Den här artikeln beskriver hur du skickar fakturor via c-Invoice med hjälp av vår partner Crediflow.
Next c-Invoice är vår tjänst för fakturadistribution för såväl fysiska som elektroniska fakturor. I denna artikel går vi igenom förutsättningarna och hur du skickar faktura med Next c-Invoice. Next c-Invoice är en tilläggstjänst, saknar ni tjänsten och vill beställa, klicka här.
Lägg till användare i Grupper/Rättigheter
Lägg till användare som skall kunna skicka fakturor med c-Invoice genom att:
Öppna Administration –> Användare/Behörigheter -> Grupper/Rättigheter.
Lägga till de användare som ska kunna skicka fakturor via c-Invoice i gruppen ´c-Invoice Admin´ genom att trycka i boxen på varje användare som ska ha rättigheten.
Förbered kundregister
Öppna kundregistret med knappen ´Kunder´.
Se till att person- eller organisationsnummer är ifyllt.
Gå till fliken Grundinformatopm alternativt fyll direkt i kolumnerna på respektive kund. Fyll i fältet fakturatyp med det sätt ni vill att kunden ska få sin faktura (EDI, e-post eller Papper). Lämnas fältet tomt kommer fakturan levereras via post.
Vid EDI-faktura skickar vi i första hand mot organisationsnumret, det gäller både när din kund uppger ett org.nummer som mottagare samt vid Peppol ID. Om kunden har uppgett ett GLN-nummer fyll i det i kolumnen Elektronisk adress, se bild ovan.
Vid e-post fyll i mailadress. Finns flera mailadresser på kunden används mailadress för utskick av kundfaktura enligt följande rangordning:
Kundkontaktens ”Faktura e-post”
Kundens ”Faktura e-post”
Kundens ”E-post”
Vid post fyll i komplett postadress.
Skicka faktura med c-Invoice
Gå till fliken Faktura.
Säkerställ att fakturan har önskad fakturatyp, att den är låst och har ett externt fakturanummer, se exempel nedan. Lämnas fältet Fakturatyp blankt och fakturan skickas med c-Invoice kommer den att skickas med post.
Klicka på följande symbol, Skicka faktura.
Välj Next c-Invoice.
OBS: Tänk på att alla bilagor som är ikryssade kommer att följa med fakturan. Vill du ta bort dessa görs det under fliken Fakturabilagor när fakturan är markerad.
Kontrollera status
När en faktura har skickats så uppdateras kolumnen Distributionsstatus med:
Datum, klockslag och namn på den som klickat på ”NEXT c-Invoice”
Ser du inte kolumnen status under fliken faktura så ställ muspekaren på valfri kolumn och klicka på den lilla svarta pilen – Välj Kolumner – Markera Status.
Skicka om en faktura
Om fakturan behöver skickas på nytt, av någon anledning, behöver den låsas upp för omsändning, det gör du via menyknappen över fakturorna. Saknar du den behörigheten kontakta Next Support.
Kontrollera leverans av faktura
Vill du kontrollera leveransen av en kundfaktura så loggar du in på Crediflows webbtjänst. Inloggningsuppgifter får ni via [email protected], telefonnummer 042-12 70 50.
I vissa fall kommer ni att kontaktas av Crediflow då de inte kan säkerställa mottagare vid fakturering via EDI. Då får ni ta kontakt med er kund för att ta reda på vad de använder för operatör. Detta är alltså undantagsfall men vi vill nämna att det kan hända.