Denna artikel beskriver hur du konfigurerar och exporterar en lönefil från Next Project till lönesystemen HogiaLön och HogiaLön Plus. Du får en stegvis genomgång av nödvändig uppsättning i Next Project, inklusive hantering av anställningsnummer, behörigheter och kopplingen mellan timroller och lönearter. Artikeln täcker även hur närvaro, frånvaro och dimensioner som projekt, resultatenhet och kostnadsbärare hanteras i exportfilen.
Den här artikeln beskriver hur du exporterar en lönefil till lönesystemen HogiaLön och HogiaLön Plus från Next Project.
I den här artikeln kallar vi båda versionerna för HogiaLön, förutom där det finns skillnader mellan filerna — då framgår det tydligt av texten. Lönefilerna innehåller båda dimensionerna projekt och resultatenhet. I filen till HogiaLön Plus finns det även möjlighet att inkludera kostnadsbärare.
Den här guiden hjälper dig genom uppsättningen i Next Project. Har du frågor om hur du importerar filen eller om uppsättningen i ditt lönesystem hänvisar vi dig i första hand till HogiaLön. För frågor om uppsättningen i Next Project är du välkommen att kontakta oss på Next.
Uppsättning i Next Project
Anställningsnummer
Gå till användarregistret under Administration – Användare/Behörigheter – Användare i Next Project och fyll i anställningsnummer från ditt lönesystem. Användare som saknar anställningsnummer i användarregistret kommer aldrig att inkluderas i en lönefil. För personer som inte ska inkluderas — till exempel underentreprenörer eller externa konsulter — lämnar du fältet för anställningsnummer tomt.
Användarlistan visar anställningsnummer — notera att vissa användare saknar värde.
Rättighet att ta ut en lönefil
För att du ska kunna ta ut en lönefil i Next Project behöver du tillhöra en grupp som har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta under Administration – Användare/Behörigheter – Grupper/Rättigheter. Du kan antingen lägga till rättigheten i en befintlig grupp eller skapa en ny. Välj eller skapa till exempel gruppen Löneadministration, lägg till de användare som ska kunna ta ut filen och kontrollera att gruppen har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration.
Sidan Grupper/Rättigheter — notera hur administrativ rättighet för löneintegration tilldelas en grupp.
Närvaro
För att kunna läsa över närvaro till lönesystemet behöver timrollerna i Next Project kopplas mot en Löneart i HogiaLön. I Next Project anger du koderna för närvaro i kolumnen Tidkod i modulen Timpriser. Notera att kolumnen Tidkod inte ska innehålla ett L framför siffrorna — det läggs till automatiskt i lönefilen. Koderna i bildexemplet är bara exempel, så kontrollera alltid koderna i ditt lönesystem.
I modulen Timpriser rekommenderar vi att du lägger till roller för såväl ordinarie arbetstid som övertid i pengar och komptid, OB-tid med mera om sådant används.
Om dina anställda har månadslön och du inte ska skicka projekt, resultatenhet/kostnadsställe och/eller kostnadsbärare/typ av uppdrag från Next Project, behöver du inte ange någon Tidkod för yrkesroller som avser normaltid — ordinarie lön styrs då av lönesystemet. Det är däremot viktigt att medarbetarna tidrapporterar på rätt roll och frånvarorapporterar vid frånvaro. Sker inte det kommer till exempel ingen övertidsersättning eller frånvaroavdrag att hanteras i lönesystemet.
Dialogen Timpriser — notera kolumnen Tidkod som är markerad.
Vid närvarorapportering inkluderas aldrig klockslag i filen till HogiaLön och påverkar därmed inte löneutfallet. Klockslag eller mängd ordinarie timmar genererar inte övertid eller OB-tid automatiskt i lönesystemet. Det innebär att medarbetaren alltid behöver rapportera på rätt roll för att få rätt ersättning — till exempel på övertidsroller när övertidsersättning ska utgå.
Frånvaro
Frånvarotyper hanteras på projektet Frånvaro i modulen Arbetsorder i Next Project. I kolumnen Tidkod kompletterar du frånvarotyperna med Avvikelsearter från HogiaLön Plus. Koderna ska bara innehålla siffror — inget A framför, eftersom det läggs till automatiskt i filen. Det är därför viktigt att du enbart använder Avvikelsearter på frånvarotyperna i frånvaroprojektet. Har du versionen HogiaLön anger du istället lönearter för både när- och frånvaro.
Arbetsorder-fliken — notera kolumnmenyn för sortering och kolumnval.
Kolumnen Tidkod är dold som standard, men du kan enkelt ta fram den genom att markera en kolumn, klicka på den lilla svarta pilen och välja Kolumner. Bocka sedan i kolumnen Tidkod. Den hamnar längst till höger men kan enkelt flyttas till valfri position. Saknas någon frånvarotyp kan du lägga till den via det gröna pluset. Vill du byta namn på en frånvarotyp gör du det i kolumnen Benämning. Frånvarotyper som inte används kan med fördel raderas eller ges statusen Avslutad för att minska antalet alternativ vid tidrapportering i Next Mobile.
För att HogiaLön Plus ska kunna tolka frånvarouttag som inte utgör hela arbetsdagar krävs det att du rapporterar frånvaron med klockslag i Next Project — kontakta oss på Next Project för att aktivera den funktionen. Väljer du att rapportera utan klockslag kommer till exempel två timmar VAB att tolkas som en full frånvarodag enligt schema, exempelvis åtta timmar. Om funktionen med klockslag är aktiverad för frånvaro krävs klockslag oavsett frånvarotyp och oavsett om rapporteringen avser en hel eller del av dag. Observera att detta enbart gäller kunder med HogiaLön Plus — funktionen påverkar inte filen för HogiaLön-kunder.
Dialog för tidsinmatning vid frånvaro — notera obligatoriska fält markerade i rött.
Tiden som rapporteras ska vara inom HogiaLöns schematid och inkludera raster. Rapporteras frånvaron utanför schematid kommer den inte att registreras i lönesystemet — med undantag för uttag som enbart kan ske i fulla dagar, till exempel semesterdagar.
Vi rekommenderar att du innan uttaget av lönefilen gör en filtrering för aktuell löneperiod på frånvaroprojektet och sorterar på klockslag för att lättare uppmärksamma avvikande starttider. Kontrollera sedan att klockslagen är inom respektive persons schema samt att inrapporterad tid stämmer. Det är extra viktigt att kontrollera tidsposter som avser frånvaro som kan tas ut i annat än hel dag — vanligtvis del av dag-frånvaro och sjukdom. För att underlätta hanteringen kan du skapa favoritfilter för dessa arbetsordrar i Next Project.
I bildexemplet skulle Erik Elektrikers tidrapportering behöva byta Arbetsorder till Föräldraledig DEL av dag, eftersom det finns olika Avvikelsearter för heldag och del av dag i HogiaLön. Det gör du i kolumnen AO/ÄTA.
Stefan Serviceteknikers tidrapportering för obetald tjänstledighet behöver uppdateras med start- och sluttid, eftersom angivna tider ligger utanför hans arbetstidsschema i HogiaLön. Det gör du enkelt i kolumnerna för start- respektive sluttid. Rapporteringen skulle även behöva byta arbetsorder, eftersom tjänstledighet har olika Avvikelsearter beroende på om det avser hel eller del av dag.
Stefan Serviceteknikers semesterrapportering kl. 10.45–19.45 kommer trots de avvikande klockslagen att bli rätt, eftersom semester enbart kan tas ut i fulla arbetsdagar. HogiaLön tar enbart hänsyn till datumet och ger ett utfall som motsvarar en hel arbetsdag enligt personens schema — mängd och klockslag påverkar alltså inte utfallet.
Fliken Bokf timmar, vy Timmar projekt — notera månadsfilter och sortering på Starttid.
I Next Project ställer vi in en standardregel för rastmängd för samtliga användare. Vill du justera den inställningen är du välkommen att kontakta oss. Rastmängden kan även justeras manuellt i Next Project per rapportering, men det är inte möjligt i Next Mobile. Rastmängden i Next Project påverkar inte utfallet i HogiaLön — det är alltid schemat i HogiaLön som styr hur mycket rast som dras av och vid vilket klockslag.
Från Next Project skickar vi ingen periodisering för frånvaron vid till exempel sjukdom — allt skickas timme för timme. Det är därför viktigt att kontrollera utfallet i lönesystemet så att beräkningen blir korrekt. Vid längre frånvaroperioder, till exempel sjukskrivning eller föräldraledighet under en hel månad, rekommenderar vi att du rapporterar direkt i lönesystemet. Det ger korrekta löneuträkningar direkt, medarbetaren behöver inte tidrapportera och du kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.
Lönetillägg
Lönetillägg — till exempel traktamente och milersättning — sätter du upp som artiklar i en prislista i Next Project. Artikeln behöver märkas med en Löneart från HogiaLön i kolumnen Tidkod. Informationen i kolumnen Tidkod uppdateras för både gamla och nya registreringar och kan ändras när som helst. Saknas information i kolumnen Tidkod används artikelnumret istället. Olika typer av närvarotid, som övertid och OB-tid, rekommenderas att hanteras i modulen Timpriser.
Artiklar för lönetillägg som ska inkluderas i lönefilen behöver märkas med aktuell artikelkategori, vilket anges i kolumnen Artikelkategori i prislistan. Saknar du funktionen Artikelkategori är du välkommen att kontakta oss på Next Project. Observera att en uppdaterad artikelkategori på en artikel endast gäller framtida registreringar — tidigare inrapporteringar påverkas alltså inte.
Vill du skapa en ny artikelkategori går du till Administration – Typer – Artikelkategori. För att skapa nya artikelkategorier krävs den administrativa rättigheten Artikelkategori.
Prislista-dialog: notera kolumnerna Artikelkategori och Tidkod för lönetillägg-artiklar.
Vill du rapportera lönetillägg med rörligt belopp — till exempel logiutlägg eller parkeringsavgifter — rekommenderar vi att du kopplar artikeln i prislistan mot en Löneart som är värd 1 kr. Medarbetaren rapporterar sedan till exempel 125 st Parkeringsavgift. Next Project har inte stöd för att skicka belopp till HogiaLön.
Projektfördelning, resultatenhet och kostnadsbärare
Projektfördelning
Next Project skickar alltid med projekt i lönefilerna till HogiaLön för både närvaro-, frånvarotid och lönetillägg. Inställningar i HogiaLön på respektive Löne-/Avvikelseart avgör om informationen ska läsas in från försystemet eller ignoreras. Inga speciella inställningar krävs i Next Project — kom dock ihåg att sätta en Löneart på timrollen i Timpriser som projektfördelar ordinarie närvarotid i lönesystemet.
Eftersom vi som standard har ett frånvaroprojekt i Next Project skickas alla frånvarorapporteringar med samma projektnummer i filen. I HogiaLön kan du styra om till exempel Avvikelsearten för sjuk ska hämta projektinformation från personalkortet i HogiaLön eller från lönefilen från Next Project.
I dagsläget har filen HogiaLön Plus/HogiaLön med Lönetillägg inte stöd för funktionen Alternativt frånvaroprojekt (stöd för ackordshantering). Den möjligheten finns däremot i filerna utan stöd för lönetillägg. Kontakta oss vid behov för mer information.
Resultatenhet/Kostnadsställe
Du kan välja att inkludera resultatenhet i lönefilen från Next Project. Fältet på Projektinformationen kan vara benämnt antingen Kostnadsställe eller Resultatenhet. I Next Project sätter du ett resultatenhet/kostnadsställe per projekt på Projektinformationen, vilket innebär att du enbart kan ha en resultatenhet per projekt. Inställningen i HogiaLön på Löne-/Avvikelsearten styr om informationen om resultatenhet ska importeras från fil eller hämtas från personalkortet i HogiaLön.
Om resultatenheten är statisk för den anställde — till exempel om det avser anställningsort — rekommenderar vi att du håller den informationen i lönesystemet och inte i filen från Next Project. Det beror på att vi som standard enbart har ett frånvaroprojekt för samtliga användare. Ett annat alternativ är att ställa in HogiaLön så att resultatenhet/kostnadsstället på Avvikelsearterna inte läses in från Next Projects lönefil utan hämtas från personalkortet i HogiaLön.
För att resultatenheten ska följa med i filen behöver fältet Resultatenhet/Kostnadsställe vara aktiverat på Projektinformationen i Next Project och väljas med vid uttaget av filen — se avsnittet om Uttag av lönefil nedan. Kostnadsställena ska ha kod och benämning från HogiaLön och anges i Next Project under Administration – Ekonomi – Resultatenhet/Kostnadsställe.
Kostnadsbärare/Typ av uppdrag
I filen till HogiaLön Plus kan du välja att inkludera Kostnadsbärare från Next Project — HogiaLön saknar denna dimension. Informationen hämtas från Projektinformationen och fältet kan vara benämnt antingen Typ av uppdrag eller Kostnadsbärare. Inställningen i HogiaLön på Lönearten styr om information om kostnadsbärare/typ av uppdrag ska importeras från fil eller hämtas från personalkortet.
För att kostnadsbäraren ska följa med i filen behöver fältet Kostnadsbärare/Typ av uppdrag vara aktiverat på Projektinformationen i Next Project och väljas med vid uttaget av filen — se mer information längre ned i dokumentationen. Kostnadsbäraren ska ha kod och benämning från HogiaLön och anges i Next Project under Administration – Inställningar – Typer – Uppdragstyp/Kostnadsbärare.
Hämta lönefil från Next Project
För att hämta en lönefil från Next Project går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera timmar och resor. Välj vilken period du vill ta ut filen för och klicka sedan på knappen Hämta lönefil.
Fliken Attestera timmar och resor — notera datumfilter och knappen Hämta lönefil.
En dialog öppnas där du väljer antingen Hogia lön eller Hogia lön plus — se nästa avsnitt för en utförligare beskrivning av inställningarna. Nästa gång du hämtar en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.
En förutsättning för att kunna ta ut en lönefil är att samtliga tidsposter för den angivna perioden och de personer som inkluderas är godkända — det krävs dock inte att timmarna är attesterade. Uttag av lönefiler i Next Project är obegränsat och kan göras en eller flera gånger under samma period.
Dialogen Hämta lönefil — kontrollera period, lönesystem och urvalsalternativ innan hämtning.
HogiaLön Plus
Från / Till – Välj datum för den period du önskar.
Lönesystem – Välj vilken typ av fil du vill hämta.
Artikelkategori – Välj den eller de artikelkategorier som du har satt i prislistan på artiklarna som avser lönetillägg och som du vill inkludera i filen.
Inkludera kostnadsställe/resultatenhet – Bocka i det här alternativet om du vill att Next Project tar med resultatenhet/kostnadsställe från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Typ av uppdrag/kostnadsbärare – Bocka i om du vill att lönefilen ska innehålla dimensionen kostnadsbärare/typ av uppdrag från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Uppdatera Lönefil hämtad – Om detta är ibockat får du en tidsstämpel per användare i Next Project som visar när personen senast inkluderades i en lönefil.
-
Urval för lönefil – Vill du att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Vill du enbart inkludera de användare du har filtrerat fram väljer du Hämta enligt urval för vald period — se mer information nedan.
Dialogen Hämta lönefil — notera urvalsalternativen för lönefil.
HogiaLön
Från / Till – Välj datum för den period du önskar.
Lönesystem – Välj vilken typ av fil du vill hämta.
Artikelkategori – Välj den eller de artikelkategorier som du har satt i prislistan på artiklarna som avser lönetillägg och som du vill inkludera i filen.
Inkludera kostnadsställe/resultatenhet – Bocka i det här alternativet om du vill att Next Project tar med resultatenhet/kostnadsställe från Projektinformationen för samtliga tidregistreringar och lönetillägg.
Uppdatera Lönefil hämtad – Om detta är ibockat får du en tidsstämpel per användare i Next Project som visar när personen senast inkluderades i en lönefil.
-
Urval för lönefil – Vill du att samtliga användare med anställningsnummer i Next Project ska inkluderas väljer du Hämta samtliga poster för vald period. Vill du enbart inkludera de användare du har filtrerat fram väljer du Hämta enligt urval för vald period — se mer information nedan.
Dialogrutan 'Hämta lönefil' — notera urvalsalternativ och kryssrutor.
Hämta enligt urval
Minimumkravet för att Next Project ska inkludera en användare i lönefilen är att du har angett dennes anställningsnummer i användarregistret under Administration – Användare/Behörigheter – Användare. Utöver det kan du styra vilka som inkluderas via ytterligare tre nivåer — genom att på fliken Timmar person eller Attestera timmar och resor välja Grupp och/eller Anställningsform, eller genom att filtrera bland användarna.
Antalet användare som visas i listan anpassas efter ditt urval, och i dialogen Hämta lönefil kan du sedan välja Hämta enligt urval för vald period. Urvalet baseras på det du precis filtrerat fram.
Dialogen föreslår automatiskt det urvalsalternativ du använde senast när du hämtade en lönefil från Next Project.
Fliken Bokf timmar med vyval och filteralternativ för attestering av timmar.
Timrapport i PDF-format
Vill du ha en Timrapport i PDF-format som komplement till lönefilen går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, till exempel Attestera timmar och resor. Klicka på PDF-knappen och välj sedan Skriv ut Timrapport.
Fliken 'Attestera timmar och resor' — notera knappen för att hämta lönefil.
Du kan anpassa innehållet och sorteringen i rapporten via alternativen på vänster sida i dialogen. Det är viktigt att lägga till den artikelkategori som avser lönetillägg för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen visas som en summering längst ned i rapporten.
Överstrukna kolumner i bilden nedan kommer från ett äldre arbetssätt i Next Project och inkluderas inte i lönefilen. Det ska alltså inte finnas någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i Timrapporten.
Timrapportdialog — notera filtret 'Visa artikelkategori' för att inkludera lönetillägg i rapporten.
Import av lönefil – HogiaLön
Importera lönefil
När du har tagit ut en lönefil från Next Project sparas den i mappen Nedladdningar på din dator. Filen heter hogiaplus-v2_xxxx eller hogia-v2_xxxxx, följt av datum och klockslag för uttaget. Information om hur du importerar lönefilen hittar du hos HogiaLön:
https://www.kundtorg.hogia.se/fraga?id=2240
https://support.hogia.se/2144.guide