Denna artikel beskriver hur du arbetar med Inköpsmodulen i Next Project, inklusive hur du skapar och hanterar inköpsposter med uppföljning, ekonomi och leverantörskoppling. Du får lära dig hur inköpsrader används för att detaljera inköp samt hur leverantörer läggs till, hanteras och kopplas till leverantörsregistret.
Den här artikeln beskriver hur du använder Inköpsmodulen och dess funktioner.
Inköpsposter
I Inköpsmodulen kan du lägga upp olika inköp inom projektet där du kan hantera:
Uppföljning
Ekonomi
Leverantörer
Datum för planering
Om du använder inköpsrader hämtas Budget summa och Köpt summa automatiskt från inköpsraderna. I övriga fall kan du ange summorna direkt på inköpsposten i den övre vyn.
Inköpsfliken visar inköpsposter med status, budget och vinstkolumner.
När du lägger till ett nytt inköp kan du välja en Företagskategori och på så sätt automatiskt få kontonummer ifyllt — förutsatt att företagskategorin är kopplad till ett kontonummer i kontoplanen.
Dialogrutan Inköpspost — notera obligatoriska fält innan sparande.
De leverantörer som du lägger till på inköpsposten visas också i projektets kontaktlista som UE följt av inköpets benämning, se nedan.
Fliken Kontaktlista visar projektets roller, typer och kopplade kontakter.
Inköpsrader
Du har möjlighet att detaljera innehållet i ett inköp genom att skapa olika inköpsrader. Det går att ange både budget och faktiskt köp i antal, pris och summa.
Fliken Inköpsrader visar budgetkolumner samt köpt summa per rad.
Om du har skapat inköpsrader hämtas Budget summa samt Köpt summa på inköpsposten i den övre vyn automatiskt härifrån.
Leverantörer
För en inköpspost kan du lägga till en eller flera aktuella UE/Leverantörer. Du kan antingen hämta dem från leverantörsregistret eller skriva in egna nya.
Väljer du att hämta från leverantörsregistret sätts den kontaktperson som är vald för "Förfrågningar" hos den leverantören automatiskt som Leverantörskontakt. Det här kan du givetvis ändra senare.
Om du har valt en Företagskategori för inköpsposten och sedan använder Lägg till leverantör, är listan med leverantörer förfiltrerad utifrån den företagskategorin.
Dialogen Välj leverantör — notera filtreringen via företagskategori.
Leverantörsstatus anger hur komplett informationen är i leverantörsregistret för den aktuella leverantören.
Inte i leverantörsregister – Leverantören har lagts till inom Inköp och finns inte i leverantörsregistret.
Behöver kompletteras – Leverantören finns i leverantörsregistret men viss nödvändig information saknas, till exempel faktureringsuppgifter. För att kunna ange den här leverantören på en inköpspost måste informationen kompletteras i leverantörsregistret.
Klar – Leverantören finns i leverantörsregistret med all nödvändig information angiven.
Om du lägger till en leverantör via lägg till-knappen och själv skriver in namn på företaget och kontaktperson, sparas detta bara inom Inköpsmodulen. Det sker alltså ingen uppdatering av leverantörsregistret och det krävs inga extra rättigheter för detta. Du har sedan möjlighet att lägga till den leverantören i leverantörsregistret via "Spara som ny leverantör" — men det kräver särskilda rättigheter för Leverantörer.
Från den här fliken kan du också ändra en leverantörskontaktpersons uppgifter och tillhörande kontaktinformation. Ändrar du informationen här uppdateras den även i leverantörsregistret.
Här finns också möjlighet att lägga in anbudssummor och göra egna justeringar. Du kan använda upp till tio egna kolumner för justeringar, och du har även möjlighet att ange en egen rubrik i stället för Text X/Justerat X.
Observera att fliken Leverantörer enbart är avsedd för utvärdering och justeringar utifrån innehållet i de olika anbuden. Dessa siffror är inte kopplade till de summor som finns för respektive inköpspost. Anledningen är att du ska kunna göra justeringar som inte nödvändigtvis blir faktiska kronor och ören i den slutliga avtalade summan.
Fliken Anbudsstatus visar statusar med färgkoder; notera fältet Slutlig.
När du sätter Status på en leverantör till en "Slutlig" (detta ställs in under Administration → Inställningar → Statusar → Anbudsstatus) sätts den leverantören på den aktuella inköpsposten.
Fliken Leverantörer — notera statuskolumner och justeringsfält för anbud.
Betalplan
För en inköpspost kan du även skapa en Betalplan mot UE/Leverantör.
Om du använder NEXT e-Invoice kan du även koppla enskilda fakturor till lyft i Betalplanen. Det fakturerade beloppet och leverantörens fakturanummer visas då i respektive kolumn.
Fliken Betalplan — notera kolumnerna för fakturerat belopp och verifikation.
När du i e-Invoice vill koppla en leverantörsfaktura till ett lyft i betalplanen sker matchning på projekt, kontonummer och leverantör. Det innebär att inköpsposten måste vara märkt med samma leverantör, konto och projekt som leverantörsfakturan. Om du sätter ett anbud till en slutlig status märks inköpsposten med den leverantören, men du kan även ange leverantören manuellt på inköpsposten.
OBS: Om du lägger in inköpsrader på en inköpspost är det kontonumret från inköpsraderna som gäller för matchning mot leverantörsfakturan i e-Invoice — inte kontonumret på inköpsposten.
Om du inte använder Next e-Invoice kan du i modulen Bokf kostn/Int knyta dina kostnader till ett specifikt inköp och dess betalplan. Även här behöver projektet, kontonumret och leverantören vara samma för att du ska kunna göra kopplingen.
Fliken Bokf kostn/Int visar verifikationslista — notera filter- och sorteringsmöjligheter.
Uppföljning av betalplaner i Projektöversikten
Betalplaner för inköp (kostnader till leverantör/UE) och relaterade kostnader för inköp visas i modulen Projektöversikt.
Betalplan inköp (visas om Inköpsmodulen används) visar summan av alla Belopp i betalplaner för alla inköpsposter på fliken Inköp för projektet.
Anledningen till att summan av alla Belopp från betalplaner används i stället för summan av Köpt summa för alla inköpsposter är att Köpt summa kan skilja sig mot summan av lyften i betalplanen för ett inköp. Det är troligast att summan av Belopp från betalplanen stämmer mer med utfallet.
Skicka e-post
Om du markerar en inköpspost kan du skicka e-post inklusive bilagor till aktuella leverantörer.
Observera att en leverantör måste ha en kontaktperson med en e-postadress inlagd för att komma med i listan över mottagare i e-postrutan. Annars inkluderas de inte.
Dialogen 'Inköp – Skicka e-post'; kontrollera mottagare och meddelandemall innan utskick.
Prognos
Under modulen Prognos kan du inom en prognos per konto se aktuella summor för Inköp. Det här är bara en presentation — vill du justera något gör du det i Inköpsmodulen.
Prognosvy med kostnadsfliken — notera varningsikon på kontorad.
Om du väljer ett konto har du även möjlighet att se en avstämning per konto där du kan se inköpen och deras betalplaner.
Avstämningsvyn visar inköp, betalplan och bokfört med sammanställning till höger.
Observera att detta bara är en presentation av information, bortsett från Slutkostnadsjusteringar som du kan lägga till nya i den här vyn.
Nyheter – senaste uppdateringar från release notes
Sammanfattning av förändringar och förbättringar hämtade från Next Projects release notes.
2026
April 2026
- Integration till Accurator:I och med releasen av den nya integrationen till Accurator introduceras en knapp i Next Project, längst upp till höger, som kommer heta Accurator. Den kommer synas för alla och har lite olika val under sig beroende på om integrationen är aktiv eller ej
- Väljer man att aktivera integrationen kommer inköpsorganisationer kunna se vilka projekt som har olästa meddelanden och försäljningsorganisationer kan se mottagna förfrågningar och matchande förfrågningar på marknadsplatsen
- Om integrationen är inaktiv får man fortfarande två val. Det ena valet är, även här, matchande förfrågningar på marknadsplatsen. Och det andra är att skapa ett leverantörskonto i Accurator. Gör man det kommer även mottagna förfrågningar vara möjliga att se
- Det kommer samtidigt också introduceras en ny underflik för fliken Projekt, kallad Projektinställningar. Den kommer initialt enbart innehålla ett val för integrationen med Accurator, men det går inte att ange något i checkrutan om inte integrationen är aktiv.För att aktivera integrationen eller få mer information, kontakta Nabaz Eliassi på Accurator
Tidigare uppdateringar
2025
Augusti 2025
- När man ska skicka e-post ifrån Inköp kan listan med leverantörer vara lång. Nu har vi gjort det möjligt att filtrera i den vyn så att man t ex kan filtrera fram alla leverantörer med en viss anbudsstatus
- Roll har lagts till som en kolumn i Inköp - Leverantörer
- I dokumentflikarna i Inköp har det inte gått att filtrera på "saknas" i kolumnen Dokumenttyp, det går nu fint
Juni 2025
- Checkbox har lagts till i Inköp-Dokument för att kunna välja att Visa alla anbudsdokument oavsett leverantör, standardvisningen när en leverantör valts är att endast dokument kopplade till den valda leverantören visas
Maj 2025
- Importen av avvikelse och inköp har gjorts mer robust
- Rättat några filtreringar som inte fungerade i Inköp
April 2025
- Om man försökt att ladda upp ett dokument i Inköp utan att det fanns ett registrerat inköp så fick man ett error meddelande. Det är nu löst så att dokument endast kan laddas upp och det finns minst ett inköp registrerat
Mars 2025
- Problem där dokument kopplade till ett inköp inte matchades vid skapande av projekt från mall är löst
- Fixat formateringsproblem i adressfältet i inköpsorderrapporten
- Nytt alternativ för att inkludera PDF-bilagor till rapporten i Inköp
Februari 2025
- Möjlighet att generera en inköpsorderrapport har lagts till i Inköp. Utöver det så fylls kolumnen för kontraktsdatum i inköp nu i automatiskt i (om det är tomt) när ett inköpsordernummer skapas
2024
December 2024
- Den nya checklistan som till en början endast fanns tillgänglig i Dagbok 2.0 finns nu i Arbetsorder, ÄTA samt Inköp. Punkter i checklistorna kan formateras med fetstil, kursiv och understruken i klinten. Uppdaterat arbetsorderrapporter samt ÄTA specifikation för att hantera nya checklisteformatet. Vissa anpassningar har behövt göras för att hantera data från den nya checklistan i den mobila versionen av Next i väntan på den nya mobilen som kommer under 2025. T ex finns endast ett fält för Kommentar i mobilen med i klienten finns nu två kolumner, Återrapportering samt Kommentar. Se nedan mappning för att lösa detta i den nuvarande versionen
- Inköp - Lagt till ny kolumn, ”Inköpsordernr”. Fältet är skrivskyddat och sätts till ett unikt värde när ett anbud av upphandlingen når en slutlig status. Det finns nya fält i inköpsmodulen, fält för information har lagts in i ny underflik, Inköp – Övergripande, och även en möjlighet att lägga till checklistor i inköp på samma sätt som i arbetsorder, ÄTA och Dagbok 2.0
Mars 2024
- Ett alternativ har lagts till vid import av Wikells kalkyl i Inköp, ”Inkludera arbetskostnad”. Om alternativet inte är valt kommer importen att vara som innan men om alternativet är valt så kommer arbetskostnaden att inkluderas
Februari 2024
- Inköp har en ny knapp för att flytta valda rader till ett annat inköp inom samma projekt
Januari 2024
- Inköp – Skicka e-post dialogen har gjorts större. Vi har även lagt till möjligheten att själv kunna justera hur stora de olika delarna i Skicka e-postdialogerna ska vara