Den här artikeln beskriver hur du använder tolkning på radnivå i e-Invoice.
Bakgrund
Tolkning på radnivå är en tilläggstjänst till Next e-Invoice och används av de kunder som vill kunna visa upp inköpt material på artikelnivå på sin kundfaktura utan att hänvisa till leverantörsfakturan och/eller ha olika påslag på radnivå i sina inköp. Tjänsten används främst inom installationsbolag.
Förutsättningar
För att kunna använda tjänsten behöver du ha Next Project med tilläggstjänsterna Next e-Invoice, som leverantörsfakturasystem, samt Tolkning på radnivå. Leverantören måste skicka sina fakturor med EDI, det vill säga post- eller mailfakturor fungerar inte för den här funktionen. Vilket distributionssätt leverantörer använder kan du se, om du använder Next e-Invoice idag, genom att gå till Next e-Invoice och sedan Arkiv och kolumnen Ursprung.
Om det finns enheter på leverantörsfakturan som inte finns i Next Project sedan tidigare behöver användaren som skapar orderraderna ha full behörighet på den administrativa rättigheten Enheter.
Om du vill att Next e-Invoice ska prissätta artiklarna med automatik måste angivet artikelnummer på leverantörsfakturan finnas i en prislista och vara unikt, det vill säga samma artikelnummer kan inte användas i flera prislistor. Du som Next-kund ansvarar för att prislistornas á-pris uppdateras i samband med leverantörens prisjusteringar.
Handhavande i Next e-Invoice
När tjänsten är aktiverad i Next e-Invoice och du får en leverantörsfaktura som är skickad med EDI kommer nedan dialog upp i samband med Godk 1 utförs. Har du aktuella artikelnummer från leverantörsfakturan i en Prislista i Next Project kommer ett föreslaget pris presenteras. Du kan alltid göra justeringar på á-priset genom att manuellt justera, använda funktionen ”% Sätt á-pris” där du anger en procentsats alternativt ”Välj kostn/enh som á-pris” där prissättningen får samma som kostnaden på leverantörsfakturan. Om du inte vill göra orderrader av en leverantörsfaktura kryssar du ner rutan.
Orderraderna kommer finnas i Next Project direkt efter du tryckt på OK i dialogen om att skapa orderrader.
Leverantörsfakturan i sin helhet med PDF kommer att komma till Next Project under Bokf kostn/int när leverantörsfakturan är exporterad från Next e-Invoice, bokförd i ekonomisystemet och sedan importerad till Next Project. I detta steg kommer projektet kostnadsbelastas med kostnaden från leverantörsfakturan.
För att få en korrekt uppföljning i projektet bör leverantörsfakturor där orderrader skapats sättas som ej debiterbar i konteringsrutan i e-Invoice för att du inte ska få en förväntad intäkt på både leverantörsfakturan och orderaderna.
Kostnadsbelastning/prissättning
Projektet kommer alltid att enbart kostnadsbelastas genom leverantörsfakturan och inte orderrader som är skapade via Tolkning på radnivå-funktionen. Av den anledningen är det viktigt att leverantörsfakturan både konteras och orderraderna skapas mot samma projekt för att få en korrekt ekonomisk uppföljning. Om du lägger in leverantörens prislista i Next Projects Prislista finns det trots allt fördel att lägga in en kostnad och inte bara ett á-pris om du exempelvis tar material från bilen som du vid ett tidigare tillfälle fått en leverantörsfaktura som inte finns på aktuellt projekt.
Som nämnt tidigare kommer ett föreslaget á-pris upp i dialogen där du skapar orderrader i e-Invoice om artikelnumret på leverantörsfakturan finns en Prislista i Next Project, artikelnumret i Next Projects prislistor måste dock vara unikt. Avvikande prissättningar för ex. ett projekt kan göras på fler sätt i Next, ett exempel är att sätta kundspecifika priser på alla eller delar av en prislista från en grossist. Om det finns fler olika prissättningar på aktuellt projekt/kund kommer prissättningen tas i följande ordning:
-
Projektunikt pris
-
Ramavtal
-
Kundspecifikt pris
-
Ordinarie á-pris
Prissättning kan även göras genom funktionen Påslag (%) som finns på kundnivå i kundregistret samt Projektinformationen. Påslaget kan både vara positivt och negativt och kommer dyka upp först vid fakturering till kund och kommer därmed inte att synas i dialogen där orderrader skapas i Next e-Invoice.
Påslag (%) kommer slå på samtliga orderrader, det vill säga även exempelvis servicebil som är rapporterad från mobilen, med undantag för orderrader som finns i ÄTA-modulen. Påslaget/avdraget utgår alltid från aktuellt á-pris.
Funktionen Påslagsmall som finns på Projektinformationen i Next Project påverkar inte orderrader och därmed inte Tolkning på radnivå-funktionen utan enbart leverantörsfakturor. Påslagsmall i ÄTA-modulen påverkar såväl orderrader som leverantörsfakturor.
Om du i Next Project vill kontrollera om orderraderna är skapade genom ordinarie inrapportering eller via funktionen Tolkning på radnivå kan du gå till aktuellt projekt, arbetsorder/ÄTA och orderrader och titta i kolumnen Leverantörens fakturanr. Om orderraden är skapad via Tolkning på radnivå kommer det stå leverantörsfakturanummer som orderraderna är skapade ifrån i fältet.
Ett annat alternativ är att gå till Next e-Invoice, Arkiv, markera aktuell faktura och trycka på Skapa orderrader. De rader som redan har exporterats är utgråade och kan inte justeras. Ej exporterade rader har en bock i kolumnen Exportera och kan genom att, vid behov kompletteras med ex. pris, exporteras genom att trycka på OK. Om du vill göra om exporten på nytt går du till Next Project och söker upp aktuellt projekt och dess orderrader och raderar dem, efter det återgår du till arkivet i Next e-Invoice och exporterar på nytt.