I takt med att Next moderniseras och får utökat stöd för funktion av olika slag så finns nu sedan en tid tillbaka även möjlighet att kunna arbeta mer flexibelt med lönetillägg.

Idag kan man använda rutan traktamente, resa i tjänst och resa privat samt även samåkning i Next, där man kan rapportera dessa delar i samband med sin tidrapportering. Det här är en funktion som vi nu uppgraderar och ändrar om till förmån för en bättre och mer dynamisk metod för att rapportera lönetillägg.

Funktionen för att rapportera lönetillägg på detta sätt har funnits länge i Next men flera av våra kunder har inte börjat använda funktionen än.

I praktiken innebär det att man i samband med sin tidrapportering skriver sin tid för lön, precis som vanligt men att man rapporterar sina lönetillägg som en artikel istället, ungefär som om man skulle rapportera en maskin/material/bil etc. Nedan följer en instruktion i hur man gå tillväga för att förbereda Next för detta sätt att rapportera lönetillägg.

Notera att den gamla funktionaliteten kommer att försvinna, så vill ni fortsätta rapportera lönetillägg i Next är det ett krav att stegen nedan genomförs!

Ändringar som behöver göras i Next-klienten

För att få funktionen på plats i Next så behöver man:

1. Sätta upp en artikelkategori för lönetillägg.
2. Skapa en prislista för lönetillägg.
3. Skapa artiklar motsvarande de lönetillägg man har.
4. Skapa en favoritlista för lönetilläggen.

Vi rekommenderar att man sätter upp detta i samband med ett löneperiodsbryt så att man rapporterar tid och lön på det nya sättet på samma sätt inom den nya perioden.

Sätta upp en artikelkategori för lönetillägg

Uppsättning av artikelkategori är det första steget som behöver göras, det är med hjälp av den funktionen som man kan koppla ett lönetillägg för rapportering.

1. Gå till Administration – Inställningar – Typer – Artikelkategori.
   
2. Här kan du skapa upp artikelkategorier – se exempel ovan. Fyll i lönetillägg på den eller de kategorier som avser detta. Visa i attest innebär att lönetilläggen syns när man attesterar tid. Sortering i attest avgör ordningen i listan över lönetillägg kontra andra artikelkategorier. Rekommendation är att lägga lönetilläggen med ett lågt nummer så att de syns överst i fliken Attestera timmar och resor. Standard innebär att artikelkategorin är förvald när man skapar artiklar och därmed rekommenderar vi att lönetillägg inte vara standard.
3. Lönetillägg ska vara ibockad för artikelkategorin som avser lönetillägg. Anledningen är att man ska kunna särskilja lönetillägg mot vanliga orderrader som inte avser lön.
4. När du har lagt upp din/dina artikelkategorier för lön så sparar du och laddar om Next.

Skapa en prislista för lönetillägg och lägg in artiklar i prislistan

När artikelkategorin är skapad ska du nu skapa upp artiklar för de olika lönetilläggen som ska användas.

1. Gå till Prislista.
2. Skapa en ny prislista som du förslagsvis döper till Lönetillägg. Spara.
3. 
4. Skapa nu upp artiklar för de olika lönetilläggen. Se exempel nedan: Fyll i denna information: Artikelnr – Här anger du utläggskod från ditt lönesystem. Beskrivning – Ange namn på artikeln, visas i mobilen. Artikelkategori – Din nyss skapade artikelkategori, t.ex. Lönetillägg. Konto – Bokföringskonto för typ av utlägg. Enhet – Enhet, t.ex. st, mil, km, dag etc. Kostn/enh – Kostnad som ska belasta projekt vid inrapportering av lönetillägget. Pris/enh – Utpris på artikeln utifall den ska faktureras mot kund. Debiterbar -  Ska artikeln debiteras eller inte? Ägarprojekt – Om ni har projekt för personalkostnader så ska detta projekt. Tidkod – Ange tidkod för artikeln. Används om artikeln avser lönetid och inte ett traktamente, resa eller liknande form av ersättning.
5. Spara artikeln.

Skapa en favoritlista för lönetilläggen.

Nu när artikelkategori och lönetilläggen är på plats så ska man se till att användarna kommer åt att kunna rapportera.

1. Gå till Prislista och klicka på fliken Favoritlista.
   
2. Skapa en ny favoritlista och spara sedan. Namn – Namn på favoritlistan, visas i mobilen som en egen flik. Kundlista – Behöver ej fyllas i, det är hantering av kundspecifika favoritlistor. Gemensam lista – Klicka i för att göra så att favoritlistan visas för alla användare. Inaktiv – Om listan inte längre används så kan man inaktivera den utan att behöva ta bort den.
3. Välj nu de artiklar som ska höra till listan genom att välja den prislista där artiklarna finns och sedan klicka i Vald, se exempel ovan där artiklar för daglig resa och traktamente valts från prislistan Lönetillägg. Spara.
4. Nu kan man som mobilanvändare rapportera sina lönetillägg direkt från mobilen på ett enkelt sätt!

Hur får man med lönetillägg till lönefil

Efter att användarna har rapporterat tid och lönetillägg i mobilen så kommer tid och tillägg in till Next och kan nu hanteras för t.ex. godkännande och uttag till lönefil.

Godkännande av tid fungerar som tidigare i Next men blir nu extra tydlig i och med att man ser rapporterade lönetillägg tillsammans med lönetid.

Hämta ut tid för lön och lönetillägg i lönefil

En stor fördel med upplägget med att rapportera lönetillägg är att man kan få ut dem till sitt löneprogram för import. För att kunna hämta en lönefil från Next klickar man på knappen Hämta lönefil, där ser man också vilka format och löneprogram som stöds.

För mer information om detta och om hur exporter till olika lönesystem fungerar – se denna artikel i vår helpdeskportal:
https://helpdesk.next-tech.com/hc/sv/sections/15993558940572-Bokf%C3%B6rda-timmar

Mobil återrapportering av lönetilläggen

När man ska återrapportera lönetilläggen i samband med sin tidrapportering via Next mobil så gör man så här – se även bildflöde på nästa sida, detta gäller för vår nya mobil.

1. Logga in i mobilen och klicka på valet Tid.
2. Välj projekt, AO/ÄTA, roll och skriv in antal timmar och dagboksnotering. Spara.
3. Välj in de lönetillägg som man är berättigad till. Spara.
4. Nu visas startsidan med detaljer om dagens tidrapportering.
5. Om man vill se detaljer så klickar man på tidsposten och ser då tid och de lönetillägg som är rapporterade.

Flöde för att rapportera lönetillägg i Next webapp

Nedan beskrivs flödet för att rapportera tid och lönetillägg i Next så att de kommer in till Next-klienten för godkännande och attest. Detta är flödet i vår nya webapp.

1.	2.	3.
4.	5.