Den här artikeln beskriver hur du hanterar dokument i Inköpsmodulen.
Man kan se dokument relaterat till inköp på tre nivåer. Observera att man på alla nivåer kan ha faktiska dokument eller länkar till dokument i t ex en egen Sharepoint-lösning.
Lägger man till dokument på lägre nivåer som beskrivs nedan koppas dokumentet automatiskt till rätt inköpspost eller leverantör, men man kan även göra den kopplingen manuellt genom att välja Inköp och Leverantör på respektive dokument.
OBS: Man kan på varje dokument ange en dokumenttyp. För att inte behöva ta hänsyn till alla dokument och dokumenttyper i hela projektet är de dokumenttyper man kan välja bland inom Inköp bara de som är knutna till modulen Inköp under Admin->Dokumenttyper.
Översta nivån
I fliken på översta nivån listas alla dokument som rör inköp.
För NEXT Docs-användare: Från denna nivå kan man bara använda generella dokumentetiketter för autofyll.
Man kan även få en grupperad vy genom att klicka till höger knappen långt till höger på titelraden.
Dokument per inköpspost
Om man väljer en inköpspost ser man i nedre rutan de dokument som rör just det inköpet.
Väljer man att lägga till ett dokument i den fliken kopplas dokumentet automatiskt till det inköpet.
För NEXT Docs-användare: Från denna nivå kan man utöver generella dokumentetiketter, även använda etiketter för den aktuella Inköpsposten.
Dokument per leverantör
Man kan även för en leverantör lista de dokument som är relevanta för den leverantören.
För NEXT Docs-användare: Från denna nivå kan man även använda etiketter för den aktuella leverantören.
Väljer man att lägga till ett dokument i den fliken kopplas dokumentet automatiskt till den leverantören och det inköpet.
Dokumentetiketter
Man kan sätta upp egendefinierade dokumentetiketter som kan användas i olika underlag i inköp. Dokumentetiketternas värden är projektspecifika och sätts via knappen ´Dokumentetiketter´ som finns i verktygsfältet på dokumentflikarna.
Dokumentetiketternas projektspecifika värden sätts på fliken ´Egna dokumentetiketter´ och dokumentetiketterna kan sedan användas i olika underlag i inköp. Med hjälp av ´Autofyll dokument´ ersätts sedan etiketterna med de projektspecifika värdena i dokument där de används.