Denne artikkelen beskriver hvordan du importerer data til Next Project ved hjelp av det innebygde importverktøyet. Du lærer å gå gjennom hele importprosessen steg for steg, fra opplasting av fil og valg av arbeidsark til matching av kolonner og verdier med Next Projects grunnregistre.
MERK: Nuvo-import må være aktivert i databasen din for at du skal ha tilgang til dette importverktøyet. I alle nye databaser er importfunksjonen aktivert. Hvis det ikke ser ut som instruksjonene nedenfor i din database, kontakt supporten så aktiverer vi det for deg!
I nesten alle moduler kan du importere data fra en fil til Next Project. Dette gjelder for grunnleggende registre som typer, kontoplan og lignende, men også for prosjekter, brukere og leverandører.
Velg fil
Når du velger å importere data fra en modul, vises følgende vindu:
Importdialog, opplastingssteg — velg filformat eller bruk manuell inmatning.
Her kan du enten dra inn filen din, eller velge «Last opp fil» og deretter velge hvilken fil du vil bruke.
Velg arbeidsark
Hvis du har flere ark i filen din, blir neste steg å velge hvilket av arkene du vil bruke i importen. Marker arket og velg fortsett.
Steg 2 i importveiviseren: velg hvilket ark i filen som skal importeres.
Velg kolonnetitler
Neste steg er å velge hvilken rad i dataene som inneholder kolonnetitlene dine. Marker raden som inneholder overskriftene som gjenspeiler innholdet i kolonnene — i dette tilfellet radnummer 9.
Dette trinnet gjør det mulig å ha annen informasjon øverst i filen din, for eksempel eksempeldata eller annen informasjon.
Rubrikval-steget i importdialogen — bekreft riktig kolonneoverskrift før du fortsetter.
Match kolonner med Next Project
Nå er det på tide å matche kolonnene i filen din med kolonnene i Next Project. For hver kolonne i filen din velger du hvilken kolonne i Next Project den tilsvarer.
I mange tilfeller gir systemet forslag direkte, men hvis det ikke er noen forslag, velger du bare selv fra listen.
MERK: Kolonnene må matche 1 til 1 — det vil si at hvis filen din har «Fornavn» og «Etternavn» i to forskjellige kolonner, kan du ikke matche dette med Next Projects kolonner som inneholder både fornavn og etternavn.
Nederst til venstre ser du hvilke kolonner som er obligatoriske i akkurat den importen du gjør. Sørg for at alle kolonnene har en grønn hake, det vil si at de er matchet. I dette eksemplet må du også finne kolonner i filen din som matcher «Fornavn og etternavn», «Primær gruppe» og «Yrkesrolle» før du kan fortsette.
Steget 'Matcha kolonner' — kolonner uten automatisk match må tilordnes manuelt.
Match verdier med Next Project
I samme steg som du matcher kolonnene, kan du også matche verdiene i filen din med verdiene som finnes i grunnregistrene i Next Project.
Tips: Du har også muligheten til å gjøre dette i senere trinn, men det er praktisk å gjøre det direkte her.
For hver verdi i filen din har du muligheten til å angi en tilsvarende verdi i Next Project — for eksempel at «Brukerrettighet» i filen skal tilsvare «Primær gruppe Bruker» i Next Project.
Steget «Matcha kolumner»: kontroller at alle obligatoriske kolonner er matchet før du bekrefter.
MERK: Hvis verdien du ønsker å matche ikke finnes i rullegardinlisten, må du først legge den til i Next Project.
Når du er fornøyd med matchingen av verdiene, klikker du på «Bekreft».
Gjennomgå sluttresultatet
Før du oppretter informasjonen i Next Project, får du muligheten til å gjennomgå den og korrigere eventuelle mangler.
I eksemplet ovenfor ble det ikke oppgitt noen verdier for «Rolle (fra Timepriser) / Yrkesrolle», og da må du velge disse verdiene på dette stadiet. Dette vises ved at feltene blir røde.
Steg 5 «Granska poster»: kontroller feilmarkerte obligatoriske felt før import fullføres.
Hvis du har en stor import, kan du velge å klikke på «Vis alle rader med feil». Da ser du bare radene du trenger å korrigere. Du kan også velge «Hent som Excelfil» for å laste ned en Excelfil der du kan legge til nødvendig informasjon og deretter importere filen på nytt.
Eksportert brukerliste i Excel — kontroller at alle påkrevde kolonner er fylt ut.
Når du ikke lenger har noen feil, klikker du på «Fullfør import».
Gjennomfør importen
Når du fullfører importen, sendes dataene til Next Project og du får en bekreftelse på hvordan det gikk.
Importdialog — bekreftelse vises når importen er fullført uten feil.
I noen tilfeller kan det for eksempel være inkonsekvens i dataene som først oppdages når systemet prøver å opprette dem, og da får du en feilmelding om dette.
Importbekreftelse viser at noen rader ikke ble importert — last ned unntaksfil.
Du får også muligheten til å laste ned en fil med beskrivelse av hva problemet er. I dette tilfellet var brukerne allerede opprettet, og systemet tillater ikke duplikater.
Importfeil-rapport i Excel — sjekk kolonnen Melding for konflikter med eksisterende brukere.
Lykke til!