Denna artikel beskriver hur du konfigurerar och exporterar en lönefil i formatet PAXml 2.0 från Next Project för import till lönesystem som Fortnox, Kontek, Crona och Björn Lundén Lön Plus. Artikeln går igenom nödvändiga inställningar såsom anställningsnummer, behörigheter och tidkoder för närvaro och frånvaro. Instruktioner för projekt- och resultatkontering ingår också, men kan hoppas över om detta inte används.
Inledning
Den här artikeln beskriver hur du tar ut en lönefil i formatet PAXml 2.0 från Next Project.
Det finns två lönefiler tillgängliga i Next Project i filformatet PAXml 2.0: PAXml utan projekt och PAXml 2.0 med projekt. Lönesystemen Fortnox lön, Kontek lön, Crona lön och Björn Lunden Lön Plus m.fl. har stöd för att importera PAXml-filer från Next Project. Den här artikeln guidar dig igenom hur du gör uppsättningen i Next Project.
Har du frågor om hur du importerar filen eller om uppsättning i ditt lönesystem hänvisar vi dig i första hand till din systemleverantör. I artikeln finns det även instruktioner för hur projekt- och resultatkontering fungerar — använder du inte detta hoppar du bara över de avsnitten.
Anställningsnummer
Gå till användarregistret under Administration → Användare/Behörigheter → Användare i Next Project och fyll i anställningsnummer från ditt lönesystem. Användare som saknar anställningsnummer i användarregistret kommer aldrig att inkluderas i en lönefil. För personer som inte ska inkluderas — till exempel underentreprenörer eller externa konsulter — lämnar du fältet för anställningsnummer tomt.
Fliken Användare visar användarlistan; notera kolumnen Anställningsnr som är markerad.
Rättighet att ta ut en lönefil
För att kunna ta ut en lönefil i Next Project behöver du tillhöra en grupp som har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta under Administration → Användare/Behörigheter → Grupper/Rättigheter. Du kan antingen lägga till rättigheten i en befintlig grupp eller skapa en ny grupp. Välj eller skapa till exempel gruppen Löneadministration, lägg till de användare som ska kunna ta ut filen och kontrollera att gruppen har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration.
Sidan Grupper/Rättigheter — notera inställningen för administrativ rättighet Hantera löneintegration.
Närvaro och frånvaro
För när- och frånvarotid ska Tidkod eller Lönekoder användas enligt PAXml 2.0-standard med eventuella undantagsregler från lönesystemet. Dessa standardkoder hittar du här.
I Next Project för du in koderna i kolumnen Tidkod i modulen Timpriser samt på frånvaroprojektet i modulen Arbetsorder i kolumnen Tidkod.
I modulen Timpriser ska det finnas roller för både ordinarie arbetstid och OB-tid, övertid i pengar och i komptid med mera, om detta används. Om dina anställda har ett schema i lönesystemet och du varken ska projektkontera eller skicka med kostnadsställe från Next Project, ska ingen Tidkod skrivas in i Next Project för yrkesroller som avser normaltid — det styrs i stället av schemat i lönesystemet. Det är därför viktigt att användarna tidrapporterar på rätt roll och frånvarorapporterar vid frånvaro. Sker inte detta kommer till exempel ingen övertidsersättning att betalas ut eller avdrag för frånvaro att ske i lönesystemet.
Sidan Timpriser — notera kolumnen Tidkod som är markerad.
För frånvaro behöver du komplettera kolumnen Tidkod i Next Project med Tidkod enligt PAXml 2.0. Koderna finns i en separat artikel här. Kolumnen Tidkod är dold som standard men öppnas enkelt genom att markera en kolumn, klicka på den lilla svarta pilen och sedan välja Kolumner. Bocka i kolumnen Tidkod så visas den längst till höger — du kan sedan flytta den till valfri plats genom att dra och släppa.
Arbetsorder — notera kontextmenyn för sortering och kolumnhantering.
Saknas någon frånvarotyp kan du lägga till den genom att klicka på det gröna pluset till höger om Arbetsorder. Vill du byta namn på en frånvarotyp gör du det i kolumnen Benämning. Frånvarotyper som inte används kan med fördel raderas eller ges status Avslutad för att minska antalet alternativ vid tidrapportering i mobilen.
Från Next Project skickas frånvaro inte som perioder utan timme för timme. Det är därför viktigt att du kontrollerar utfallet i lönesystemet så att uträkningen blir korrekt. Vid längre frånvaroperioder — till exempel sjukskrivning eller föräldraledighet under en hel månad — rekommenderar vi att du i stället rapporterar direkt i lönesystemet. Det ger korrekta uträkningar direkt, medarbetaren behöver inte rapportera tiden själv och du kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.
Lönetillägg
Lönetillägg, som till exempel traktamente och milersättning, lägger du upp som artiklar i en prislista i Next Project. Artikeln behöver märkas med en Lönekod enligt PAXml 2.0 i kolumnen Tidkod. Next Project har i dagsläget inte stöd för att ange Lönearter — enbart Lönekoder i filen. Om kolumnen Tidkod saknar information kommer koden i artikelnumret att användas i stället.
Informationen i kolumnen Tidkod uppdateras för både gamla och nya registreringar och kan därmed uppdateras eller ändras när som helst. Observera att prislistan inte ska innehålla närvaro- eller frånvarotid. Närvarotid ska in under fliken Timpriser — det gäller såväl ordinarie tid som insättning komptid, OB-tid och övertid.
Artiklarna för lönetillägg som ska inkluderas i lönefilen behöver också märkas med aktuell artikelkategori, vilket anges i kolumnen Artikelkategori i prislistan. Saknar du funktionen Artikelkategori är du välkommen att kontakta oss på Next. Observera att en uppdatering av en artikels artikelkategori enbart gäller framtida registreringar — tidigare inrapporteringar påverkas inte. (Vill du skapa en ny artikelkategori går du till Administration → Typer → Artikelkategori. För att skapa nya artikelkategorier krävs den administrativa rättigheten Artikelkategori.)
Prislista-modulen visar artiklar kopplade till vald prislista, notera fälten Artikelkategori och Tidkod.
Om du vill rapportera lönetillägg där ersättningen är ett rörligt belopp — till exempel logiutlägg eller parkering — kommer beloppet från kostnaden av artikeln att finnas med i PAXml 2.0-filen. Kontakta ditt lönesystem för att ta reda på om det finns någon Tid-/Lönekod där beloppet kan styras av externa system. Ett annat alternativ är att du till exempel rapporterar 125 st parkering kopplat till en Tid-/Lönekod som har 1 kr i kostnad — det gör att den som rapporterar i mobilen kan ange rätt kostnad direkt.
Resursdialog — notera att kommentarsfältet inkluderas i lönefilen.
Tips: Om du lägger till en kommentar till ett lönetillägg — på artikeln/orderraden i Next Project (inte som dagboksnotering eller kommentar till lön) — kommer kommentaren att följa med i PAXml-filen. Kommentaren kan läggas till i mobilen eller i klienten, se bilder nedan. Vill du att den här informationen ska nå lönesystemet kontaktar du din lönesystemsleverantör och frågar om de har stöd för att ta in kommentarer via fil i formatet PAXml 2.0.
Orderrader — notera att kommentarsfältet är synligt som separat kolumn.
Projektfördelning
Du har möjlighet att få en projektkonterad lönefil från Next Project. Närvaro- och frånvarotid samt lönetillägg skickas då med det projektnummer som tid och lönetillägg har rapporterats på. Eftersom Next Project som standard bara har ett frånvaroprojekt kommer samtliga frånvarorapporteringar att få samma projektnummer.
Kontakta din systemleverantör för att säkerställa om lönesystemet har stöd för att läsa in projektkontering från en PAXml 2.0-fil, samt om projekt kan skapas i samband med lönefilimport eller om de behöver läsas in i förväg.
Kostnadsställe
Du kan välja att få med kostnadsställe i lönefilen från Next Project. I Next Project sätter du ett kostnadsställe per projekt på Projektinformationen — du kan alltså bara ha ett kostnadsställe per projekt.
Om kostnadsstället är statiskt för den anställde — till exempel om det avser anställningsort — rekommenderar vi att du hanterar den informationen direkt i lönesystemet och inte i filen från Next Project, med tanke på att det bara finns ett frånvaroprojekt för samtliga användare.
För att kostnadsställe ska följa med i filen behöver fältet Kostnadsställe vara aktiverat på Projektinformationen i Next Project och ha samma kod som i lönesystemet. Du ställer in detta under Administration → Ekonomi → Kostnadsställe. Du kan välja att inkludera kostnadsställe i båda filerna, oavsett om du väljer lönefilen med eller utan projekt.
Kontakta din systemleverantör för att säkerställa att lönesystemet har stöd för att läsa in kostnadsställe från en PAXml 2.0-fil.
Hämta lönefil från Next Project
För att hämta en lönefil från Next Project går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera timmar och resor. Välj vilken period du vill ta ut filen för och klicka sedan på knappen Hämta lönefil.
Fliken 'Attestera timmar och resor' — notera filtren för period, grupp och anställningsform.
En dialog öppnas där du väljer PAXml 2.0 utan projekt eller PAXml 2.0 med projekt, beroende på om du vill ha en lönefil med eller utan projekt. Se kommande avsnitt för mer information om inställningarna. Nästa gång du hämtar en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.
För att kunna ta ut en lönefil krävs att samtliga tidsposter för den angivna perioden och de personer som inkluderas är godkända — det krävs däremot inte att timmarna är attesterade. Du kan ta ut lönefiler i Next Project obegränsat antal gånger och kan alltså ta ut filen flera gånger under samma period.
Dialogen Hämta lönefil — notera val av lönesystem, artikelkategori och urvalsalternativ.
PAXml 2.0 utan projekt
Används av dig som inte projektkonterar lönen.
Dialogen Hämta lönefil — notera urvals- och filteralternativen innan import.
Från / Till: Välj datum för den period du önskar.
Lönesystem: Välj vilken typ av fil du vill hämta.
Artikelkategori: Välj den eller de artikelkategorier som du satt i prislistan på de artiklar som avser lönetillägg och som du vill inkludera i filen.
Inkludera kostnadsställe/resultatenhet: Bocka i detta om du vill att Next Project tar med kostnadsställe från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Uppdatera Lönefil hämtad: Om detta är ibockat får du en tidsstämpel per användare i Next Project som visar när personen senast inkluderades i en lönefil.
Urval för lönefil: Om du vill att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Om du enbart vill inkludera de användare du filtrerat fram väljer du Hämta enligt urval för vald period — se mer information nedan.
PAXml 2.0 med projekt
Används av dig som vill projektkontera lönen.
Från / Till: Välj datum för den period du önskar.
Lönesystem: Välj vilken typ av fil du vill hämta.
Artikelkategori: Välj den eller de artikelkategorier som du satt i prislistan på de artiklar som avser lönetillägg och som du vill inkludera i filen.
Inkludera kostnadsställe/resultatenhet: Bocka i detta om du vill att Next Project tar med kostnadsställe från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Uppdatera Lönefil hämtad: Om detta är ibockat får du en tidsstämpel per användare i Next Project som visar när personen senast inkluderades i en lönefil.
Urval för lönefil: Om du vill att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Om du enbart vill inkludera de användare du filtrerat fram väljer du Hämta enligt urval för vald period — se mer information nedan.
Hämta enligt urval
Minimumkravet för att Next Project ska inkludera en användare i lönefilen är att personen har ett anställningsnummer under Administration → Användare/Behörigheter → Användare. Utöver det kan du styra vilka som tas med i filen via ytterligare tre nivåer. Gör detta i underfliken Timmar person eller Attestera timmar och resor genom att välja Grupp och/eller Anställningsform, eller filtrera bland användarna.
Fliken 'Bokf timmar' visar attestering av timmar — filtrera på grupp och anställningsform.
Dialogen Hämta lönefil — notera urvalsalternativen för vald period.
Antalet användare som visas i listan anpassas efter ditt urval, och i dialogen Hämta lönefil kan du sedan välja Hämta enligt urval för vald period. Urvalet baseras på det du just filtrerat fram.
Dialogen föreslår automatiskt det urvalsalternativ du senast använde när du hämtade en lönefil från Next Project.
Timrapport i PDF-format
Vill du ha en timrapport i PDF-format som komplement till lönefilen går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera Timmar och resor. Klicka på PDF-knappen och välj sedan Skriv ut Timrapport. Du kan också ta ut en timrapport som underlag om du vill lägga in timmarna manuellt i ditt lönesystem.
Fliken 'Attestera timmar och resor' — notera PDF-exportknappen i verktygsfältet.
Du kan anpassa innehållet och sorteringen i rapporten via alternativen till vänster i dialogen. Det är viktigt att du lägger till den artikelkategori som avser lönetillägg för att de ska komma med i rapporten. Lönetilläggen visas som en summering längst ner i rapporten. Överstrukna kolumner i bilden nedan kommer från ett äldre arbetssätt i Next Project och ingår inte i lönefilen. Det ska alltså inte finnas någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i timrapporten.
Timrapport-dialogen — notera filtret 'Visa artikelkategori' för att inkludera lönetillägg.
Importera lönefil
Efter att du tagit ut en lönefil från Next Project sparas filen i mappen Nedladdat på din dator. Filen heter paxml-20--xx följt av datum och klockslag för när filen togs ut. Behöver du hjälp med att importera lönefilen kontaktar du din systemleverantör för löneprogrammet.
Får du ett felmeddelande vid import av en lönefil kan du validera filen på www.paxml.se för att se om något inte följer formatet PAXml 2.0. Är du osäker på felmeddelanden vid validering är du välkommen att kontakta oss — skicka då med den fil du försökt importera och som ger fel vid validering på webbplatsen. Om inga felmeddelanden visas vid valideringen ber vi dig kontakta din lönesystemsleverantör för hjälp med att utreda vad som orsakade problemet vid inläsningen.
Observera: Next Project har inte stöd för att ange lönearter i filen PAXml 2.0 — enbart lönekoder. Se även artikeln om standardkoder för PAXml 2.0 här.