Den här artikeln svarar på vanliga frågor som kan uppkomma när man arbetar i Next e-Invoice

Kreditfaktura har ett positivt belopp trots att det är en kredit?  

Det stämmer. Beloppen som anges i Next e-Invoice är alltid positiva. En bock i markerad kolumn (se bild) visar att det har tolkats som kreditfaktura. Fältet kan även hanteras manuellt vid behov.

Jag saknar en faktura i e-Invoice, vad gör jag?  

Kontrollera först att den inte tagits vidare av någon annan genom att gå in i Arkivet. Sök exempelvis på fakturanumret och/eller leverantör. Hittar du den inte där kontrollera att leverantören skickat till korrekt adress, och att fakturan är i PDF-format eller skickad som EDI.

Vilken referens ska jag be om på mina lev.fakturor för att e-Invoice ska tolka in projektet och rätt AO/ÄTA med automatik i e-Invoice?

Referensen ska stå i fakturahuvdet och alltid börja med prefixet AO följt av ett projektnummer, sedan en punkt och tillsist ett arbetsordernummer alternativt ett Ä och ett ÄTAnummer. En referens kan exempelvis vara AO10100.2 för att konteras mot projekt 10100 och arbetsorder 2.

Projektnumret ska alltid följas av en punkt oavsett om ni exempelvis har ett bindestreck som avskiljare mellan projektnummer och AO/ÄTA i ert ekonomisystem, detta då tolkning av leverantörsfakturan och integrationens inställningar till ekonomisystemet inte påverkar varandra. En förutsättning för att redan vid kontering av leverantörsfakturor i e-Invoice kunna sätta rätt AO/ÄTA är projektexporten skickar både projekt samt AO/ÄTA.

En leverantörsfaktura exporteras inte när jag tryckt på knappen i Next Connect, varför?  

Om du håller muspekaren över raden för den aktuella fakturan i vyn Inkomna ej färdigbehandlade så visas ett meddelande som ger en indikation på varför den inte exporteras. Exempel på varför kan vara:  

• Projektet finns inte i ekonomisystemet  

• Start/Slutdatum är utanför perioden för fakturadatumet i ekonomisystemet  

• Kontonumret tillåter till projektkontering i ekonomisystemet 

• Perioden är låst i bokförningsprogrammet.    

Justera felet och gör en ny överföring med Next Connect (EFH) så görs ett nytt försök att skicka fakturan.  

En faktura har i kolumnen för varning, vad ska jag göra? 

Detta indikerar att en faktura från samma leverantör med samma fakturanummer redan inkommit. Den återfinns enklast i Arkivet genom att filtrera på fakturanumret. Kontrollera att det är exakt samma faktura och makulera i så fall dubbletten. Ibland kan vissa företag ange kundnummer som fakturanummer och därför är det inte alltid fallet att detta är en dubblett. Möjlighet finns att korrigera fakturanumret om det visar sig att detta inte är en dubblett.

Kan jag godkänna flera fakturor samtidigt?

Markera flera fakturor genom att hålla nere Ctrl och klicka på respektive faktura. Vill du markera flera stycken i rad håller du nere Shift, klickar på den översta och sedan på den understa.  

Kan man skriva projektets namn i projektrutan i stället för projektnummer?  

Ja, både projekts namn, kontonummer samt kostnadsställe kan du söka genom att skriva namn i stället för nummer.  

Jag har en utländsk leverantörsfaktura, hur ska den hanteras?  

Då behöver du gå in på leverantören i leverantörsregistret och korrigera landskoden på leverantören. Detta tillåter en annan formatering på organisationsnumret. Säkerställ också att du har tänt upp kolumnerna IBAN & Swift/BIC då utländska leverantörer även behöver dessa fält ifyllda. Växling av utländsk valuta sker i ekonomisystemet.  

Vi har felaktigt makulerat en faktura, hur gör jag nu?  

Personer som är med i gruppen e-Invoice Ekonomiadmin har möjlighet att ta tillbaka en makulerad leverantörsfaktura genom att gå till Arkiv, markera den faktura du ska ta tillbaka och sedan trycka på knappen Återställ faktura.

Jag får tillbaka min påminnelsefaktura i ett mail, vad gör jag för fel?  

e-Invoice läser inte in påminnelsefakturor och andra dokument som inte tolkas som en originalfaktura. Dokumentet skickas vidare till kontaktpersonen/mailadressen som finns under Administration – Kontor/företag i Next Project. Gör betalningen direkt i ert ekonomisystem, kom ihåg att projektkontera fakturan så att den kan hämtas in som en kostnad i projektet genom Next Connect.

Projekt tolkas inte trots att projektnumret föregås av AO? 

Projektnumret behöver bestå av siffror för att tolkningen ska fungera. Om projektnummer består av bokstäver tolkas inte leverantörsfakturan. Referens behöver även stå i fakturahuvudet och det är enbart en referens/faktura som kan tolkas.

Problem med att läsa in skannad faktura, vad kan det bero på?

Problem med att läsa in skannad faktura kan bero på dålig upplösning i dokumentet. Rekommendationen är att det ska vara minst 300dpi och i svartvitt.

Kan Next e-Invoice hantera leverantörsfakturor med utländska fakturor?

Ja, leverantörsfakturor kommer att tolkas in som vanligt med angiven valuta på fakturan. Om valutan inte finns sedan tidigare kommer Next Project med automatik lägga upp valutan under 'Administration - Ekonomi - Valuta' och därmed behöver normalt sätt inga förberedelser/inställningar genomföras i Next Project.

Om du får ett felmeddelande vid export av leverantörsfakturan, säkerställ att kod och benämning för valutan är samma i Next Project som ditt ekonomisystem. Värdet på fakturan kommer att konverteras till svenska kronor i och med hjälp av ert ekonomisystem och därmed få värdet i svenska kronor vid import av leverantörsfakturan till Next Project och Bokf kostn/int.