Denna artikel beskriver hur du går tillväga för att aktivera och sätta inställningar i integrationen mellan Next Project och ert ekonomisystem. Har du frågor om integrationen är du varmt välkommen att kontakta oss!
Aktivera integrationen
Notera att användaren som hämtar nyckel (steg 8-10) behöver ha behörigheterna “Bokföring” och “Fakturering” i Fortnox. Om det inte fungerar att hämta nyckel, vänligen kontrollera att dessa behörigheter finns på användaren. Det fungerar även om användaren är “Sysadmin” i Fortnox.
Ni behöver även ha en integrationslicens aktiverad i Fortnox.
Ladda ner Next Connect via länken nedan:
https://connect.next-tech.com/connect/NEXTConnectInstall.msi
Installera msi-paketet. Sök fram NEXT Connect på din dator.
Gå in i Next Project -> Administration -> Användare/Rättigheter - kontrollera att/lägg till din användare är med i gruppen "Next Connect"
Öppna Next Connect – Klicka på Företag – Klicka på Lägg till Företag
Fyll i ert Företagsnamn och vilket Produktpaket/Ekonomisystem ni använder
Fyll i Kundnumret ni har fått i Next, vilket syns i länken när ni är Next på webben
exempel: https://project.next-tech.com/XXXXXX/client/
Klicka på Inställningar
Första gången du gör detta kommer du att behöva logga in med dina Next-uppgifter
För att integrera Next med Fortnox, behöver du klicka på ´Hämta ny nyckel´. Detta steg görs enbart av 1 person på företaget, om du inte är den personen kan du fortsätta till steg 11
Du kommer att omdirigeras till Fortnox där du loggar in, förslagsvis med ditt BankID, och väljer rätt företag om du har fler företag kopplade till ditt personnummer.
Klicka sedan på ”Godkänn behörighet”. Fortnox-fönstret stängs och du är kvar i Next Connect.
Bocka i de moduler i Next Connect som du vill använda, nedan finns beskrivning av vad de betyder. Klicka sedan på ´OK´ när du är klar.
Om ni vill ändra eller lägga till en modul, klicka på Företag – Inställningar – Inställningar
Välj de modulerna / bocka ur de moduler som du inte vill använda.
Klicka på OK – Verkställ – OK
Inställningar i Next Connect
När du sätter inställningar i integrationen görs det i fönstret i bilden nedan. Detta avsnitt beskriver vilka möjligheter som finns och vad som ska skrivas in i fälten. En standardinställning för dig som har en Fortnox-integration ser ut som på bilden:
Knappar/funktioner i Next Connect
Projektexport
Används för att exportera projekten från Next till Fortnox. Viktig att alltid använda den knappen OM ni har skapat ett nytt projekt i Next, ha för vana att alltid börja med att exportera projekten till Fortnox. Genom projektexporten kan man skapa och uppdatera kunder i Fortnox om dessa bockas i. Projekt exporteras till Fortnox när de har minst status Beställt (kod 40).
Verifikatimport (kostnader och intäkter)
Används för att importera bokförda verifikat från Fortnox till Next. Import av bokförda verifikat. Verifikat importeras givet att följande kriterier uppfylls: 1) Verifikatet är bokfört i en serie som importeras. 2) Verifikatet är bokfört på ett projekt som finns i Next.
I fältet Serier skriver ni in de verifikationsserier som ska importeras. Det vanligaste är manuella bokningar (oftast A), kundfakturor (oftast B) och leverantörsfakturor (oftast D). Kontrollera vilka verifikationsserier som används i ert företag och skriv in dessa här. Verifikationsserierna skrivs in med stora bokstäver och separeras med kommatecken (OBS utan mellanslag). Exempel: A,B,D
I fältet Bokslutsår skriver ni in hur många år som ska importeras. Standard är 2 år, detta innebär nuvarande bokslutsår och föregående. Detta är viktigt främst i samband med bokslut eftersom det är vanligt att man arbetar med två år parallellt.
Tips! Gör du din första import av historik på projekt kan du få in fler år om projektet har pågått längre än 2 år. Skriv då in en annan siffra, exempelvis 5 för att hämta 5 år bakåt i tiden.
Fakturaexport
Exportera kundfakturor till Fortnox. Endast låsta fakturor exporteras. Dessa skapas i ekonomisystemet och tilldelas ett externt fakturanummer som återförs till Next. Här kan man även uppdatera befintliga kunder, samt bokföra fakturorna automatiskt. Om du skickar dina kundfakturor från Next är rutinen vid fakturering: Lås kundfakturan i Next – fakturaexport i Next Connect – Skicka fakturan till kund från Next.
Leverantörsfakturaexport (endast om Next e-invoice används)
Används för att exportera färdighanterade leverantörsfakturor från Next e-Invoice till Fortnox. Även här kan man välja om man vill att justeringar på befintliga eller nyskapande leverantörer exporteras till Fortnox och även bokföra leverantörsfakturorna automatiskt.
Leverantörsimport
Importerar befintligt leverantörsregister från ekonomisystemet till Next. Görs vanligtvis endast vid uppstart. Om du använder Next e-invoice blir Next master till ert leverantörsregister i fortsättningen.
Kundimport
Importerar befintligt kundregister från ekonomisystemet till Next. Görs vanligtvis endast vid uppstart. Next blir sedan master för kundregistret.
Kontoimport
Importerar befintlig kontoplan från ekonomisystemet till Next. Ingen ytterligare automatisk uppdatering sker av kontoplan i varken Next eller ekonomisystemet. Om ni lägger till konton i ekonomisystemet i fortsättningen behöver dessa läggas till även i Next. Är det många konton kan en ny kontoimport göras.
Kundfakturaintegration Next - Fortnox
För att möjliggöra integrationen av kundfaktura mellan Next Project och Fortnox behöver nedan inställningar göras.
Inställningar i Fortnox
Kontrollera följande inställningar i Fortnox:
Att det är ex moms priser som visas (Kugghjulet, Fakturering, Registreringsvy)
Husarbete är aktiverat (Kugghjulet, Fakturering, Husarbete)
Projektredovisning är aktivt (Kugghjulet, Bokföring, Projekt)
Skapa artiklar
Skapa en artikel per intäktskonto enligt nedan. Tips att döpa artikeln till samma nummer som intäktskontot, vilket gör det enkelt att förstå kopplingen mellan Next Project och Fortnox. Det är uppgifterna i "Bokföringsuppgifter" som styr hur intäkten ska konteras när du skickar ett kundfakturaunderlag från Next Project till Fortnox.
Inställningar i Next Project
Kontoplan
Säkerställ att kontoplanen är inläst under Administration -> Ekonomi -> Kontoplan. Hur du importerar den finns beskrivet högre upp i denna artikel.
Intäktskontering
Upprätta konteringsdimensioner och regler för intäktskonteringen under Administration -> Ekonomi -> Intäktskontering.
I exemplet nedan har vi valt att kontonummer, projektnummer och arbetsorder kan skickas till ekonomisystemet. Om kontering på AO/ÄTA-nivå är aktuellt, ska dimensionen Arbetsorder även vara obligatorisk. Notera att i det fallet krävs ytterligare en bakomliggande inställning som ändras av en Next-konsult. Hör av dig till oss så kan vi hjälpa dig!
Under Intäktskontering - Konteringsregler kan du bestämma vilket konto som ska vara standardförslaget, vilket konto som gäller om du fakturerar med byggmoms samt om några andra regler ska tillämpas. I exemplet nedan visas upplägget om ni enbart fakturerar med vanlig moms och byggmoms och därmed har två intäktskonton. Används fler intäktskonton för fakturering i projekten rekommenderar vi att du kontaktar oss.
Fortnox-artiklar i kontoplan i Next Project
I Administration - Ekonomi - Kontoplan anges artikelnummer från artiklarna i Fortnox i kolumnen "Artikelnr på faktura", samt momskoden på relevanta intäktskonton. Exempel:
Hur Next föreslår att intäkten ska fördelas vid fakturering kan du se i fakturamodulens nedre del, i fliken "Intäktskontering". Om du vill läsa mer om intäktskontering, klicka här.
💡 Hör av dig till oss om du har frågor om din integration med Fortnox.