Den här artikeln beskriver hur du arbetar med leverantörsfakturor i Next e-Invoice. Om ni saknar funktionen och önskar beställa den, klicka här.

Next e-Invoice är den del av Next Project som hanterar leverantörsfakturor innan de kommer in i ekonomisystemet. Next Project kan sedan importera leverantörsfakturorna från ekonomisystemet för att föras in i kostnadsuppföljning på projekten i Next Project.

Endast leverantörsfakturor hanteras av e-Invoice vilket gör att påminnelser och eventuella andra dokument kommer att skickas utanför systemet till angiven kontaktadress. Eventuella påminnelsefakturor hanteras direkt i ekonomisystemet, kom ihåg att projektkontera för att kostnaden ska komma till Next Project.

Fakturorna tas om hand av vår skanningspartner som har följande bryttider för att hantera fakturorna.

Inkommer en faktura innan kl. 09.00 ska denna synas i e-Invoice senast kl. 00.00 samma dag.

Inkommer en faktura efter kl. 09.00 ska denna synas i e-Invoice senast kl 00.00 dagen efter. 

Next e-Invoice har möjlighet att godkänna en faktura i två steg efter att den klarmarkerats av ekonomiadministratören. Godkännande 1 (oftast projektledare) och Godkännande 2 (Slutattestant). Fler attestled är i dagsläget inte möjligt.

Du hittar Next e-Invoice genom att klicka på den gröna knappen högst upp i Next Project.

Det finns tre olika grupper som styr vilken behörighet en användare har att hantera fakturor i Next e-Invoice.

Administratörer i Next Project har full frihet att flytta personer mellan dessa grupper och tilldela personer behörigheter. Detta görs genom att markera vilken/vilka personer som ska tillhöra vilken grupp. Möjligheten till att se personerna som ingår i de olika grupperna eller redigera detta återfinns under Administration –> Användare/Behörigheter -> Grupper/ Rättigheter.

e-Invoice ekonomiadmins roll/behörigheter är vanligtvis att kontrollera, kontera, hantera leverantörsregister och färdigställa fakturor som inkommer till personerna som i nästa led ska godkänna. Användare som ingår i denna grupp ser samtliga fakturor som inkommer i Next e-Invoice. Next e-Invoice kan ställas in så att ekonomiadministratör måste kontrollera och godkänna kontering på samtliga inkomna leverantörsfakturor innan dessa blir möjliga att godkänna för e-Invoice användarna (projektledarna på respektive projekt).

E-Invoice användarna stämmer av/kontrollerar att leverantörsfakturornas innehåll tillhör deras projekt och att de är konterade på rätt projekt. E-Invoice användarna kan även ändra kontering och till exempel dela upp beloppet på flera projekt om så önskas. En e-Invoice användare har rätt att godkänna fakturor som tillhör hans/hennes projekt. Det finns möjlighet att fastställa ett visst fakturabelopp där e-Invoice användare får godkänna fullt ut under detta belopp. För fakturabelopp över denna gräns kan e-Invoice användare endast godkänna på nivå ett.

E-Invoice attest har den högsta attesträtten och kan därför godkänna en faktura oavsett om godkännande 1 är godkänt av projektledaren eller inte. Om den personen trycker på knappen Godkänn kommer, i det fall inget godkännande är satt, både Godkännande 1 och Godkännande 2 att fyllas i direkt eftersom personen tillhör den högsta gruppen i attestledet. Det är även möjligt att styra vem som slutattesterar fakturorna baserat på kostnadsställe på projektet. Vid frågor om detta kontakta er kontaktperson vid uppsättning av e-Invoice alternativt kontakta Next support via [email protected]

Om en faktura konteras mot flera projekt kommer attestledet styras av det projektnummer som konteras på rad 1. Om det är exempelvis olika projektledare på de angivna projekten i konteringen är det därmed enbart projektledaren på rad 1 som kommer kunna godkänna fakturan.

E-Invoice ekonomiadmin kontrollerar att fakturan är korrekt konterad, gör eventuella justeringar och markerar fakturan som ”Klar för godkännande” för att den ska gå vidare i attestledet.

E-Invoice användare (Godkännande 1) (projektledaren på projektkortet) hanterar fakturor för sina respektive projekt.

E-Invoice attest kontrollerar och godkänner i nästa led (Godkännande 2).

Den person med tillgång till Next Connect exporterar fakturor till ekonomisystemet via knappen ”Export av leverantörsfakturor från Next till [ert ekonomisystem]” i Next Connect, (alternativt automatiskt schemalagd export till ekonomisystemet). Fakturorna får då ett externt fakturanummer som hämtas från ekonomisystemet och försvinner då från flödet i e-Invoice. Beroende på inställningar i Next Connect kan leverantörsfakturan komma in i ekonomisystemet som bokförd eller icke bokförd.

Samtliga fakturor, oavsett om de är under attest, exporterade till ekonomisystemet eller makulerad, finns i Arkivet. I Arkivet kan du se att leverantörsfakturans externa fakturanummer från ekonomisystemet, vilket datum som fakturan exporterats och bock i kolumnen för Exporterad enligt nedan:

Fakturorna hanteras sedan i ekonomisystemet för betalning. Den person med tillgång till Next Connect importerar sedan bokförda kostnader från ekonomisystemet till Next Project via Leverantörsfakturaimport eller Verifikatimport beroende av ekonomisystem (alternativt automatiskt schemalagd inläsning från ekonomisystemet).

Leverantörsfakturan hamnar då under fliken Bokförda kost/int i Next Project på korrekt projekt och arbetsorder. Om fakturan är uppdelad på flera projekt eller konton fördelas dessa på flera rader. Bild kommer då med på samtliga rader (visas genom klick på ikonen med ett gem). Det är möjligt att ställa in kontering på Arbetsorder/ÄTA-nivå och/eller kostnadsställe i e-Invoice. Kontakta Next support för mer information.

Här visas alla inkomna fakturor som inte har blivit godkända fullt ut samt de som är fullständigt godkända men ännu inte exporterats till ekonomisystemet med Next Connect. Även de fakturor som du försökt att exportera via Next Connect till ekonomisystemet men som fått någon typ av felsignal visas här. För att få mer information om varför exporten misslyckades svep med musen över fakturan alternativt tänd kolumnen Meddelande.  När felet rättats kommer fakturan att gå med i nästa export till ekonomisystemet. Kontakta Next support om du behöver hjälp att tolka felmeddelandet.

För e-Invoice användare (projektledare) visas fakturor som är markerade som ”Klar för godkännande”. Om systemet inte är inställt så att en användare i gruppen e-Invoice ekonomiadmin måste kontrollera och godkänna kontering på inkomna leverantörsfakturor innan de kan godkännas så är alla inkomna fakturor automatiskt markerade som klara för godkännande direkt när de inkommer till e-Invoice. Se bild nedan.  

Här visas alla fakturor som reklamerats via mejl från e-Invoice till leverantören alternativt märkts som reklamerade. En faktura reklameras genom att klicka på Reklamera i någon av vyerna Felaktig/saknad kontering eller Inkomna ej färdigbehandlade. Klickar du direkt på Reklamera så öppnas en mejldialog med förslag på text för reklamationsmejlet. Du kan även märka fakturan som reklamerad genom att klicka på neråtpilen till vänster om reklamera-knappen och sendan Mär som reklamerad, se nedan.

Då behöver du inte skicka ett mejl till leverantören för att den ska hamna under vyn Reklamationer.  

Skriv gärna en kommentar på fakturan du reklamerat, exempelvis när den reklamerats och av vilken anledning. När/om en kredit läses in i e-Invoice med matchande belopp från samma leverantör som den debet som ligger reklamerad så kommer en dialog att visas med frågan om du vill matcha kredit och debet. Om du då markerar båda raderna och klickar på OK så makuleras båda posterna och hamnar i arkivet.

Här visas fakturor som antingen saknar korrekt projektkontering, saknar fakturanummer eller vars leverantör inte är känd av systemet. Fakturorna saknar då information i något av följande fält. 

När uppgifterna lagts till så flyttas fakturan automatiskt till Inkomna ej färdigbehandlade.
​

Projektledare har rätt att godkänna fakturor som är konterade på personens egna projekt upp till ett visst belopp. Denna beloppsgräns har ett standardvärde på 0 kronor, vilket innebär att samtliga fakturor måste godkännas i steg 2 av en användare i gruppen e-Invoice attest. Om en gräns är satt, till exempel 100 000:-, så är det endast fakturor över denna gräns som måste godkännas av en användare i gruppen e-Invoice attest.   

Detta fungerar enligt följande: Next Project har ett register med kostnadsställen, och detta register måste innehålla minst ett kostnadsställe. Varje projekt ska i Next Project kopplas till ett kostnadsställe. Varje kostnadsställe har en attestgrupp som attesterar fakturor kopplade till projekt med deras kostnadsställe.

Detta gås igenom med er i samband uppsättning av e-Invoice . Om behov uppstår efter det ska Next Support kontaktas i första hand.  

Fakturor måste vara godkända fullt ut för att kunna exporteras till ekonomisystemet.  

Om du önskar ångra ett godkännande kan detta göras genom att trycka på följande: 

För varje gång du trycker här ångras ett godkännande. För att ångra båda måste du alltså trycka två gånger.  

Här ligger samtliga fakturor som kommit in i e-Invoice oavsett status på dessa. Precis inkomna, reklamerade, makulerade eller exporterade till ekonomisystemet så finns dessa här. ”e-Invoice ekonomiadmin” ser samtliga fakturor i arkivet, ”e-Invoice användare” ser endast sina egna och ”e-Invoice attest” ser samtliga fakturor kopplade till sitt egna kostnadsställe. Arkivet hittar du genom följande knapp uppe i högra hörnet:

Här kan du bland annat se när en faktura blivit godkänd och av vem, när den mottogs, kontering, bild, datum den exporterades till ekonomisystemet. Konteringen på fakturan visas i fliken kontering som ligger ovanför bildvisningen i Arkiv:  

Olika filtreringar är möjliga att utföra på samtliga kolumnkategorier. Vilka kolumner du vill visa i din e-Invoice ställer du in genom att hålla muspekaren över valfri kolumn – Klicka på den svarta pilen och Kolumner. Där kan du tända de kolumner du anser vara relevanta.

Vill du sätta ett filter trycker du i stället på filterknappen som du hittar längst upp till höger i respektive vy eller längst till vänster i raden med kolumnrubriker. Därefter klickar du i det gröna fältet på den kolumn som du önskar filtrera på och anger värde för filtreringen. 

Du kan även kombinera filtreringar på olika kolumner för att få fram mer specifika fakturor från utvalda projekt eller perioder. 

Vid uppstart av Next e-Invoice tar vi in leverantörsregistret från ekonomisystemet till Next Project. Tillägg av nya leverantörer samt uppdatering av befintliga leverantörer ska därefter göras i Next Project som nu är master för leverantörsregistret. Leverantörsregistret i ekonomisystemet uppdateras när en faktura förs över kopplad till en ändrad eller ny leverantör.  

Alla fakturor som kommer från leverantörer som är kända sedan tidigare visas tillsammans med information om leverantören. I första hand kontrolleras momsregistreringsnummer/organisationsnummer och BG/PG/IBAN. Om något av dessa inte stämmer kommer en matchning inte kunna ske. Ta kontakt med Next Support vid frågor.  

Observera att de fält som är gråa inte går att redigera, det är endst de vimarkerade som är redigeringsbara:  

Vill du korrigera några av de andra fälten så måste det göras via Leverantörsregistret i Next Project.  

Om du vill lägga upp en ny leverantör kan du både göra det i Next e-Invoice samt i Next Project. I klienten finns det fler möjligheter att fylla på med mer information så som kontaktperson med mera.  

Om en kund har ett bankkonto i stället för BG/PG så ska kontonummer läggas in i fältet IBAN utan bindestreck och mellanslag.  

Inkomna leverantörsfakturor konteras automatiskt på det projekt som är angivet på fakturan med prefix ”AO” följt av siffror. AO-nummer rekommenderas att anges i fakturahuvudet för bästa resultat vid tolkning. Det är viktigt att det föregås av prefixet ”AO”.  

Som konto används i första hand det konto som är angivet på leverantören, i andra hand det konto som är angivet som standardkonto vid implementation. Standardkonto för en leverantör kan anges i leverantörsregistret.  

Du kan ändra den kontering som är gjord. Dels kan du byta projekt direkt på fakturan, dels kan du ändra på konteringsraderna. du kan ändra uppgifter på raden, och du kan dela upp fakturan på flera konton. För att dela upp på flera konton ändrar du belopp på den rad som finns. Då skapar systemet en ny rad med resterande belopp som ska konteras. Du kan även radera konteringsrader, förutom den som skapats av systemet. 

Byggmoms

Systemet har en funktion för att lägga till byggmoms. När du trycker på knappen för byggmoms så skapas två konteringsrader med 20 % av totalbeloppet, en rad för debet och en rad för kredit. Är leverantören angiven som entreprenadbolag kommer detta ha skett per automatik när faktura kopplad till leverantören kommer in med 0:- i moms. Det förutsätter då att en leverantör hittats när fakturan inkom.

Leasingmoms

Du kan även hantera moms på leasing, d.v.s. halv moms. När du väljer ett konto för leasing och sparar blir du erbjuden att dra av moms med 50%.
Observera att du behöver uppdatera relevanta konton för leasing i Next kontoplan för att kunna använda funktionen.

​Balansera belopp

Knappen balansera belopp styr beloppet som visas när du väljer att skapa en ny konteringsrad. Har du valt att ha knappen aktiverad kommer raden att innehålla kvarvarande belopp av det totala fakturabeloppet. 

Har du valt att inte ha balansera belopp aktiverad kommer en ny rad att vara tom i belopp och i fältet för Diff ser du kvarvarande belopp.  

Det finns möjlighet att skicka e-post automatiskt till projektledare och attesterare som har fakturor att godkänna. Det finns även möjlighet att automatiskt skicka e-post som påminnelse för fakturor som inte är godkända och som är på väg att förfalla till betalning. Information om uppsättning av detta finns här.