsmulighet i prosjektoversikten. Flere alternativer legges til under Administrasjon → Innstillinger → Typer. Merk! Statuser i prosjektene påvirker muligheten for mobilrapportering og hva som overføres til økonomisystemet. Følgende gjelder i en grunninstallasjon av Next Project:
- Statuser med kode 40 og oppover overføres til økonomisystemet (kan ikke endres).
- Statuser med kode 39–89 vises i Next Mobile (kan endres – ta kontakt med oss hvis du har ønsker).
- Status med kode 90 avslutter prosjektet i Next og økonomisystemet (kan ikke endres).
- Påslagsmal: Gjelder ved løpende fakturering der leverandørfakturaen faktureres videre med prosentvis påslag. Påvirker også oppfølging av opparbeidet inntekt og fakturerbart beløp.
- Budsjett-tabellen: Hvis du ikke jobber med kontobasert budsjett og prognose, kan du legge inn en prosjektovergripende budsjettert kostnad og inntekt samt antall timer.
- Ved behov kan du oppdatere prosjektene med betalingsplaner. Hvis du har kommet et stykke i prosjektene og ønsker å komme à jour med betalingsplanen din, er du velkommen til å ta kontakt med oss for hjelp.
Integrasjoner – Økonomisystem
Hvis du har en integrasjon mellom Next og ditt økonomisystem, kan du sende informasjon mellom systemene ved hjelp av Next Connect. Dette er et separat program som må installeres på datamaskinen din.
Next er hovedsystemet for prosjekter, og disse sendes til økonomisystemet ved prosjekteksport når de har en status med minst kode 40. Når prosjektet eksporteres, følger nye kunder med, samt oppdateringer på eksisterende kunder, til økonomisystemet. Merk! Prosjektnummeret er det som matches mellom Next og økonomisystemet. Når prosjektet er eksportert til økonomisystemet, kan ikke prosjektnummeret endres – det vil da tolkes som et nytt, unikt prosjekt.
- Transaksjoner kan importeres fra økonomisystemet til Next, forutsatt at følgende kriterier er oppfylt:
- Transaksjonen er bokført i en serie som dere har satt opp til å importeres.
Transaksjonen må være bokført på et prosjekt som finnes i Next. De vanligste transaksjonene som hentes, er leverandørfakturaer og manuelle oppføringer. Inntekten fra kundefakturaen mottas direkte i Next når fakturaen låses, men det er mulig å velge å hente den bokførte kundefakturaverifikasjonen. I unntakstilfeller kan også lønnstransaksjoner hentes.
Kundefakturaer opprettes og sendes fra Next. Kundefakturagrunnlaget sendes til økonomisystemet for bokføring og oppfølging av betaling, men selve fakturaen sendes fra Next til kunden. Se eget avsnitt om fakturering for viktige ting å huske på. Det er også mulig å fakturere fra økonomisystemet og importere kundefakturaverifikasjoner.
Integrasjoner – Lønnssystem
I Next kan du trekke ut en lønnsfil som tilsvarer den innrapporterte tiden i Next Project. Denne kan importeres i ditt lønnssystem.
- Hver lønnsart som brukes, må ha et tilsvarende valgbart alternativ i Next – for eksempel ordinær tid, overtid helg, kompensasjon, ferie og kjøregodtgjørelse. Hvilke registreringskoder/tidskoder som brukes, finner du i ditt lønnssystem. Se egen veiledning for hvordan akkurat ditt lønnssystem fungerer.
- I forbindelse med lønnskjøringen trekkes lønnsfilen ut fra Next og importeres i lønnssystemet.
- Det som importeres i lønnssystemet, er kun et grunnlag – det er mulig å gjøre justeringer i lønnssystemet før lønnen utbetales.
Statuser i Next
Statuser finnes på prosjekter, arbeidsordrer, endringsordrer, avvik og fakturaer. I noen tilfeller brukes de kun til oppfølging og kontroll, mens de i andre tilfeller fyller flere funksjoner. Du finner statusene under Administrasjon → Innstillinger → Statuser.
Her er noen viktige ting å huske på når du jobber med statuser:
- Statuskoden må være unik.
- Du velger farge ved å skrive fargenavnet på engelsk eller finne en sekssifret fargekode (#000000).
- Eksempler finner du her: Fargekoder HTML
Prosjektstatus
- Statuser med kode 40 og oppover sendes til økonomisystemet. Dette er ikke konfigurerbart.
- Statuser med kode 90 avslutter et prosjekt i Next og i økonomisystemet. Dette er ikke konfigurerbart.
- Statuser med kode 39–89 vises i Next Mobile og er åpne for tilbakemeldinger. Dette intervallet kan konfigureres.
- Endring av status er manuell – det finnes ingen automatisering.
- Kun klientbrukere kan endre prosjektstatus. Vi anbefaler ikke at mobilbrukere gjør dette.
Arbeidsordre- og endringsordrestatus (E&T)
- Alle arbeidsordrestatuser vises i Next Mobile, forutsatt at prosjektet er synlig i Next Mobile.
- Endring av status er generelt en manuell prosess. Det finnes noen valg som kan gjøres, for eksempel å avslutte en arbeidsordre når den faktureres.
Både klient- og mobilbrukere kan endre en arbeidsordrestatus.