Observera att denna artikel visar Next budgetmodul med dimensionerna Aktivitet och Läge aktiverat. Har ni inte detta i er databas kontakta Next för mer information eller klicka här för att beställa.

 

Next ger dig möjligheten att skapa, redigera och följa upp din produktionsbudget för ett projekt. Budgeten är uppdelad i en kostnads- och intäktsflik. Där kostnaderna kan delas upp i dimensionerna Konto, Aktivitet och Läge.

 

 

Budgetfliken

Kolumner

I budgetfliken finns det flera kolumner som fungerar på följande sätt:

Verktygsfältet

 

I verktygsfältet under budget-fliken finns ett antal knappar, se bild ovan:

Skapa budget

I fliken Budget anger du din budget. Här kan du lägga till budgetrader manuellt med ett konto och en kalkylerad kostnad. Men vi rekommenderar att du importerar budgeten från en kalkyl. Du kan importera kalkyler från Wikells och BidCon eller via Excel. I Wikells finns det ett exportalternativ till Next Project och i BidCon finns det ett alternativ att exportera Resursdata (.SKV).

 

Glöm inte att ange en budget på både fliken Kostnad och fliken Intäkt!

 

Importera budget från fil

Du kan importera kalkyl från Wikells och BidCon eller via Excel. I Wikells och BidCon finns exportmöjlighet till Next Project.

 

Kalkylimport

För att starta importen klicka på ´skapa budget från´ välj sedan ´Kalkyl´

 

I dialogen för kalkylimport så går det att dra och släppa en fil alternativt ladda upp filen från utforskaren. I denna import stöds endast .SKV och .TXT formatet.

 

När filen har laddats upp så går det att byta kontomappning (se mer under avsnittet kontomappning). Utifrån konotmappningen föreslår systemet ett konto där arbetskostnad (Konto för lön) hamnar, detta går att byta i det här steget. Importen känner också av vilket system filen kommer ifrån och ger förslag på vilken data som kan användas som aktivitet i Next. Klicka på fortsätt så läses filen in och bearbetas.

 

 

Eftersom detta är en fil från ett känt system så matchar Next automatiskt rätt kolumn i filen mot rätt kolumn i Next. Som användare har man valet att justera denna matchning.

Detta kan ibland vara nödvändigt om det finns konton eller enheter som Next inte känner till. Konton kommer att matchas mot den Kontomappning som användaren har valt vid importen och mot Next kontoplan. Hittas ingen bra matchning så kan användaren själv matcha konto i filen mot konto i Next.

 

Matchning av fält behöver inte göras i detta steg utan går att hoppa över, vi rekommenderar dock att göra matchningen så tidigt som möjligt i importen.

 

 

Efter matchningssteget så kan användaren granska poster. Här har man möjlighet att redigera sin importdata på liknande sätt som i Excel.

 

 

Next kommer också att informera om de fel som hindrar systemet från att läsa in data. Här kan användaren direkt rätta felen. Det kan dyka upp ett felmeddelande som säger "Massivt fel" detta uppstår om det är väldigt många felaktiga rader i den data som ska importeras. Rekommendationen är att avbryta importen, identifiera felkällan och rätta denna för att sedan göra importen igen.

 

En vanlig felkälla är att kontomappningen inte stämmer överens med kalkylfilen eller att fel kontomappning valdes i början av importen.

 

 

När det inte längre finns några fel så går det att skicka in sin data.

 

 

Sista steget i importen visas en förhandsgranskning av de budgetrader som kan importeras. Det går att redigera importen även här via importalternativen. Via importalternativen så kan Next plocka bort rader med nollbelopp samt summera lika rader. Vid summering av rader så finns också valen att ta bort viss information på rader för att dessa ska gå att summera. Data som kan plockas bort är aktivitet och läge samt kod och beskrivning för de olika resurstyperna i Next.

 

 

Om det redan finns en budget inlagd i systemet så kommer det dyka upp en dialog när importen ska sparas. Då kan man antingen radera den befintliga budgeten eller göra en kompletterande inläsning av nya rader.

 

 

 

Excel/Data

Via Excelimporten kan du hämta in en budget från i princip vilket kalkylprogram som helst genom att lägga in exporterad data från kalkylsystemet i en Excelfil. Filen ska endast innehålla en typ av data per kolumn men i övrigt så hanterar Next import filen oavsett namngivning och kolumnordning.

 

För en ännu enklare import så finns det en mall att ladda hem på importens första sida.

 

Filformat som stöds av importen är XLS(X), CSV, TSV, XML och JSON

 

Förutsättningen för att kunna importera en Excel-fil är att Kontonumret och Projektnummer finns uppsatt i Next. Så länge du har det kan du läsa in en fil från i princip vilket program som helst via Excel-importen:

 

För att läsa in en fil så drar och släpper- alternativt väljer en fil från utforskaren att ladda upp i dialogen.

 

 

Om filen innehåller flera blad så välj de blad som skall importeras. Välj sedan vilken rad i filen som innehåller rubriker som i nästa steg kommer användas för att matcha data i filen mot Next.

 

Om mallen från Next används så har kolumnerna matchats per automatik. Next kommer försöka att matcha kolumnerna även i andra filer om någon kolumn skulle sakna matchning så går det i detta steg att matcha detta manuellt.

 

För vissa kolumner går det också att matcha data i filen mot specifik data i Next. Exempelvis: Konto, Enhet och aktivitet. Det är inte obligatoriskt att matcha varje konto mot ett motsvarande konto i Next. Det rekommenderas däremot att det görs i detta steg alternativt att importen avbryts och grunddatan i filen eller Next uppdateras.

 

 

Efter matchningssteget så kan användaren granska poster. Här har man möjlighet att redigera sin importdata på liknande sätt som i Excel.

 

Next kommer också att informera om de fel som hindrar systemet från att läsa in data. Här kan användaren direkt rätta felen. Det kan dyka upp ett felmeddelande som säger "Massivt fel" detta uppstår om det är väldigt många felaktiga rader i den data som ska importeras. Rekommendationen är att avbryta importen, identifiera felkällan och rätta denna för att sedan göra importen igen.

 

 

 

Projektkortet

När budgeten är inlagd i Next så kommer nu projekt-kortet att fyllas på med budgeterade värden. Se raden Budget i rutan till höger i bilden nedan.
​

 

Budgetera timmar

För att budgetera timmar så behöver raden i budgeten uppfylla följande krav:

• Kontot behöver ha attributet arbete (detta sätts i kontoplanen)

• Enheten ska vara timmar

• Det ska finnas en mängd

Om alla tre kraven är uppfyllda så kommer budgeterade timmar visas i prognoskolumnen Aktuell budget/Budget timmar.

 

Aktivitet och läge

Vid slutförd import så kommer Next att lägga upp importerade dimensioner under projektregistret för Aktiviteter/Lägen. Här kan fler dimensioner läggas upp manuellt eller hämtas från företagets standardregister.

 

 

Budgetrevisioner

Det går att skapa upp nya revisioner av en budget i Next, endast den senaste budgeten är redigerbar. Den senaste budgeten är det som prognosen kommer att använda som underlag. Det går även att låsa den senaste budgetrevisionen via lås-knappen.

 

En budgetrevision kan ha ett namn och en kommentar. Varje revision visar även när den blev upprättad och reviderad samt av vem.

 

 

Administration

Kontomappning/ Kalkylimport

 

Under fliken Administration - Integrationer - Kalkylimport går det att skapa olika mappningar för kalkylfiler. Den mappning som skall användas väljs via importen.

 

Mappningen består av Konton, Yrkesroller och Speciella konton.

 

Rättigheter

 

Register

 

 

Uppsättning projekt och återrapportering

Dimensionerna aktivitet och läge finns på alla rader som genererar en kostnad (orderrader, timmar och bokförda kostnader) precis som dimensionen konto.

Dimensionerna återfinns även i inköpsmodulen och E-invoice

 

Till skillnad från konto så finns dessa dimensioner sällan i ekonomisystemet, för att underlätta för användarna och få kostnader på dimensionerna aktivitet och läge så har Next byggt en lösning för att kostnaderna automatiskt konteras på aktivtet och/eller läge om detta är uppsatt på en arbetsorder eller ÄTA.

 

Om arbetsorder och ÄTA redan idag förs över till ekonomisystemet så räcker det med att sätta upp dimensionerna på arbetsorderns så kommer kostnadsrader att få konteringen per automatik. Konteringen kan manuellt ändras på repektive rad.

 

Övriga Inställningar

Det går att bestämma ett specifikt konto där ÄTA-intäkter ska visas på i prognosen. Denna inställning heter PrognosisRevenueAccount.