Välkommen till Next Project!
Denna artikel fungerar som en guide och checklista för dig som ny användare i Next Project. Här hittar du information om hur du snabbt startar upp ditt Next Project, med de viktigaste inställningarna.
Följer du stegen nedan och använder den rekommenderade dokumentationen kommer du att kunna arbeta i Next inom kort!
Börja med att logga in i Next Project med de inloggningsuppgifter du har fått av oss.
Steg 1: Aktivering och grundläggande administration
Next Project
Kontrollera och komplettera företagsinformation i Administration → Inställningar → Kontor/företag.
Ladda upp er logotype för att den ska komma med på fakturor och rapporter i Administration → Inställningar → Kontor/företag. Filen med er logotype kan vara i jpg-, png- eller gif-format. Om det är en för stor fil kan du behöva komprimera den först.
Lägg till ytterligare användare som ska arbeta med uppstarten i Administration → Användare. För att läsa om hur du lägger till nya användare, klicka här.
Integration Next Project - ditt ekonomisystem
Aktivera integrationen mellan Next Project och ditt ekonomisystem och genomför grundläggande importer av kund- och leverantörsregister samt kontoplan. Dessa register behövs för kommande steg i denna guide.
Se instruktion för ditt ekonomisystem här:
För andra ekonomisystem ber vi dig kontakta oss.
Register och inställningar
Börja med att lägga in ditt företags grundinformation i Next Project. Med grundinformation avses den grundläggande information som behövs i Next för att rätt personer ska kunna logga in och att ni ska ha rätt förutsättningar för att driva era projekt. För att komma till grundinformationsmallen, klicka här. Eftersom det finns beroenden mellan olika register rekommenderar vi att du lägger in grundinformationen i följande ordning:
Kundregister (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Kontoplan (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Leverantörsregister (se instruktion i mailutskick eller integration med ekonomisystem för mer information)
Lönetillägg (se information för respektive lönesystem nedan)
Frånvaro
Betalningsvillkor (i Administration → Ekonomi → Betalningsvillkor)
När du nått hit har du de grundläggande förutsättningar som krävs för att kunna börja jobba i Next Project - för fler bra tips inför att ni kör igång, läs Steg 2 nedan!
Steg 2: Anpassa Next Project efter din verksamhet
När du har importerat all grundinformation och aktiverat integrationen enligt stegen ovan är det dags för dig att göra Next mer personligt med val och alternativ som passar er verksamhet.
Projektträdet
Din projektlista hittas i menyn till vänster och hur projekten ska mappas i projektträdet går att anpassa efter egna behov. Utgångspunkten är att det ska vara lätt för er att hitta projekten men dessa är även en möjlighet till uppföljning på mappnivå.
💡 Tips! Några vanliga sätt att bygga sin mappstruktur är:
Projektledare: Namnge mappar efter projektledare med projekt denne ansvarar för under sig. Detta styr per automatik ingen behörighet, men det finns möjlighet att begränsa behörighet på mappnivå så att projektledare enbart ser sina projekt framöver.
Ort: Om er organisation är utspridd geografiskt kan ni bygga en mappstruktur efter exempelvis ort eller region.
Beställare: Om ni har ett fåtal större beställare kan deras projekt läggas under respektive mapp.
För att läsa mer om hur du kan jobba med projektträdet, klicka här.
Uppföljningskriterier
I Next Project finns många olika sätt att märka och följa upp dina projekt, förutom kostnad och intäkt De flesta kriterier finns på projektkortet och kan ändras om de föreslagna alternativen inte passar. Om varje projekt taggas med information i dessa fält har ni goda möjligheter att ta fram statistik i modulen Projektöversikt!
Dessa fält är exempelvis de som listas nedan:
Ersättningsform
Projekttyp
Projektkategori
Typ av uppdrag
För att läsa mer om hur du jobbar med märkfält, klicka här.
Status
Statusar återfinns på flera ställen i Next Project, bland annat på projekt, arbetsordrar, ÄTA, avvikelser och kundfakturor. I vissa fall är de enbart till för uppföljning och kontroll men i vissa fall fyller de fler funktioner. Statusarna hittas under Administration → Inställningar → Statusar.
Om du vill lägga till fler statusar är det bra att tänka på följande:
Statuskoden måste vara unik
Välj färg genom att skriva färgen på engelska eller ta fram en sexsiffrig färgkod (#000000). Exempel på färger finns här: Färgkoder HTML
Om du vill läsa mer om statushantering, klicka här.
Projektstatus
Statusar med kod 40 och uppåt skickas till ekonomisystemet. Detta innebär att det är möjligt att bokföra kostnader och intäkter på projekt med en status högre än 40.
Statusar med kod 90 avslutar ett projekt i Next och i ekonomisystemet. Information om projektets slutdatum skickas med till ekonomisystemet.
Statusar med kod 39-89 visas i Next Mobile och är öppet för återrapportering för mobilanvändare. Detta intervall går att konfigurera, hör av er till oss om ni vill ha hjälp!
Arbetsorder-/ÄTA-status
Alla arbetsorder- och ÄTA-statusar visas i Next Mobile om projektet visas i Next Mobile.
Om ni har arbetsorder-/ÄTA-export till ert ekonomisystem aktiverat exporteras alla arbetsordrar och ÄTor om projektet exporteras.
💡 Tips och bra att veta!
Statusändringar är generellt en manuell hantering
Projektstatus bör i första hand ändras av klientanvändare
Arbetsorderstatus kan ändras av både klient- och mobilanvändare. Om ni har en verksamhet med mycket serviceordrar är en bra rutin att låta ansvarig utförare markera arbetsordern som utförd
Steg 3: Go live!
När du har kommit hit och genomfört alla steg börjar ni bli redo för att börja använda Next Project på riktigt!
💡 Tips!
Det absolut nödvändiga för att komma igång med Next Project snabbt är det som visas under Steg 1.
Börja med det mest grundläggande för att komma igång, sedan kan ni bygga på i flera steg och börja jobba i fler moduler
Titta igenom tidigare inspelade webinars
Bestäm ett datum från när tidrapportering ska ske i Next, vanligtvis i samband med början på en ny löneperiod, se instruktioner nedan
Förbered för lönefil alt. ta ut timrapport
Lönefil
När timpriser och lönetillägg är inlagda kan dessa kompletteras med tidkoder eller löneartsnummer för att ni ska kunna ta ut en lönefil när ni har rapporterat er första löneperiod.
Hur du går tillväga varierar beroende på vilket lönesystem som används i ert företag:
Timrapport i PDF-format
Önskar du en Timrapport i PDF-format som komplement till din lönefil går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, exempelvis Attestera Timmar och resor, och trycker på PDF-knappen och sedan Skriv ut Timrapport. Du kan även ta ut en timrapport som underlag om du manuellt vill lägga in timmarna i ditt lönesysyem.
Ni har möjlighet att anpassa innehållet/sorteringen i rapporten enligt era önskemål genom alternativen på vänster sida i dialogen. Det är viktigt att lägga till artikelkategorin som avser lönetilläggen för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen ses som en summering längst ner i rapporten. Överstrykta kolumner i bilden nedan kommer från ett gammalt arbetssätt i Next Project som inte tas med i lönefilen. Det ska alltså inte vara någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i Timrapporten.
