I samband med byte av leverantörsfakturasystem till Next e-Invoice kan det vara bra att informera sina leverantörer om förändringen. På så sätt säkerställer ni att de har rätt uppgifter men även får information om önskade referenser för att minska administrationen vid hanteringen av leverantörsfakturorna. Vi rekommenderar utskick av leverantörsbrev tätt inpå eller i samband med övergång till Next e-Invoice för att undvika risken att era leverantörer uppdaterar för tidigt eller missar uppdateringen av informationen.
Längst ner i den här artikeln finns en bifogad word-fil som ett förslag på leverantörsbrev som ni kan justera och använda. Punkter att ta lite extra hänsyn till vid justering är gulmarkerade i dokumentet. Dokumentet är anpassat för att ni ska kunna ta hjälp av funktionen Autofyll i Next Docs, hur du kommer igång med Next Docs finns här och hur man använder funktionen Autofyll finns här.
{{!image.logo}} - exempelvis uppe till höger kan ni addera er företagslogga.
Datum - ändras till det datum ni ska börja använda Next e-Invoice. Säkerställ med er kontakt på Next att önskat datum för implementation kan uppfyllas innan utskick av leverantörsbrev.
{{Företag.Företagsnamn}} - byter ni till ert företagsnamn.
{{Företag.Orgnr}} - ändras till ert organisationsnummer som är ert "ID" för EDI-fakturor (elektroniska fakturor).
e-post - ändras till den mailadress ni kommer använda för era leverantörsfakturor. De flesta av våra kunder använder en egen mailadress, exempelvis faktura@företag.se, som man sedan sätter automatisk vidarebefordran till den mailadress ni kommer få av oss från Next i samband med uppsättning av e-Incvoice. Observera att mailadressen bör enbart vara avsedd för leverantörsfakturor och inte exempelvis fakturafrågor för att sådana typ av mail inte ska skickas till fakturatolkningen.
{{Företag.Företagsnamn}}
{{Företag.Adressrad 1}}
{{Företag.Postnr}} {{Företag.Ort}} - byts ut till den postadress ni vill att era leverantörer skickar ev. pappersfakturor till. Det finns möjlighet att köpa tjänsten för scanning av pappersfakturor genom Next e-Invoice, merparten av våra kunder använder dock sin kontorsadress och scannar själva då det enbart är fåtal leverantörer som behöver kunna skicka fakturor med post.AOxyzes.1 - i leverantörsbrevet är referensens exempel uppsatt som att ni vill redan i e-Invoice kunna markera vilken arbetsorder eller ÄTA, d.v.s. Next Project underdimension till projekt, fakturan ska konteras mot. Om ni vill kontera era leverantörsfakturor enbart på projekt kan ni ta bort ".1" så referens exemplet enbart är AOxyzes. Mer information om hur man arbetar med referenser i Next e-Invoice finns här i filmen "Referensmärkning".
Fakturor som saknar projektnummer kommer att returneras - här bestämmer ni själva hur "hårda" ni vill vara mot era leverantörer. Next e-Invoice kommer inte med automatik returnera någon faktura som saknar referens.
, se ovan - justeras beroende på vilken adress som står under Pappersfakturor. Om det är er företagsadress som står kan det stå kvar som det gör. Använder ni en postadress som är kopplat till e-Invoice för scanning av postfakturor rekommenderar vi att ni skriver er företagsadress för att undvika att tolkarna öppnar påminnelsefakturan och sedan skickar den till er då påminnelsefakturor, och andra dokument som inte uppfattas som originalfakturor, returneras till er företagsadress för hantering.
Fakturor som inte motsvarar ovanstående krav kommer att sändas åter till er för komplettering/åtgärd - behåll/formulera om/ta bort enligt era önskemål. Fakturor som exempelvis inte har någon referens kommer inte med automatik returneras.
[email protected] - byt till en mailadress för ev. frågor från leverantör.
{{Företag.Företagsnamn}} - byt till ert företagsnamn.