Den här artikeln beskriver hur du exporterar lönefil till lönesystemen Hogia Lön och Hogia Lön Plus från Next Project.

I denna artikel kommer vi att benämna båda versionerna som HogiaLön med undantag där det finns skillnader mellan filerna, då framgår det tydlig av texten. Lönefilerna innehåller båda dimensionerna projekt och resultatenhet. I filen till HogiaLön Plus finns det även möjlighet att inkludera kostnadsbärare.

Den här lathunden kommer att guida er igenom hur ni gör uppsättningen i Next Project. För frågor om exempelvis hur du importerar filen eller uppsättning i ert lönesystem hänvisar vi er i första hand till HogiaLön. Vid frågor om uppsättningen i Next Project ber vi er kontakta oss på Next.

Gå till användarregistret under Administration -> Användare/Behörigheter -> Användare i Next Project och fyll i anställningsnummer från ert lönesystem. Användare utan anställningsnummer i användarregistret kommer aldrig att inkluderas i en lönefil. På personer som inte ska inkluderas i lönefilen, exempelvis underentreprenörer eller externa konsulter, lämnas därför fältet för anställningsnumret tomt.

​

För att du ska ha rättighet att ta ut en lönefil i Next Project behöver användaren tillhöra en grupp som har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta genom att gå till Administration -> Användare/Behörigheter -> Grupper/Rättigheter. Ni kan komplettera en befintlig grupp med rättigheten eller skapa en ny grupp. Välj eller skapa exempelvis gruppen Löneadministration och addera användare som ska kunna ta ut filen samt kontrollera att gruppen har administrativa rättigheten Hantera löneintegration.

För att kunna läsa över närvaro till lönesystemet krävs att timrollerna i Next Project kopplas mot en Löneart i HogiaLön. I Next Project ska koderna för närvaro föras in i kolumnen Tidkod i modulen 'Timpriser'. I Next Project ska kolumnen Tidkod inte innehålla L framför siffrorna då detta läggs till med automatik i lönefilen. Koderna i bilden är enbart ett exempel, kontrollera därför koderna i ert lönesystem.

I modulen 'Timpriser' rekommenderas det att ni lägger till roller för så väl ordinarie arbetstid som övertid i pengar och komptid, OB-tid med mera om detta används.

Om era anställda har månadslön och ni inte ska skicka projekt, resultatenhet/kostnadsställe och/eller kostnadsbärare/typ av uppdrag från Next Project behöver ingen Tidkod skrivas in i Next Project för yrkesroller som avser normaltid då ordinarie lön styrs av lönesystemet. Av den anledning är det viktigt att användarna tidrapporterar på rätt roll samt frånvarorapporterar vid frånvaro, om inte detta sker kommer ex. ingen övertidsersättning eller avdrag för frånvaro ske i lönesystemet.

Vid närvarorapportering är klockslag aldrig inkluderade filen till HogiaLön och får därmed ingen påverkan på utfall av lön. Klockslag eller mängd ordinarie timmar kommer aldrig generera exempelvis över- eller OBtid per automatik i lönesystemet. Därför behöver medarbetaren alltid se till att rapportera på rätt roll för att få ut rätt ersättning, exempelvis övertidsroller när övertidsersättning ska utgå.

Frånvarotyper hanteras på projektet Frånvaro i modulen 'Arbetsorder' i Next Project. I kolumnen Tidkod kompletteras frånvarotyperna med Avvikelsearter från HogiaLön Plus. Koderna ska enbart vara siffrorna, det vill säga inget A framför då detta läggs till med automatik i filen. Av den anledningen är det viktigt att det enbart används Avvikelsearter på frånvarotyperna i frånvaroprojektet. Om du har versionen HogiaLön kommer du istället ange lönearter både för när- och frånvaro.

Kolumnen Tidkod är släckt som standard men öppnas enkelt genom att markera en kolumn och trycka på lilla svarta pilen och sedan Kolumner. Där väljer du att bocka i kolumnen Tidkod. Kolumnen kommer att hamna längst bort till höger men kan enkelt flyttas till valfri placering. Saknas någon frånvarotyp kan det läggas till genom att klicka på det gröna pluset. Önskar ni byta namn på någon frånvarotyp så gör ni det i kolumnen Benämning. Frånvarotyper som inte ska användas kan med fördel raderas alternativt ha status Avslutad för att minska möjliga alternativ vid tidrapportering i Next Mobile.

För att HogiaLön Plus ska kunna tolka frånvarouttag som kan vara annat än fulla arbetsdagar krävs det att du rapporterar frånvaron med klockslag i Next Project, kontakta oss på Next Project för att aktivera funktionen. Om ni väljer att rapportera utan klockslag kommer exempelvis två timmar VAB tolkas som full frånvarodag enligt schema, exempelvis åtta timmar. Om funktionen med klockslag är aktiverad på frånvaro kommer det att krävas klockslag oavsett frånvarotyp och om rapporteringen avser en hel eller del av dag. Observera att detta enbart gäller HogiaLön Plus kunder, funktionen påverkar inte filen för HogiaLön kunder.

Tiden som rapporteras ska vara inom HogiaLöns schematid och inklusive raster. Rapporteras frånvaron utanför schematid kommer den inte att registreras i lönesystemet med undantag för uttag som enbart kan ske i fulla dagar, ex. vanligtvis semesterdagar.

En rekommendation innan uttag av lönefilen är att göra en filtrering för aktuell löneperiod på frånvaroprojektet samt sortera på klockslaget för att lättare uppmärksamma avvikande starttider. I nästa steg kontrollerar ni att klockslagen är inom respektive persons schema samt mängden inrapporterad tid. Extra viktigt att kontrollera de tidsposter som avser frånvaro som kan tas i annat än full dag, vanligtvis del av dag frånvaro och sjuk. För att underlätta hanteringen kan man skapa favoritfilter för dessa arbetsordrar i Next Project.

I bildexemplet skulle Erik Elektrikers tidrapportering behöva byta Arbetsorder till Föräldraledig DEL av dag då det är olika Avvikelsearter för heldag och del av dag i HogiaLön, det gör du i kolumnen AO/ÄTA.

Stefan Serviceteknikers tidrapportering för den obetalda tjänstledigheten behövs uppdateras med start- och stoptid då angivna tider är utanför hans arbetstidsschema i HogiaLön, det gör du enkelt i kolumnerna för start- respektive sluttid. Den skulle även behöva byta arbetsorder då tjänstledighet har olika Avvikelsearter beroende på om det är hel eller del av dag.
​
Stefan Servicetekniker rapportering för semester kl. 10.45-19.45 kommer trots allt bli rätt även om avvikande klockslag då semester enbart kan tas ut i fulla arbetsdagar. HogiaLön kommer enbart ta hänsyn till datum som är rapporterat och ge utfall som motsvarar en hel arbetsdag enligt personens schema, mängden och klockslag kommer alltså inte påverka. ​

I Next Project sätter vi upp en standardregel för rastmängd för samtliga användare, vill ni ha hjälp med att justera inställningen så kontaktar ni oss. Mängden rast kan justeras manuellt i Next Projext på respektive rapportering, detta är inte möjligt i Next Mobile. Mängden rast i Next Project kommer inte att påverka utfallet i HogiaLön, det är alltid schemat i HogiaLön som hur mycket och vilket klockslag rast ska dras av.

Från Next Project skickar vi inga perioder för frånvaron vid exempelvis sjukdom, allt skickas över timme för timme. Det är därför viktigt att kontrollera utfallet i lönesystemet så att uträkningen blir korrekt. Vid längre frånvaroperioder, exempelvis sjukskrivning eller föräldraledighet i en månad, rekommenderar vi att ni i stället rapporterar direkt i lönesystemet. Det gör att ni får korrekta uträkningar för lön direkt, medarbetaren behöver inte tidrapportera och ni kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.

Lönetillägg, som till exempel traktamente och milersättning, lägger ni upp som artiklar i en prislista i Next Project. Artikeln behöver märkas med en Löneart från HogiaLön i kolumnen Tidkod. Informationen i kolumn Tidkod uppdateras både för gamla och nya registreringar, den kan därmed uppdateras/ändras när som helst. Saknas information i kolumnen Tidkod kommer artikelnummer att användas i stället. Olika typer av närvarotid likt övertid och OB-tid rekommenderas att ha i modulen 'Timpriser'.

Artiklarna för lönetillägg som ska inkluderas i lönefilen behöver märkas med aktuell artikelkategori, vilket anges i kolumnen för Artikelkategori i prislistan. Om du saknar funktionen Artikelkategori kontaktar du oss på Next Project. Observera att uppdatering av artikelns artikelkategori endast avser framtida registreringar, därmed kommer inte tidigare inrapporteringar uppdateras.

Om du vill skapa en ny artikelkategori går du till Administration-Typer-Artikelkategori, för att kunna skapa nya artikelkategorier krävs den administrativa rättigheten Artikelkategori.

Om ni vill rapportera in lönetillägg i Next Project där ersättningen är ett rörligt belopp, exempelvis logiutlägg eller parkering, rekommenderar vi er att koppla artikeln i prislistan mot en Löneart som är värd 1 kr. Medarbetaren rapporterar sedan exempelvis 125 st Parkeringsavgift. Next Project har inte stöd för att skicka belopp till HogiaLön.

Next Project skickar alltid med projekt i lönefilerna till HogiaLön för både närvaro-, frånvarotid och lönetillägg. Inställningar i HogiaLön på respektive Löne-/Avvikelseart avgör om informationen ska läsas in från försystem eller ignoreras. Inga speciella inställningar krävs i Next Project, kom dock ihåg att sätta en Löneart på timrollen i 'Timpriser' som projektfördelar ordinarie närvarotid i lönesystemet.

Då vi som standard har ett frånvaroprojekt i Next Project kommer samtliga frånvarorapporteringar skickas med samma projektnummer i filen från Next Project. I HogiaLön har du möjlighet att styra om exempelvis Avvikelsearten för sjuk ska ta projektinformation från personalkortet i HogiaLön alternativt från lönefilen från Next Project.

Du kan välja att få med resultatenhet i lönefilen från Next Project. I Next Project kan fältet på Projektinformationen vara benämnd som Kostnadsställe alternativt Resultatenhet. I Next Project sätter vi ett resultatenhet/kostnadsställe per projekt på Projektinformationen, du kan därmed enbart ha en resultatenhet per projekt. Inställning i HogiaLön på Löne-/Avvikelsearten styr huruvida information om resultatenhet ska importeras från fil eller hämtas från personalkort i HogiaLön.
​

Om resultatenhet är statiskt för den anställde, exempelvis om det avser anställningsort, rekommenderar vi att ha den här information i lönesystemet och inte i filen från Next Project med tanke på att vi som standard enbart har ett frånvaroprojekt för samtliga användare. Ett annat alternativ är ställa in i HogiaLön så att resultatenhet/kostnadsstället på Avvikelsearterna inte läses in från Next Projects lönefil utan från personalkortet i HogiaLön.

För att resultatenheten ska komma med i filen behöver fältet Resultatenhet/Kostnadsställe vara upptänt på Projektinformationen i Next Project samt väljas med vid uttag av filen, se mer i avsnitt nedan för Uttag av lönefil. Kostnadsställena ska ha koden och benämning från HogiaLön i Next Project under 'Administration-Ekonomi-Resultatenhet/Kostnadsställe'.

I filen till HogiaLön Plus kan du välja att få med Kostnadsbärare från Next Project, HogiaLön saknar den här dimensionen. Informationen kommer från 'Projektinformationen' och fältet kan vara benämnt Typ av uppdrag alternativt Kostnadsbärare. Inställning i HogiaLön på Lönearten styr huruvida information om kostnadsbärare/typ av uppdrag ska importeras från fil eller hämtas från personalkort.
​

För att kostnadsbärare ska komma med i filen behöver fältet Kostnadsbärare/Typ av uppdrag vara upptänt på 'Projektinformationen' i Next Project samt väljas med vid uttag av filen, se mer information längre ner i dokumentationen. Kostnadsbäraren ska ha kod och benämning från HogiaLön i Next Project under 'Administration-Inställningar-Typer-Uppdragstyp/Kostnadsbärare'

För att hämta en lönefil från Next Project går du till modulen 'Bokf timmar' och någon av underflikarna, exempelvis 'Attestera timmar och resor'. Välj vilken period du vill ta ut filen för och klicka sedan på knappen Hämta lönefil.

En dialog kommer att komma upp där du väljer någon av filerna Hogia lön eller Hogia lön plus, se kommande avsnitt för mer beskrivning av inställningarna. Nästa gång du ska hämta en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.

En förutsättning för att kunna ta ut en lönefil är att samtliga tidsposter för den angivna perioden och de personer som inkluderas är godkända, det krävs inte att timmarna är attesterade. Uttag av lönefiler i Next Project är obegränsat och kan därmed tas ut en eller flera gånger under samma period.

​

Minimumkravet för att Next Project ska ta med en användare i lönefilen är att ni angett dennes anställningsnummer i användarregistret, som ni hittar under 'Administration-Användare/Behörigheter-Användare'. Utöver detta har vi möjlighet att styra vilka som tas med i filen utifrån ytterligare tre nivåer genom att på fliken 'Timmar person' eller 'Attestera timmar' och resor välja in Grupp och/eller Anställningsform alternativt filtrera bland användarna.

Antalet användare som visas i listan kommer att anpassas efter urvalet och i dialogen Hämta lönefil kan du nu välja Hämta enligt urval för vald period. Urvalet är det som du just filtrerat fram.

Dialogen kommer att föreslå det alternativ för urval som du senast använde vid hämtande av en lönefil från Next Project.

Önskar du en Timrapport i PDF-format som komplement till lönefilen går du till modulen 'Bokf Timmar' och någon av underflikarna, exempelvis 'Attestera Timmar och resor', och trycker på PDF-knappen och sedan Skriv ut Timrapport.

Ni har möjlighet att anpassa innehållet/sorteringen i rapporten enligt era önskemål genom alternativen på vänster sida i dialogen. Det är viktigt att lägga till artikelkategorin som avser lönetilläggen för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen ses som en summering längst ner i rapporten.

Överstrukna kolumner i bilden nedan kommer från ett gammalt arbetssätt i Next Project som inte tas med i lönefilen. Det ska alltså inte vara någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i Timrapporten.
​
​

Efter uttag av en lönefil från Next Project sparas filen i Nedladdat på din dator och heter hogiaplus-v2_xxxx alternativt hogia-v2_xxxxx följt av datum och klockslag när filen togs ut. Information om hur ni importerar lönefilen hittar ni hos HogiaLön, läs mer här:

https://www.kundtorg.hogia.se/fraga?id=2240
​https://support.hogia.se/2144.guide

​

​