Next Project logger automatisk alle e-postmeldinger som sendes fra systemet – uansett om de sendes via «Send e-post» eller via rapportfunksjonen. Hver melding registreres med mottakere, vedlegg og leveringsstatus, uten at du trenger å gjøre noe ekstra.
Nødvendig tilgang
For å se den samlede e-postloggen under Administrasjon → Kommunikasjon → E-postarkiv kreves tilgangen «E-postarkiv». Tilgangen er ikke satt på noen gruppe som standard – be systemadministratoren deres om å legge den til på ønsket gruppe under Administrasjon.
Eksisterende e-postarkiv per modul (for eksempel Innkjøp og ÄTA) krever ingen separat tilgang – de vises for alle som allerede har tilgang til modulen. Tilgangen til e-postarkivet er ikke knyttet til prosjekttilganger.
Slik finner du e-postarkivene
Per modul: Åpne den aktuelle posten (for eksempel en ÄTA) og gå til e-postarkivet for å se e-post knyttet til akkurat denne posten. I modulene har du også mulighet til å velge vis alle for å se alle e-poster som er sendt fra den modulen i prosjektet du er inne i.
Samlet visning: Gå til Administrasjon → Kommunikasjon → E-postarkiv for en søkbar oversikt over all e-post som er sendt fra deres Next Project, med kolonner for blant annet avsender, prosjekt og modulreferanse.
Marker en post i loggen for å se mottakere, leveringsstatus per mottaker og vedlegg. Vedlegg kan nå lastes ned direkte derfra.
Slik tolker du leveringsstatus
E-poster som sendes fra databasen deres etter at vi har aktivert denne e-postsporingen, vises med leveringsstatus per e-post og per mottaker:
- Grønn hake – levert
- Rødt kryss – mislykket levering
Statusen oppdateres fortløpende i loggen. E-post med statusen Pending/Venter når normalt frem til mottakeren, og statusen oppdateres deretter.
E-poster som ble sendt før sporingstjenesten ble aktivert, vises kun som sendte e-poster med et nøytralt konvoluttikon merket «Sendt», uten leveringssporing.
Slik sender du til flere mottakere
Ved utsending til flere mottakere velger du om e-posten skal sendes som én felles melding til alle, eller som separate meldinger per mottaker.
Valget gjøres ved hver utsending og lagres ikke automatisk til neste gang.
Vanlige spørsmål
Hvem kan se den fullstendige e-postloggen?
Alle brukere med tilgangen «E-postarkiv», via Administrasjon → Kommunikasjon → E-postarkiv. Logger per modul vises for dem som allerede har tilgang til modulen.
Kan jeg laste ned vedlegg fra loggen?
Ja, for modulene som støtter funksjonen. Unntakene er faktura-e-poster og enkelte systemgenererte varsler, som ennå ikke har en visning i grensesnittet.
Får jeg fortsatt e-post fra support om returnerte e-postmeldinger?
Nei, support sender ikke lenger separate lister over returnerte e-poster. All informasjon om sendingsstatus finnes i stedet direkte i e-postarkivet i Next Project.
Hvordan aktiverer vi den sentrale e-postloggen i databasen vår?
En systemadministrator hos dere legger til tilgangen «E-postarkiv» på ønsket gruppe under Administrasjon.