Denna artikel beskriver hur du hanterar dokument i Inköpsmodulen i Next Project, inklusive hur dokument visas och kopplas på tre olika nivåer: övergripande inköpsnivå, per inköpspost samt per leverantör. Du får även lära dig hur du konfigurerar och använder projektspecifika dokumentetiketter med autofyllfunktion för att effektivisera dokumenthanteringen.

Den här artikeln beskriver hur du hanterar dokument i Inköpsmodulen i Next Project.

Du kan se dokument som är relaterade till inköp på tre nivåer. Tänk på att du på alla nivåer kan ha faktiska dokument eller länkar till dokument – till exempel i en egen SharePoint-lösning.

Dokumentfliken under Inköp — notera alternativen för att lägga till dokument.

När du lägger till dokument på de lägre nivåer som beskrivs nedan kopplas dokumentet automatiskt till rätt inköpspost eller leverantör. Du kan även göra den kopplingen manuellt genom att välja Inköp och Leverantör på respektive dokument.

OBS: Du kan ange en dokumenttyp på varje dokument. För att slippa behöva ta hänsyn till alla dokument och dokumenttyper i hela projektet visas inom Inköp endast de dokumenttyper som är knutna till modulen Inköp under Admin → Dokumenttyper.

Översta nivån

I fliken på översta nivån listas alla dokument som rör inköp.

För NEXT Docs-användare: Från den här nivån kan du bara använda generella dokumentetiketter för autofyll.

Du kan även få en grupperad vy genom att klicka på knappen längst till höger på titelraden.

Dokumentlistan under Inköp visar filtreringsmöjligheter per dokumentgrupp och dokumenttyp.

Dokument per inköpspost

När du väljer en inköpspost ser du i den nedre rutan de dokument som rör just det inköpet.

Om du väljer att lägga till ett dokument i den fliken kopplas dokumentet automatiskt till det inköpet.

För NEXT Docs-användare: Från den här nivån kan du, utöver generella dokumentetiketter, även använda etiketter för den aktuella inköpsposten.

Inköpsmodulen med dokumentfliken aktiv — notera statusar och dokumenttyper per inköpspost.

Dokument per leverantör

Du kan även lista de dokument som är relevanta för en specifik leverantör.

För NEXT Docs-användare: Från den här nivån kan du även använda etiketter för den aktuella leverantören.

Om du väljer att lägga till ett dokument i den fliken kopplas dokumentet automatiskt till den leverantören och det inköpet.

Inköpssidan visar inköpsrader och leverantörsfliken med anbudsdokument.

Dokumentetiketter

Du kan sätta upp egendefinerade dokumentetiketter som kan användas i olika underlag inom inköp. Dokumentetiketterna är projektspecifika och du anger deras värden via knappen Dokumentetiketter i verktygsfältet på dokumentflikarna.

De projektspecifika värdena för dokumentetiketterna sätts på fliken Egna dokumentetiketter, varefter etiketterna kan användas i olika underlag inom inköp. Med hjälp av funktionen Autofyll dokument ersätts etiketterna med de projektspecifika värdena i de dokument där de används.

Dokumentfliken med panelen Egna dokumentetiketter — notera etikett- och värdekonfiguration.