Denna artikel beskriver hur du konfigurerar och administrerar Inköpsmodulen i Next Project. Du får en genomgång av de olika inställningsalternativen, inklusive statusar för inköpsposter och anbud, e-postmallar, dokumentetiketter, företagskategorier, regioner samt företagsbedömningar. Artikeln täcker även vilka behörigheter och rättigheter som krävs för att hantera modulens olika delar.

Den här artikeln beskriver hur du sätter upp Inköpsmodulen i Next Project.

Status

Det finns ett antal förinställda statusar för både Inköpsposter och Anbud. När du skapar en ny inköpspost får den automatiskt den första statusen i listan som standardvärde.

Inställningar > Statusar > Inköpsstatus — notera färgkoderna per status.

För anbudsstatus kan du markera en status som "Slutlig", vilket innebär att den aktuella leverantören automatiskt sätts som leverantör på den aktuella inköpsposten. Precis som för inköpsstatus får nya anbud den första statusen i listan som standardvärde när de skapas.

Inställningar > Statusar > Anbudsstatus — notera kolumnerna Kod, Färg och Slutlig.

E-postmallar

Under E-postmallar kan du hantera och lägga till nya mallar. De mallar som har Modul = Inköp kommer att vara tillgängliga direkt från Inköpsmodulen. I både ämnesraden och meddelandetexten kan du använda de etiketter som finns under knappen Dokumentetiketter.

En företagsmall är tillgänglig för alla användare på företaget, medan personliga mallar endast syns för den användare som har skapat dem.

E-postmallar — notera hur företagsmall med dynamiska fält visas och redigeras.

Dokumentetiketter

Under Dokumentetiketter kan du sätta upp egna dokumentetiketter som kan användas i olika underlag i inköp. Se avsnittet Behörigheter och rättigheter för information om vilka rättigheter som krävs.

Etiketterna finns tillgängliga i alla projekt, och du kan sätta egna värden för respektive projekt.

För att skapa dokumentetiketter börjar du med att välja modulen Inköp i den övre delen av sidan.

Sidan Dokumentetiketter visar moduler och egna etiketter som kan läggas till.

För att lägga till nya etiketter använder du plusset i den nedre delen av sidan.

Själva värdena för etiketterna anger du sedan i Inköpsmodulen i respektive projekt, så att du kan anpassa dem efter det aktuella projektet.

Företagskategori

Under Företagskategori kan du själv skapa kategorier och branscher som du kan tagga UE/leverantörer med. En UE kan ha flera kategorier. Du kan även koppla en företagskategori till ett kontonummer i kontoplanen för att göra det enklare att skapa inköpsposter.

Fliken Företagskategori under Typer — här hanteras kategorier med kontonummer.

Region

Under Region kan du ange vilka geografiska områden som en UE/leverantör är verksam inom, till exempel Linköping, Södra Östergötland eller Skåne. En UE kan ha flera regioner.

Sidan Region under Typer i Inställningar — här hanteras tillgängliga regioner.

Företagsbedömning

Du kan göra en bedömning på varje leverantör i leverantörsregistret och definiera egna dimensioner. Företagsbedömning är ett betyg mellan 0 och 5, medan Företagsinformation är ett Ja- eller Nej-värde.

Sidan Företagsbedömning — notera inställningar för bedömningsskala och varningsflaggor.

Behörigheter och rättigheter