Artikeln beskriver hur du hämtar lönefiler från modulen Bokförda timmar i Next Project, inklusive de förutsättningar som måste vara uppfyllda för att funktionen ska vara tillgänglig. Du får också lära dig hur du använder de olika filtreringsmöjligheterna – såsom filtrering på grupp, anställningsform, radnivå och period – för att styra vilket underlag som inkluderas vid lönefilsuttaget.

Den här artikeln beskriver hur du tar ut lönefiler från Next Project.

Förutsättningar för att hämta lönefil

För att kunna hämta en lönefil behöver funktionen vara aktiverad i er databas, och du behöver ha rätt behörighet för att hantera lönefiler.

Löneunderlag hämtas bara för de användare som har ett anställningsnummer registrerat i användarregistret — och enbart för tider som är registrerade mot en roll eller arbetsorder med en kopplad tidkod. För närvaro hanteras detta under Timpriser och för frånvaro under respektive arbetsorder på frånvaroprojektet.

Det krävs också att tidsposterna är godkända för den aktuella perioden.

Du hittar lönefilen i modulen Bokförda timmar, under någon av underflikarna. Klicka på knappen Hämta lönefil i verktygsfältet för att starta nedladdningen.

---

Urvalsmöjligheter

---

Tidstämpel för senast hämtad lönefil

När du hämtar en lönefil kan du välja att uppdatera fältet Lönefil hämtad, som du hittar under Timmar person respektive Attestera timmar och resor. Fältet är till för att du enkelt ska kunna se när den senaste hämtningen gjordes för en viss person — något som kan vara praktiskt om du jobbar med urval vid lönefilsuttag, till exempel vid en bruten löneperiod. Du väljer själv om du vill använda funktionen genom att bocka i eller ur Uppdatera datum för Lönefil hämtad när du hämtar filen.

---

Filtrering på grupp, anställningsform och anställningsavtal

Filter för Grupp och Anställningsform finns tillgängliga på samtliga flikar i Bokförda timmar.

Har er databas en koppling mot Agresso finns det även möjlighet att filtrera på anställningsavtal.

---

Filtrering på radnivå

I Timmar projekt och Attestera timmar och resor kan du aktivera filter genom att klicka på filtersymbolen. Det gör det möjligt att till exempel filtrera fram en viss användare eller se när den senaste lönefilen hämtades.

---

Periodfilter

I Timmar person och Attestera timmar & resor anger du ett periodfilter genom att välja vilket Från- och Till datum som ska gälla.

Du kan välja period på tre olika sätt:

• Fyll i önskade datum direkt i fälten för Från datum respektive Till datum.

  • Till datum sätts automatiskt till sista dagen i månaden, men du kan skriva över det om du vill.

• Klicka på kalendern vid Från datum och välj önskat datum.

  • Till datum sätts automatiskt till sista dagen i månaden. Vill du välja ett annat till-datum klickar du på kalendern och väljer önskat datum.

  • Tänk på att maxlängden för periodfiltrets intervall är 1 månad. Datum utanför intervallet visas utgråade och går inte att välja.

• Stega dig framåt eller bakåt med hjälp av pilarna.

  • När du använder pilarna utgår Next Project alltid från det datum som är satt i Från datum.

  • Om du har valt 2021-02-01 – 2021-02-28 och klickar på högerpilen blir ny period 2021-03-01 – 2021-03-31.

  • Om du har valt 2021-03-29 – 2021-04-25 och klickar på högerpilen blir ny period 2021-04-01 – 2021-04-30.

  • Om du har valt 2021-03-29 – 2021-04-25 och klickar på vänsterpilen blir ny period 2021-02-01 – 2021-02-28.

---

Visning av månad i Timmar person och Attestera timmar och resor

Direkt i anslutning till den inrapporterade tiden under Timmar person och Attestera timmar och resor visas aktuell månad. Har du ett periodfilter som sträcker sig över flera månader ser du enkelt var brytpunkten mellan månaderna ligger.

---

Dialogen "Hämta lönefil"

Från- och till-datum sätts automatiskt till samma datum som du angett i periodfiltret. Vill du använda en annan period kan du justera datumen direkt i dialogen.

För lönefiler som hämtas från flikarna Timmar person respektive Attestera timmar och resor kan du under Urval för lönefil välja mellan:

• Hämta samtliga poster för vald period — hämtar alla tidsposter som registrerats för perioden för användare med ett anställningsnummer. Det inkluderar även poster som dolts via eventuella filtreringar.

• Hämta enligt urval för vald period — hämtar endast de poster som ryms inom det aktuella urvalet och den valda perioden.

• I Timmar projekt går det under Urval för lönefil endast att hämta samtliga tidsposter för perioden. Det beror på att du annars riskerar att missa tid som registrerats på projekt som inte visas i den aktuella vyn.

  

  Dialogen 'Hämta lönefil' — notera informationsrutan om urvalsalternativ.

Valet Lönefil hämtad styr om datum och tid för hämtningen ska sparas. Det kan vara praktiskt om du till exempel tar ut en testfil och inte vill spara tidpunkten för hämtningen. Tänk på att du kan behöva aktivera kolumnen Lönefil hämtad under Visa/dölj kolumner i Timmar person respektive Attestera timmar och resor.

Observera att det endast är datum och tid som sparas — det går alltså inte att se innehållet i den fil som hämtades.

---

Visa inaktiva användare

Under Attestera timmar och resor kan du även visa tidsposter för inaktiva användare genom att bocka i Visa inaktiva användare. De inaktiva användarna listas tillsammans med de aktiva i bokstavsordning och får en asterisk (*) som prefix för att markera att de är inaktiva.