Å opprette en ny bruker i Next Project:

Følg oppstartsjekklisten

Hvis du har importert pågående prosjekter (via Excel-fil eller manuelt lagt inn), gå gjennom følgende:

• Erstatningsform: påvirker beregninger i Next samt en oppfølgingsmulighet. Flere alternativer legges til i Administrasjon → Innstillinger → Typer.
• Prosjekttype: Tagging for oppfølging i prosjektoversikt. Flere alternativer legges til i Administrasjon → Innstillinger → Typer.
• Prosjektleder: Ansvarlig for prosjektet. Vises på noen dokumenter og har godkjennelse 1 i tilfeller der du bruker Next e-invoice for håndtering av leverandørfakturaer.
• Prosjektkategori: Tagging for oppfølging i prosjektoversikt. Flere alternativer legges til i Administrasjon → Innstillinger → Typer.
• Oppdrags art: Tagging for oppfølging i prosjektoversikt. Flere alternativer legges til i Administrasjon → Innstillinger → Typer.
• Kunde: Fakturamottaker. Nye kunder legges til i Next (Next = hovedregister for kunder) og overføres til økonomisystemet i forbindelse med prosjekteksport.
• Kundereferanse: Merking på kundefakturaen.
• Status: En mulighet for å følge prosjektets fremdrift samt en oppfølgingsmulighet i prosjektoversikten. Flere alternativer legges til i Administrasjon → Innstillinger → Typer. MERK! Statuser i prosjektene påvirker muligheten for mobilrapportering og hva som overføres til økonomisystemet. Følgende gjelder i en grunninstallasjon av Next Project: ▪ Statuser med kode 40 og oppover overføres til økonomisystemet (kan ikke endres). ▪ Statuser med kode 39-89 vises i Next Mobile (kan endres, ta kontakt med oss hvis du har ønsker). ▪ Status med kode 90 avslutter prosjektet i Next og økonomisystemet (kan ikke endres).
• Påslags mal: Gjelder ved løpende fakturering der leverandørfakturaen faktureres videre med prosentvis påslag. Påvirker også oppfølging av opparbeidet inntekt og fakturerbart beløp.
• Budsjett-tabellen: Hvis du ikke jobber med konto-basert budsjett og prognose, kan du legge inn en prosjektovergripende budsjettert kostnad og inntekt samt antall timer.
• Ved behov, oppdater prosjektene med betalingsplaner. Hvis du har kommet en bit i prosjektene og ønsker å komme à jour med betalingsplanen din, ta kontakt med oss for hjelp.

Integrasjoner

Økonomisystem

Hvis du har en integrasjon mellom Next og ditt økonomisystem, kan du sende informasjon mellom systemene ved hjelp av Next Connect. Dette er et separat program som må installeres på datamaskinen din.

Prosjekter: Next er hovedsystemet for prosjekter, og disse sendes til økonomisystemet ved prosjekteksport når de har en status med minst kode 40. Når prosjektet eksporteres, følger nye kunder med, samt oppdateringer på eksisterende kunder, til økonomisystemet. MERK! Prosjektnummeret er det som matches mellom Next og økonomisystemet. Når prosjektet er eksportert til økonomisystemet, kan ikke prosjektnummeret endres, da det vil tolkes som et nytt, unikt prosjekt.

• Transaksjoner: Transaksjoner kan importeres fra økonomisystemet til Next forutsatt at følgende kriterier oppfylles:
• Transaksjonen er bokført i en serie som dere har satt opp til å importeres.

Transaksjonen er bokført på et prosjekt som finnes i Next. De vanligste transaksjonene som hentes er vanligvis leverandørfakturaer og manuelle oppføringer. Inntekten fra kundefakturaen mottas direkte i Next når fakturaen låses, men det er mulig å velge å hente den bokførte kundefakturaverifikasjonen. I unntakstilfeller kan også lønnstransaksjoner hentes.

Kundefakturaer: Kundefakturaer opprettes og sendes fra Next. Kundefaktura grunnlaget sendes til økonomisystemet for bokføring og oppfølging av betaling, men selve fakturaen sendes fra Next til kunden. Se eget avsnitt om fakturering for viktige ting å huske på. Det er mulig å fakturere fra økonomisystemet og importere kundefakturaverifikasjoner.

Lønnssystem

I Next er det mulig å trekke ut en lønns fil som tilsvarer den innrapporterte tiden i Next Project. Den kan importeres i ditt lønnssystem.

• Hver lønnsart som brukes, må ha et tilsvarende valgbart alternativ i Next, for eksempel ordinær tid, overtid helg, kompensasjon, ferie og kjøregodtgjørelse. Hvilke registreringskoder/tidskoder som brukes, finner du i ditt lønnssystem. Se egen veiledning for hvordan akkurat ditt lønnssystem fungerer.
• I forbindelse med lønnskjøringen trekkes lønnsfilen ut fra Next og importeres i lønnssystemet.
• Det som importeres i lønnssystemet er kun et grunnlag, det er mulig å gjøre justeringer i lønnssystemet før lønnen utbetales.

Generelt i Next

Statuser

Statuser finnes på prosjekter, arbeidsordrer, endringsordrer, avvik, og fakturaer. I noen tilfeller er de kun for oppfølging og kontroll, men i andre tilfeller fyller de flere funksjoner. Statusene finnes under Administrasjon → Innstillinger → Statuser.

Viktig å huske på:

• Statuskoden må være unik
• Velg farge ved å skrive fargen på engelsk eller finne en sekssifret fargekode (#000000)
• Eksempler finnes her: Fargekoder HTML

Prosjektstatus

• Statuser med kode 40 og oppover sendes til økonomisystemet. Dette er ikke konfigurerbart.
• Statuser med kode 90 avslutter et prosjekt i Next og i økonomisystemet. Dette er ikke konfigurerbart.
• Statuser med kode 39-89 vises i Next Mobile og er åpne for tilbakemeldinger. Dette intervallet kan konfigureres.
• Endring av status er manuell, det finnes ingen automatisering.
• Kun klientbrukere kan endre prosjektstatus, vi anbefaler ikke at mobilbrukere gjør det.

Arbeidsordre-/Endringsordre(E&T)-status

• Alle arbeidsordrestatuser vises i Next Mobile, forutsatt at prosjektet er synlig i Next Mobile.
• Endring av status er generelt en manuell prosess. Det er noen valg som kan gjøres, for eksempel å avslutte en arbeidsordre når den faktureres.

Både klient- og mobilbrukere kan endre en arbeidsordrestatus.