Denna artikel beskriver hur företag kan informera sina leverantörer i samband med övergången till fakturahanteringssystemet Next e-Invoice. Artikeln innehåller ett förslag på leverantörsbrev i Word-format samt en genomgång av de fält och markeringar i dokumentet som behöver anpassas innan utskick.

I samband med att ni byter leverantörsfakturasystem till Next e-Invoice kan det vara bra att informera era leverantörer om förändringen. På så sätt säkerställer ni att de har rätt uppgifter och får information om önskade referenser – vilket minskar administrationen vid hantering av leverantörsfakturorna. Vi rekommenderar att ni skickar ut leverantörsbrevet tätt inpå eller i samband med övergången till Next e-Invoice, för att undvika att era leverantörer uppdaterar för tidigt eller missar att uppdatera sin information.

Förslag på leverantörsbrev

Längst ner i den här artikeln finns en bifogad Word-fil med ett förslag på leverantörsbrev som ni kan justera och använda. Punkter att ta lite extra hänsyn till vid justeringen är gulmarkerade i dokumentet. Dokumentet är anpassat för att ni ska kunna använda funktionen Autofyll i Next Docs. Hur du kommer igång med Next Docs hittar du här, och hur du använder funktionen Autofyll hittar du här.

Det här behöver du justera i dokumentet

Nedan går vi igenom vad de olika fälten och markeringarna i dokumentet betyder och vad du behöver tänka på när du anpassar brevet.

• #{{!image.logo}} – här kan ni exempelvis lägga till er företagslogga uppe till höger.

• Datum – ändra till det datum ni ska börja använda Next e-Invoice. Kontrollera med er kontakt på Next att önskat datum för implementation kan uppfyllas innan ni skickar ut leverantörsbrevet.

• #{{Företag.Företagsnamn}} – byt ut mot ert företagsnamn.

• #{{Företag.Orgnr}} – ändra till ert organisationsnummer, som är ert "ID" för EDI-fakturor (elektroniska fakturor).

• E-post – ändra till den e-postadress ni kommer att använda för era leverantörsfakturor. De flesta av våra kunder använder en egen e-postadress, exempelvis faktura@företag.se, och sätter sedan upp automatisk vidarebefordran till den adress ni får från Next i samband med uppsättningen av e-Invoice. Observera att e-postadressen bör vara avsedd enbart för leverantörsfakturor – inte för exempelvis fakturafrågor – så att den typen av meddelanden inte skickas till fakturatolkningen.

• #{{Företag.Företagsnamn}}
  #{{Företag.Adressrad 1}}
  #{{Företag.Postnr}} #{{Företag.Ort}} – byt ut mot den postadress dit ni vill att era leverantörer skickar eventuella pappersfakturor. Det finns möjlighet att köpa tjänsten för scanning av pappersfakturor via Next e-Invoice, men merparten av våra kunder använder sin kontorsadress och scannar själva, eftersom det oftast bara är ett fåtal leverantörer som behöver skicka fakturor med post.

• AOxyzes.1 – i leverantörsbrevet är referensexemplet uppsatt så att ni redan i e-Invoice kan markera vilken arbetsorder eller ÄTA (det vill säga en underdimension till projekt i Next Project) som fakturan ska konteras mot. Om ni enbart vill kontera era leverantörsfakturor på projekt kan ni ta bort ".1" så att referensexemplet enbart är AOxyzes. Mer information om hur man arbetar med referenser i Next e-Invoice hittar du här, i filmen "Referensmärkning".

• Fakturor som saknar projektnummer kommer att returneras – här bestämmer ni själva hur tydliga ni vill vara mot era leverantörer. Next e-Invoice returnerar inte automatiskt fakturor som saknar referens.

• , se ovan – justera beroende på vilken adress som anges under Pappersfakturor. Om det är er företagsadress kan det stå kvar som det är. Använder ni en postadress kopplad till e-Invoice för scanning av postfakturor rekommenderar vi att ni istället skriver er företagsadress, för att undvika att tolkarna öppnar påminnelsefakturor och skickar dem vidare till er. Påminnelsefakturor och andra dokument som inte uppfattas som originalfakturor returneras nämligen till er företagsadress för hantering.

• Fakturor som inte motsvarar ovanstående krav kommer att sändas åter till er för komplettering/åtgärd – behåll, formulera om eller ta bort enligt era önskemål. Fakturor som exempelvis saknar referens returneras inte automatiskt.

• namn@ftg.se – byt till en e-postadress dit leverantörer kan vända sig med eventuella frågor.

• #{{Företag.Företagsnamn}} – byt till ert företagsnamn.