Artikeln beskriver hur du konfigurerar och använder lönefiler anpassade för Visma lön 600 i Next Project, inklusive nödvändiga systeminställningar i både programmen. Du får steg-för-steg-instruktioner för hur du ställer in TLU-filimport, anställningsnummer, behörigheter samt hanterar när- och frånvarotid med tidkoder.
Den här artikeln beskriver hur du skapar och tar ut en lönefil till Visma lön 600 från Next Project.
Bakgrund
Det finns två lönefiler i Next Project som är anpassade till Visma lön 600: Visma lön 600 med projekt och lönetillägg samt Visma lön 600 med lönetillägg. Den här guiden tar dig igenom hur du ställer in Next Project och Visma lön. I guiden finns också instruktioner för hur projekt- och resultatkontering fungerar — använder ni inte det kan ni hoppa över det avsnittet. Har du frågor är du välkommen att kontakta oss.
Inställning av TLU-fil i Visma lön
För att kunna läsa in en lönefil från Next Project i Visma lön behöver inställningen Använder TLU-fil för import av tider och utlägg vara ibockad. Du hittar den under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer (tidigare kallat Import/Export).
Fliken Integrationer — notera att TLU-filimport för tider och utlägg är aktiverad.
Rekommenderade utskriftsinställningar i Visma lön
Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Utskrifter m m rekommenderar vi att du väljer Enkel under Summering lönebesked och Löneartsnummer under Sortering lönebeskedets rader.
Fliken Utskrifter m m — notera markerade val för summering och sortering av lönebesked.
Vill du att likadana lönebeskedsrader ska summeras som en total summa eller mängd i stället för att specificeras dag för dag på lönebeskedet bockar du i den här rutan:
Fliken Utskrifter m m — notera kryssrutan för summering av likadana lönebeskedsrader.
Anställningsnummer i Next Project
Gå till användarregistret under Administration → Användare/Behörigheter → Användare i Next Project och fyll i anställningsnumret från Visma lön för varje person. För personer som inte ska ingå i lönefilen — till exempel underentreprenörer eller externa konsulter — lämnar du fältet tomt. Användare utan anställningsnummer inkluderas aldrig i en lönefil.
Fliken Användare visar listan över systemanvändare med tilldelade grupper och yrkesroller.
Behörighet att ta ut en lönefil
För att kunna ta ut en lönefil i Next Project behöver du tillhöra en grupp med den administrativa behörigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta under Administration → Användare/Behörigheter → Grupper/Rättigheter. Du kan antingen lägga till behörigheten i en befintlig grupp eller skapa en ny. Du kan till exempel välja eller skapa gruppen Löneadministration, lägga till de användare som ska kunna ta ut filen och sedan kontrollera att gruppen har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration.
Sidan Grupper/Rättigheter — notera hur administrativa rättigheter tilldelas en grupp.
Närvaro och frånvaro
För när- och frånvarotid används Tidkoder från Visma lön. Du hittar koderna i Visma lön under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer - Tidkoder. De flesta koder du behöver finns redan här, men du kan även skapa egna koder för sådant som saknas, till exempel arbetstidsförkortning och helgdagsersättning. Det gör du genom att ställa dig på den tomma raden längst ner och skriva in valfri kod och beskrivning, samt koppla till ett snabbval eller en enskild löneart. Snabbval är att föredra framför en enskild löneart eftersom snabbvalen anpassas efter anställningsform.
Tidkoder-dialogen under Integrationer visar mappning mellan tidkoder och lönearter.
I Next Project ska informationen föras in i kolumnen Tidkod i modulen Timpriser samt på frånvaroprojektet i modulen Arbetsorder i kolumnen Tidkod. I modulen Timpriser ska det finnas roller för övertid i pengar och i komp, OB med mera, om detta används. Om era anställda har ett schema i Visma lön och ni varken ska projektkontera eller skicka med kostnadsställe (benämnt resultatenhet i Visma lön) från Next Project behöver du inte skriva in någon tidkod för yrkesroller som avser normaltid — det styrs av schemat i Visma lön. Det är därför viktigt att användarna tidrapporterar i rätt roll och frånvarorapporterar vid frånvaro. Sker inte det kommer till exempel ingen övertidsersättning eller avdrag för frånvaro att göras i lönesystemet.
Sidan Timpriser — notera kolumnen Tidkod som är markerad.
För frånvaro behöver kolumnen Tidkod kompletteras med tidkod från Visma lön 600. Kolumnen är dold som standard men öppnas enkelt genom att markera en kolumn, trycka på den lilla svarta pilen och sedan välja Kolumner. Där bockar du i kolumnen Tidkod. Kolumnen hamnar längst till höger men kan enkelt flyttas till valfri plats.
Arbetsorder-fliken — notera kolumnmenyn med sorterings- och kolumnalternativ.
I exemplet ovan har vi valt att skapa och döpa tidkoderna från Visma lön till 350 för Helgdagsersättning och 390 för Arbetstidsförkortning. Vilket nummer ni använder för tidkoden i Visma lön 600 är givetvis upp till er.
Frånvarotyper som inte ska användas kan med fördel raderas eller ges statusen Avslutad för att minska antalet alternativ vid tidrapportering i mobilen.
Från Next Project skickas inga perioder för till exempel sjukdom — allt skickas timme för timme. Det är därför viktigt att kontrollera i lönesystemet vid till exempel sjukdom att uträkningen blir korrekt vid längre frånvaro. Vid längre frånvaroperioder, till exempel sjukskrivning eller föräldraledighet under en hel månad, rekommenderar vi att rapportera detta direkt i lönesystemet. Det ger korrekta uträkningar direkt, medarbetaren behöver inte rapportera tiden och ni kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.
Lönetillägg
Lönetillägg, som till exempel traktamente och milersättning, skapas i en prislista i Next Project med utläggskod från Visma lön i fältet Tidkod. Utläggskoder hittar du i Visma lön under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer och sedan Utläggskoder. Prislistan ska inte innehålla närvaro- eller frånvarotid — det hör hemma under fliken Timpriser, både ordinarie tid och insättning av komptid, OB-tid och övertid.
Funktionen Artikelkategori måste vara aktiverad i Next Project och finnas angiven på de artiklar som ska inkluderas i lönefilen som lönetillägg i prislistan. Vill du skapa en ny artikelkategori går du till Administration → Inställningar → Typer → Artikelkategori. För att skapa nya artikelkategorier krävs den administrativa rättigheten Artikelkategori. Saknar du funktionen Artikelkategori är du välkommen att kontakta oss på Next.
Om du uppdaterar en befintlig artikels Artikelkategori i Prislistan kommer det enbart att gälla för framtida registreringar — redan inrapporterade rader uppdateras inte. Inrapporterade artiklar som saknar Artikelkategori kommer inte att inkluderas i lönefilen. Om du däremot ändrar koden i kolumnen Tidkod kommer ändringen att gälla både för framtida och tidigare registrerade rader. Saknas information i kolumnen Tidkod i Next Project används angivet Artikelnummer i stället.
Prislista — notera kolumnerna Tidkod och Artikelkategori som är markerade.
Vill du lägga in lönetillägg med rörliga ersättningar för den anställde i Next Project, till exempel logiutlägg, rekommenderar vi att du sätter kostnaden till 1 kr i Prislistan. När medarbetaren har rapporterat in detta behöver rapporteringen uppdateras i Next Client med den faktiska kostnaden om du vill att rätt ersättning ska föras över till Visma lön via lönefilen. Om lönefilen innehåller rapporterade artiklar där ersättningen är rörlig och kostnaden är satt till 0 kr kommer den rapporteringen att ignoreras av Visma lön — övriga poster påverkas inte. Ett alternativt arbetssätt är att medarbetaren rapporterar in exempelvis 1 200 st logiutlägg, som sedan kopplas mot en Utläggskod som i sin tur kopplar mot en löneart värd 1 kr.
Utläggskoder i Visma lön
Koder som ska användas för lönetillägg i Next Project hittar du under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer och valet Utläggskoder i Visma lön. Här kan du använda befintliga alternativ eller lägga upp nya vid behov, se bild nedan.
Dialog för utläggskoder — notera mappning mellan utläggskod och löneart.
Om du har angett en kod i Next Project som inte finns i Visma lön visas vanligtvis en rad med Utlägg övrigt på lönespecifikationen vid import, förutsatt att du har den inställningen i Visma lön (se översta raden på bilden ovan).
Om du kommenterar en artikel eller orderrad i Next Project — inte dagboksnotering eller kommentar till lön — vid rapportering kommer kommentaren att följa med till Visma lön. Du kan lägga till en kommentar i mobilen eller i klienten.
Orderrader — notera att kommentarsfältet inkluderas i lönefilen
Resurs-dialog — notera att kommentarer inkluderas i lönefilen.
Projektfördelning
Du har möjlighet att få en projektkonterad lönefil från Next Project. Både närvaro- och frånvarotid samt lönetillägg skickas då med ett projektnummer. Vid uttag av lönefilen kan du välja om projektfördelningen ska inkludera eller exkludera timmar som avser frånvaroprojektet. Det gör att du kan anpassa fördelningen utifrån anställningsform och löneperiod.
Om en anställd rapporterar mer eller mindre tid än det förväntade schemat — till exempel övertid — behöver du justera fördelningen manuellt, eftersom beräkningen i Next Project baseras på samtliga inrapporterade närvarotimmar. Vissa mindre differenser kan uppstå till följd av avrundning, då vi skickar en procentuell fördelning mellan projekten.
Om projekten inte redan finns i Visma lön kommer de att skapas när filen importeras.
Kostnadsställe (resultatenhet)
Du kan välja att ta med kostnadsställe — benämnt resultatenhet i Visma lön — i lönefilen från Next Project. I Next Project sätts ett kostnadsställe på Projektinformationen, vilket innebär att du bara kan ha ett kostnadsställe per projekt.
Om kostnadsstället är statiskt för den anställde, till exempel om det avser anställningsort, rekommenderar vi att du i stället lägger den informationen på personalkortet i Visma lön 600 och inte i filen från Next Project. Det beror på att vi som standard enbart har ett frånvaroprojekt för samtliga användare.
För att kostnadsställe ska följa med behöver fältet Kostnadsställe vara aktiverat i Projektinformationen i Next Project och ha samma kod som i Visma lön under Administration - Ekonomi - Kostnadsställe. Du kan välja att ha med kostnadsställe i båda filerna, oavsett om du väljer lönefilen med eller utan projekt. Vi rekommenderar att du skapar eventuella nya kostnadsställen (resultatenheter) i Visma lön innan du läser in filen från Next Project.
Tänk på att fördelningen baseras på samtliga inrapporterade timmar och kan behöva justeras beroende på om antalet inrapporterade timmar över- eller understiger förväntad arbetsmängd i Visma lön samt beroende på anställningsform. Vissa mindre differenser kan uppstå till följd av avrundning, då vi skickar en procentuell fördelning mellan projekten.
Hämta lönefil från Next Project
För att hämta en lönefil från Next Project går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera timmar och resor. Välj vilken period du vill ta ut filen för och klicka sedan på knappen Hämta lönefil.
Fliken Attestera timmar och resor — notera knappen Hämta lönefil och datumfiltret.
En dialog öppnas där du väljer antingen Visma lön 600 med projekt och lönetillägg eller Visma lön 600 med lönetillägg, beroende på om du vill ha en lönefil med eller utan projekt. Se kommande avsnitt för mer information om inställningarna. Nästa gång du hämtar en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.
För att kunna ta ut en lönefil krävs att samtliga tidsposter för den angivna perioden och de personer som inkluderas är godkända — timmarna behöver däremot inte vara attesterade. Du kan ta ut lönefiler obegränsat antal gånger och kan alltså ta ut filen flera gånger under samma period.
Visma lön 600 med lönetillägg
Dialogen Hämta lönefil — notera urvalsinställningar och periodval.
Används av dig som inte projektkonterar lönen.
Från / Till: Välj datum för den period du önskar.
Lönesystem: Välj vilken typ av fil du vill hämta.
Artikelkategori: Välj den eller de artikelkategorier som du angett i prislistan på de artiklar som avser lönetillägg och som du vill inkludera i filen.
Fasta belopp: Välj in de lönetillägg som har ett fast pris på lönearten i Visma lön, till exempel traktamente. Är det ett rörligt belopp, till exempel logiutlägg, där Next Project ska bestämma kostnaden ska du inte välja in de artiklarna här. Observera att rörliga lönetillägg måste ha en kostnad i Next Project innan du tar ut lönefilen. Saknas kostnad på ett inrapporterat lönetillägg kommer Visma lön att ignorera just den rapporteringen — övriga rapporteringar påverkas inte.
Inkludera kostnadsställe/resultatenhet: Bocka i det här alternativet om du vill att Next Project tar med kostnadsställe (kallat Resultatenhet i Visma) från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Uppdatera Lönefil hämtad: Är detta ibockat får du en tidsstämpel i Next Project som visar när en användare senast fanns med i en lönefil.
Urval för lönefil: Om du vill att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Om du enbart vill inkludera de användare du filtrerat fram väljer du Hämta enligt urval för vald period, se mer information nedan.
Visma lön 600 med projekt och lönetillägg
Dialogen 'Hämta lönefil' — notera urval för period och lönefil.
Används av dig som vill projektkontera lönen.
Hämta enligt urval
Minimikravet för att Next Project ska ta med en anställd i lönefilen är att personen har ett anställningsnummer under Administration → Användare/Behörigheter → Användare. Utöver det kan du styra urvalet på ytterligare tre nivåer genom att på fliken Attestera timmar och resor eller Timmar person välja grupp och/eller anställningsform, alternativt filtrera bland användarna. Antalet visade användare anpassas efter ditt urval. I dialogen Hämta lönefil kan du sedan välja Hämta samtliga poster för vald period eller Hämta enligt urval för vald period, som visar det urval du gjort i bakgrunden. Dialogen föreslår automatiskt det alternativ du använde senast.
Dialogrutan Hämta lönefil — notera urvalsalternativen under Urval för lönefil.
Timrapport i PDF-format
Vill du ha en timrapport i PDF-format som komplement går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera Timmar och resor, och klickar på PDF-loggan och sedan Skriv ut Timrapport.
Fliken Attestera timmar och resor — notera PDF-exportknappen markerad i rött.
Du får då upp flera alternativ beroende på önskad utformning av rapporten. Det är viktigt att lägga till den artikelkategori som avser lönetilläggen för att de ska komma med i rapporten. Lönetilläggen visas som en summering längst ner i rapporten. Det ska inte finnas någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i rapporten — det är ett gammalt arbetssätt som inte fungerar med lönetillägg i lönefil.
Timrapportdialog med filteralternativ; notera fältet 'Visa artikelkategori' och förhandsgranskningspanelen.
Importera lönefil i Visma lön
För att importera en lönefil i Visma lön 600 skapar du en lönekörning precis som vanligt. Se till att Importera tider/utlägg från fil är ibockat. När du klickar på Skapa får du välja vilken fil du vill importera. Filen sparas vanligtvis i mappen Nedladdningar på din dator och heter SPCS600-xx följt av datum och klockslag för när filen togs ut från Next Project.
Dialogen Ny lönekörning — notera kryssrutan för import av tider/utlägg från fil.
Efter att filen har importerats i Visma lön 600 visas en sammanställning av eventuella felmeddelanden. Några vanliga felmeddelanden är:
-
En person har försökt ta semester eller rapporterat sjukfrånvaro fler timmar än vad schemat i Visma lön tillåter.
-
Tidsaldot har inte justerats om du till exempel använder komptid. Jämför du mot föregående månad har detta dock vanligtvis uppdaterats trots felmeddelandet.
-
En person saknas i filen. En vanlig orsak är att personen enbart rapporterat normaltid och inga avvikelser under månaden, och att ingen Tidkod är satt för normaltidsrollen i Next Project. Vill du undvika meddelandet kan du sätta tidkoden för normaltid, vanligtvis 010, i Next. Observera att det inte påverkar den anställdes lön — det är schemat i Visma lön som styr.
Vid fel kan du göra justeringar i Next Project och ta ut och importera en ny fil, eller alternativt göra justeringarna direkt i Visma lön.