Denna artikel förklarar varför dubbla intäkter kan uppstå i BYGGsamordnaren vid hantering av avvikelser i projekt med koppling till ett bokföringssystem. Läsaren får lära sig hur man identifierar problemet via kolumnerna Avvikelse och Vernr under Tider och Kostnader/Intäkter, samt vilka åtgärder som finns tillgängliga – från en enkel manuell korrigering till automatisk mappning av avvikelseintäkter.
Vad är dubbla intäkter för avvikelser?
Det här problemet handlar om dubbla intäkter kopplade till avvikelser i ett projekt. Det uppstår normalt bara om du har en koppling till ett bokföringssystem.
Varför uppstår dubbla intäkter?
Det vanligaste scenariot är att projektledaren skriver in fakturerat belopp direkt i avvikelsen — det finns en cell för detta. När sedan samma belopp bokförs i bokföringssystemet kommer det in igen som en kundfaktura. Det innebär att avvikelsebeloppet registreras två gånger, vilket ger dubbla intäkter.
Hur kontrollerar du om det är fallet?
För att bekräfta att du har drabbats av dubbla intäkter, gör så här:
- Gå till Tider och Kostnader / Intäkter.
- Slå på kolumnerna för Avvikelse och Vernr.
- Rader som är manuellt inskrivna i avvikelserna saknar värde i kolumnen Vernr, men har alltid en referens i kolumnen Avvikelse.
I bilden nedan kan du se tre saker:
- Projektledarens manuellt inskrivna rader i avvikelserna visas i Intäkter — de har inga vernr men har referenser till Avvikelse.
- När faktureringen är gjord i bokföringen kommer avvikelsebeloppen in igen. Ibland är det inte lika tydligt som i bilden — det kan vara en summerad rad som avser både kontraktsarbeten och avvikelser.
- En enkel lösning är att manuellt lägga till en rad längst ned i Intäkter med ett minusbelopp som motsvarar summan av alla manuellt inskrivna avvikelsebelopp. Det fungerar för många.
Fliken Intäkter visar kundfakturor och manuella justeringar — notera avvikelsefälten.
Vill du ha automatiska mappningar?
Det finns även möjlighet att i bokföringssystemet ange koder för att automatiskt mappa avvikelseintäkter till respektive avvikelse. Det kräver dock handpåläggning vid överföringen från bokföring till BYGGsamordnaren, utbildning av ekonomiavdelningen och projektledarna, samt i vissa fall support från leverantören av bokföringssystemet.
Om du vill ha hjälp med automatiska mappningar, kontakta Byggsamverkan AB, special services.