​ Den här artikeln beskriver hur du tar ut en lönefil i formatet PAXml 2.0.

​

Det finns två lönefiler tillgängliga i Next Project i filformatet PAXml 2.0, PAXml utan projekt och PAXml 2.0 med projekt. Lönesystemen Fortnox lön, Kontek lön och Crona lön har stöd för att kunna importera PAXml-filer från Next Project. Den här artikeln kommer att guida dig igenom hur du gör uppsättningen i Next Project.

För frågor om exempelvis hur du importerar filen eller uppsättning i ditt lönesystem hänvisar vi er i första hand till er systemleverantör. I artikeln finns det även instruktioner för hur projekt- och resultatkontering fungerar men om ni inte ska använda detta hoppar ni över de bitarna bara.

Gå till användarregistret under Administration -> Användare/Behörigheter -> Användare i Next Project och fyll i anställningsnummer från ert lönesystem. Användare utan anställningsnummer i användarregistret kommer aldrig att inkluderas i en lönefil. På personer som inte ska inkluderas i lönefilen, exempelvis underentreprenörer eller externa konsulter, lämnas därför fältet för anställningsnumret tomt.

För att du ska ha rättighet att ta ut en lönefil i Next Project behöver du tillhöra en grupp som har den administrativa rättigheten Hantera löneintegration. Kontrollera detta genom att gå till Administration -> Användare/Behörigheter -> Grupper/Rättigheter. Du kan komplettera en befintlig grupp med rättigheten eller skapa en ny grupp. Välj eller skapa exempelvis gruppen Löneadministration och addera användare som ska kunna ta ut filen samt kontrollera att gruppen har administrativa rättigheten Hantera löneintegration.

För när- och frånvarotid ska Tidkod eller Lönekoder användas enligt PAXml 2.0 standard med eventuella undantagsregler från lönesystemet. Dessa standardkoder finns här.

I Next Project ska koderna föras in i kolumnen Tidkod i modulen Timpriser samt på frånvaroprojektet i modulen Arbetsorder i kolumn Tidkod.

I modulen Timpriser ska det finnas roller för så väl ordinarie arbetstid som OB-tid, övertid i pengar och i komptid med mera om detta används. Om era anställda har ett schema i ert lönesystem och ni inte ska projektkontera och/eller skicka med kostnadsställe från Next Project ska ingen Tidkod skrivas in i Next Project för yrkesroller som avser normaltid då det styrs av schemat i lönesystemet. Av den anledning är det viktigt att användarna tidrapporterar på rätt roll samt frånvarorapporterar vid frånvaro, om inte detta sker kommer ex. ingen övertidsersättning att betalas ut eller avdrag för frånvaro ske i lönesystemet.

För frånvaron ska kolumnen Tidkod i Next Project kompletteras med Tidkod enligt PAXml 2.0, koderna finns i en separat artikel här. Kolumnen Tidkod är släckt som standard men öppnas enkelt genom att markera en kolumn och trycka på lilla svarta pilen och sedan Kolumner. Där väljer du att bocka i kolumnen Tidkod. Kolumnen kommer att hamna längst bort till höger men kan enkelt flyttas till valfri placering genom att dra och släppa.

Saknas någon frånvarotyp kan det läggas till genom att klicka på det gröna pluset till höger om Arbetsorder. Önskar ni byta namn på någon frånvarotyp så gör ni det i kolumnen benämning. Frånvarotyper som inte ska användas kan med fördel raderas alternativt ha status Avslutad för att minska möjliga alternativ vid tidrapportering i mobilen.

Från Next Project skickar vi inga perioder för frånvaron vid exempelvis sjukdom utan allt skickas över timme för timme. Det är därför viktigt att kontrollera utfallet i lönesystemet så att uträkningen blir korrekt. Vid längre frånvaroperioder, exempelvis sjukskrivning eller föräldraledighet i en månad, rekommenderar vi att ni i stället rapporterar direkt i lönesystemet. Det gör att ni får korrekta uträkningar direkt, medarbetaren behöver inte rapportera tiden själv och ni kan tillfälligt inaktivera användaren i Next Project.

Lönetillägg, som till exempel traktamente och milersättning, lägger ni upp som artiklar i en prislista i Next Project. Artikeln behöver märkas med en Lönekod enligt PAXml 2.0 i kolumnen Tidkod. Next Project har i dagsläget inte stöd för att ange Lönearter utan enbart Lönekoder i filen. Saknas information i kolumnen Tidkod kommer koden i artikelnumret att användas i stället.

Informationen i kolumn Tidkod uppdateras både för gamla och nya registreringar, den kan därmed uppdateras/ändras när som helst. Observera att prislistan inte ska innehålla närvaro- eller frånvarotid. Närvarotid ska in under fliken Timpriser, det gäller såväl ordinarie tid som insättning komptid, OB-tid och övertid.

Artiklarna för lönetillägg som ska inkluderas i lönefilen behöver även märkas med aktuell artikelkategori, vilket anges i kolumnen för Artikelkategori i prislistan. Om du saknar funktionen Artikelkategori kontaktar du oss på Next. Observera att uppdatering av artikelns artikelkategori endast avser framtida registreringar, därmed kommer inte tidigare inrapporteringar uppdateras. (Om du vill skapa en ny artikelkategori går du till Administration -> Typer -> Artikelkategori, för att kunna skapa nya artikelkategorier krävs den administrativa rättigheten Artikelkategori.)

Om ni vill rapportera in lönetillägg där ersättningen är ett rörligt belopp, exempelvis logiutlägg eller parkering, kommer beloppet från kostnaden av artikeln finnas med i PAXml 2.0-filen. Kontakta ert lönesystem om det finns någon Tid-/Lönekod där beloppet kan styras av externa system. Ett annat alternativ är att du rapporterar exempelvis 125 st parkering och kopplar mot en Tid-/Lönekod som har 1 kr i kostnad, detta möjliggör att mobilrapportören kan rapportera in rätt kostnad direkt.

Du har möjlighet att få en projektkonterad lönefil från Next Project, både närvaro-, frånvarotid samt lönetillägg kommer då att skickas med det projektnummer som tid och lönetillägg har rapporterats på. Då vi som standard enbart har ett frånvaroprojekt i Next Project kommer samtliga frånvarorapporteringar få samma projektnummer.

Kontakta er systemleverantör för att säkerställa om lönesystemet har stöd för att läsa in projektkontering från en PAXml 2.0-fil, samt om projekt kan skapas upp i samband med lönefilimport eller om de behöver läsas in i förväg.

Du kan välja att få med kostnadsställe i lönefilen från Next Project. I Next Project sätter vi ett kostnadsställe per projekt på Projektinformationen, du kan därmed enbart ha ett kostnadsställe per projekt.

Om kostnadsstället är statiskt för den anställde, exempelvis om det avser anställningsort, rekommenderar vi att ha den här information i lönesystemet och inte i filen från Next Project med tanke på att vi enbart har ett frånvaroprojekt för samtliga användare.

För att kostnadsställe ska komma med behöver fältet Kostnadsställe vara upptänt på Projektinformationen i Next Project och ha samma kod som i lönesystemet i Next Project under Administration -> Ekonomi -> Kostnadsställe. Du kan välja att ha med kostnadsställe i båda filerna, d.v.s. oavsett om du väljer lönefilen med eller utan projekt.

Kontakta er systemleverantör för att säkerställa att lönesystemet har stöd för att läsa in kostnadsställe från en PAXml 2.0-fil.
​

För att hämta en lönefil från Next går du till modulen Bokf timmar och någon av underflikarna, ex. Attestera timmar och resor. Välj vilken period du vill ta ut filen för och klicka sedan på knappen Hämta lönefil.

En dialog kommer att komma upp där du väljer någon av filerna PAXml 2.0 utan projekt alternativt PAXml 2.0 med projekt beroende på om du vill ha en lönefil med eller utan projekt, se kommande avsnitt för mer beskrivning av inställningarna. Nästa gång du ska hämta en lönefil kommer Next Project att komma ihåg dina inställningar för din inloggning.

En förutsättning för att kunna ta ut en lönefil är att samtliga tidsposter för den angivna perioden och de personer som inkluderas är godkända, det krävs inte att timmarna är attesterade. Uttag av lönefiler i Next Project är obegränsat och kan därmed tas ut en eller flera gånger under samma period.

Används av dig som inte projektkonterar lönen.

Används av dig som vill projektkontera lönen.

Minimumkrav för att Next Project ska ta med en användare i lönefilen är att personer som ska inkluderas har ett anställningsnummer under Administration -> Användare/Behörigheter -> Användare. Utöver detta har vi möjlighet att styra vilka som tas med i filen utifrån ytterligare tre nivåer genom att underfliken Timmar person eller Attestera timmar och resor välja in Grupp och/eller Anställningsform alternativt filtrera bland användarna.

Antalet användare som visas i listan kommer att anpassas efter urvalet och i dialogen Hämta lönefil kan du nu välja Hämta enligt urval för vald period. Urvalet är det som du just filtrerat fram.

Dialogen kommer att föreslå det alternativ för urval som du senast använde vid hämtande av en lönefil från Next Project.

Önskar du en Timrapport i PDF-format som komplement till din lönefil går du till modulen Bokf Timmar och någon av underflikarna, exempelvis Attestera Timmar och resor, och trycker på PDF-knappen och sedan Skriv ut Timrapport. Du kan även ta ut en timrapport som underlag om du manuellt vill lägga in timmarna i ditt lönesysyem.

Ni har möjlighet att anpassa innehållet/sorteringen i rapporten enligt era önskemål genom alternativen på vänster sida i dialogen. Det är viktigt att lägga till artikelkategorin som avser lönetilläggen för att få med dem i rapporten. Lönetilläggen ses som en summering längst ner i rapporten. Överstrykta kolumner i bilden nedan kommer från ett gammalt arbetssätt i Next Project som inte tas med i lönefilen. Det ska alltså inte vara någon information i kolumnerna Resa tj, t/j arb, Ackord och Trakt i Timrapporten.

Efter uttag av en lönefil från Next Project sparas filen i Nedladdat på din dator och heter paxml-20--xx följt av datum och klockslag när filen togs ut. För att få hjälp med att importera lönefilen kontaktar du er systemleverantör för löneprogrammet.

Om du får felmeddelande vid import av en lönefil kan du validera filen på www.paxml.se för att se om något inte är enligt formatet PAXml 2.0. Kontakta oss för att få hjälp om ni vid validering av fil är osäkra på felmeddelanden. Skicka oss då den fil ni har försökt att importera och som ni får fel på vid validering på hemsidan. Om inga felmeddelanden visas vid validering ber vi er kontakta er lönesystemsleverantör för att få hjälp att utreda vad som orsakat problem vid inläsning.